Automatisera dina dokument med hjälp av XML
För en lekman kan det kanske låta som den senaste trenden på dansgolvet, men för IT-folk är termen XML inget nytt. XML har använts som märkspråk i många år i datorernas värld och är en fiffig hjälpreda när man ska skicka olika typer av (och särskilt stora mängder) data. Men låt oss ta det från början! Vad är XML och hur berör det er?
Anonymisera digitalt tillgängliga dokument med SmartDocuments
När du ska lämna ut en allmän handling tar du bort all information i ett dokument som kan spåras till individer. Med vår programvara för Anonymisering har du möjlighet att automatiskt maska bort både specifika fält och alla variabler i ett dokument. Vad menar vi med “alla variabler”? Och hur säkerställer vi att slutresultatet förblir ett digitalt tillgängligt dokument? Det kan du läsa om i den här bloggen.
Hur man förbereder ett SmartDocuments dokument för utlämning av allmän handling
När ni som statlig myndighet ska lämna ut en handling, måste ni oftast skydda den känsliga informationen i dokumentet. Hur maskar man data i dessa dokument utan att behöva läsa igenom dem och maska manuellt? Vi har tagit fram en programvara som löser detta automatiskt åt er!
Generera ett stort antal dokument snabbt och exakt med vår High Volume-modul
SmartDocuments programvara för dokumentgenerering gör det enkelt att skapa vackra, skräddarsydda dokument – helt automatiserat och allt. Men, hur är det när det inte handlar om tio eller hundra dokument, utan fler än tio tusen?
Hur en smart mall säkerställer att ni automatiskt skapar digitalt tillgänglighetsanpassade dokument
Om du arbetar i offentlig sektor och sysslar med att skicka ut digitala dokument kanske du är bekant med digital tillgänglighet? Hur säkerställer ni att informationen som ni skickar till målgruppen är tillgänglig för alla? Hur skapar man digitalt tillgänglighetsanpassade dokument på ett effektivt sätt? Vi på SmartDocuments har lösningen.
Automatiserat dokumentskapande är nyckeln till perfekta offerter
Att offerter är grunden för ett avtal vet du säkert redan. Och du vet säkert också att en bra offert handlar om mer än bara konkurrenskraftiga priser. Är du nyfiken på hur du kan använda dokumentautomatisering utan att kompromissa med kvaliteten på era offerter? Då har vi tänkt ut något!
Så skapar du ett anställningsavtal med hjälp av en smart mall
Jobbar du med personalfrågor och arbetar du för en medelstor till stor organisation? Då ägnar du säkert en hel del tid åt att skapa anställningskontrakt och andra personalrelaterade dokument. Hur tar du dig igenom högarna av papper så snabbt som möjligt så att du kan fokusera på den mänskliga aspekten av ditt fantastiska yrke? Låt oss berätta om vår smarta lösning.
Så får ni alla dokument som skapas i er organisation att genomsyras av er grafiska profil
Föreställ dig att alla utgående dokument från er organisation skickas med rätt layout enligt er grafiska profil. Låter detta för bra för att vara sant? Läs då vidare, för den här framtiden ligger faktiskt inom räckhåll.
Dokumentgenerering med massutskick
Tack vare massutskick – en teknik som många företag använder sig av – är det möjligt att skapa massvis med likadana dokument, samtidigt som varje brev är anpassat för mottagaren. Varför är den tekniken så uppskattad och vilka alternativ finns det i SmartDocuments programvara för dokumentgenerering?
Skapa smarta dokumentmallar med de Word-funktioner som du är van vid
Gå över till SmartDocuments när du är så van vid gamla välbekanta Microsoft Word? Om man alltid har gillat Word kan det vara svårt att föreställa sig att det finns en programvara som är ännu bättre. Men hör och häpna! Ingenting förändras när du går över till SmartDocuments. Eller ja, inget och inget, du får tillgång till en hel del automatisering! Men du kan fortfarande använda alla välbekanta Word-funktioner när du skapar SmartDocumentsmallar.
Hantera behörigheter i mallsystemet
Tack vare interaktiva mallar kan alla anställda snabbt och enkelt skapa färdiga och korrekta dokument. Det blir inte bättre! Men organisationen vill fortfarande ha kontroll över mallarna för att säkerställa kvalitet och effektivitet. Det får ni bl a genom användarbehörigheterna.
Med SmartDocuments versionshantering sparas alla versioner av alla dokumentmallar
Skapa dokumentmallar: ett jobb för den som gillar utmaningar. Att skapa, uppdatera och ändra mallar är inget man gör bara så där, det vet du som mallkonstruktör bättre än någon annan. Ibland slinker det in stavfel eller du kanske har gjort en ”fiffig” ändring som visar sig inte vara så fiffig när mallen väl är driftsatt. Då vill du så snabbt som möjligt ha tillbaka den förra versionen. Med SmartDocuments versionshantering är det inga problem.
Duplo för vuxna: SmartDocuments byggstenar
Nytt år, ny fräsch grafisk profil! Företagets färger har fått nya toner och ni har fått ett modernt typsnitt och en logotyp som ligger mer i tiden. Jättebra, men vem ska föra in allt det här i företagets hundratals dokumentmallar? Jo, mallskaparen, som redan långsamt börjar att tappa modet. (Jaså, är det du som är mallskaparen? Lycka till, du kommer att behöva det.)
En egen inloggning för varje IT system: en onödigt komplex och gammalmodig lösning
Många organisationer arbetar med olika IT system samtidigt. Du loggar in i system A, medan uppgifterna du behöver ligger i system B. Att sedan skicka allt till rätt person görs helst i system C. Inte så effektivt … Och det jobbigaste av allt? Man måste logga in på nytt i varje system. Men du har väl inget annat för dig, eller?
Även signering går snabbt och smidigt med rätt programvara för dokumentgenerering
Det finns programvaror för dokumentgenerering som låter dig skapa brev, kontrakt och mejlutskick på nolltid, anpassat för mottagaren och med rätt grafiska design. Det enda som saknas är en digital signatur på ditt dokument, men hur gör du det?
Full koll tack vare en bra sökfunktion för dina mallar – mycket smart!
Går det inte en morgon utan att du har tappat bort en strumpa eller behöver leta efter bilnycklarna? Då har du nog inte lust att lägga mer tid på onödigt letande när du väl kommit fram till kontoret. Vi har hittat lösningen. Känner du till vår sökmodul?
Alla dina användare är alltid uppdaterade tack vare en koppling till er Active Directory
Ny personal ska in och annan personal ska sluta: Stora organisationer lägger ansenliga mängder tid på sådan administration. Utöver att ta fram avtal och hantera olika administrativa processer måste alla dessa medarbetare också registreras och avregistreras i de system som en organisation arbetar med.
Från SmartDocuments till en annan webbapplikation för vidare bearbetning av dokumentet. Busenkelt!
Du har upprättat ditt dokument via SmartDocuments. När dokumentet är färdigt sparas och arkiveras det i många fall i organisationens eget system. Såvida inte… detta bara är ett steg i dokumentskapandeprocessen och dokumentet fortfarande har en resa att göra. En resa som kommer att ske via en annan applikation än SmartDocuments. Kan detta göras på ett enkelt sätt? Och om så är fallet: är det lätt att åstadkomma?
Skicka e-post direkt från ditt dokumentgenereringsverktyg
Dokumentmallar gör din externa kommunikation snygg och enhetlig. Du kan skapa snygga dokument på nolltid, steg för steg, med rätt grafisk profil. Tänk om du kunde göra samma sak med dina utgående mejl?
Spara utkast: Spara ditt arbete mellan varven – mycket praktiskt.
Arbeta med smarta Wordmallar; det sparar tid, pengar och frustration. Det ger den externa kommunikationen ett enhetligt uttryck och du gör mycket färre fel. En ändring i en dokumentmall görs på nolltid och den nya versionen är omedelbart tillgänglig. Slutanvändaren behöver bara välja rätt mall till sitt nya dokument och svara på frågorna, sedan är det klart! Ett perfekt dokument på nolltid – vad mer kan man önska?
Ha alltid tillgång till dina dokument – var du än är
Härligt! Det är fredag eftermiddag, klockan är 16.36 och du lägger just sista handen på veckans sista dokument. Du stänger av datorn, efter helgen väntar en ny arbetsvecka. Det har varit en produktiv vecka och det har gått iväg en hel del dokument. Alltid en skön känsla!
Vad innebär dokumentautomation?
De flesta organisationer skapar redan digitala dokument. Men här finns det möjligheter till effektivisering. Hur går man då till väga? Jo, genom att automatisera skapandet av dina dokument. Men vad innebär det egentligen?
Vad är dokumentgenerering
Att skapa dokument sker nästan på löpande band i stora organisationer. Då skulle man kunna tro att man använder en proffsig programvara för just det ändamålet. Så är det ytterst sällan. Många organisationer skapar fortfarande sina dokument manuellt eller utgår från ett gammalt dokument. Finns det risk för fel? Ja, absolut. Finns det en bättre lösning? Självklart!
Skapande av dokument för Facility Management
Inom ramen för EU har det slagits fast direktiv med krav på tillgänglighet. Offentlig sektor måste säkerställa att personer med funktionsnedsättning, på lika villkor som andra, får tillgång till bl a information och kommunikation.