> Kennishub > Blog > Blogs > Co-Authoring in documentcreatie
Co-Authoring in documentcreatie
Co-chaos
Co-authoring is een prachtig idee. Verschillende partijen werken samen aan een document, elk met hun eigen bijdrage, en creëren in een mum van tijd een perfect afgewerkt document. Tenminste, dat is de theorie.
Samenwerken aan één document lijkt zo eenvoudig, maar in sommige gevallen kost het meer tijd dan anders het geval zou zijn. Voor je het weet, ontstaat er chaos. Dit wordt geïllustreerd in het voorbeeld van Jack en Jenny hierboven. Omdat Jack wat voorbarig was met het beginnen aan zijn deel, moet hij het later opnieuw doen. Hij baseerde zijn conclusie immers op een verhaal dat nog niet up-to-date was.
Zwerfdocumenten
Co-authoring is fantastisch, zolang je het maar op een gestructureerde manier doet. Hoe bereik je dat precies? Ook wij stelden ons deze vraag tijdens de ontwikkeling van onze software. Voorheen werd er een overzichtsdocument gemaakt in Word, waarna de verschillende auteurs hun bewerkte versies handmatig toevoegden. Dat was omslachtig en foutgevoelig. Tijd voor een meer gestructureerde aanpak!
SmartDocuments lost het probleem op. Wanneer de auteur van de sjabloon klaar is met het maken ervan, kan hij taken aan het document toevoegen en deze aan specifieke collega’s toewijzen. De betreffende collega’s ontvangen een e-mailbericht met een link, die hen naar het document brengt, waaraan ze direct kunnen toevoegen. Iedereen werkt te allen tijde aan hetzelfde document. Dit voorkomt dat er meerdere verschillende versies van documenten ontstaan.
Blijf van mijn creatie af
Samenwerken aan een document is handig, maar kan ook tot onenigheid leiden. Soms wordt bijvoorbeeld een stuk tekst in een document als ‘heilig’ beschouwd – een gedeelte dat niet of absoluut niet mag worden gewijzigd. Denk bijvoorbeeld aan algemene voorwaarden, offertes of standaard bedrijfsinformatie. Als een collega hiervan niet op de hoogte is, kan hij of zij de tekst ‘per ongeluk’ wijzigen. Dat moet u kunnen voorkomen. Daarom heeft SmartDocuments de juiste functionaliteit ingebouwd in SmartEditor. Documenten kunnen worden onderverdeeld in verschillende bouwstenen: bijvoorbeeld een bouwsteen voor de hoofdtekst, een voor de algemene voorwaarden en een voor de slotparagraaf. Voor elke bouwsteen kunt u bepalen wie er wijzigingen in mag aanbrengen, wat betekent dat u met andere mensen aan het document kunt werken en tegelijkertijd bepaalde inhoud kunt ‘beveiligen’. Niemand anders kan uw zorgvuldig opgestelde tekst wijzigen.
Slimmere co-authoring
Co-authoring is natuurlijk een essentieel onderdeel van veel werkprocessen, maar het moet op een slimme manier worden aangepakt. Eindeloos heen en weer mailen van Word-documenten is uit den boze. Co-authoring door meerdere mensen in één omgeving is wat het maken van gezamenlijke documenten echt vereenvoudigt.