Berechtigungsverwaltung in der Software zur Dokumentenerstellung

Dank interaktiver Vorlagen kann das gesamte Unternehmen selbstständig Dokumente erstellen. Besser geht‘s nicht! Doch über diese Vorlagen möchten Sie als Unternehmen gerne die Kontrolle behalten. Wie Sie das tun? Indem Sie die Benutzerrechte richtig verwalten.

Nach Ende eines Konzerts laufen Sie nicht einfach so mal kurz hinter die Bühne. Dazu sind Sie nämlich nicht befugt. Und selbst fanatische Groupies kommen nicht auf diese Idee. (Von einigen Ausnahmen mal abgesehen natürlich.) Es ist klar, warum der Zutritt zum Backstagebereich abgesperrt ist und man dort nicht hindarf.

In einer Online-Umgebung zur Dokumentenerstellung leider nicht. Denn hier ist nicht immer allen ganz klar, wohin Sie dürfen und wohin nicht. Die Türen des Online-Backstagebereichs mögen zwar geschlossen sein, aber nicht immer verriegelt. So kann es sein, dass Unbefugte sich plötzlich im Backstagebereich befinden und dort (absichtlich oder aus Versehen) eine digitale Verwüstung anrichten. Das ist doch sicher das Letzte, was Sie als digitaler Backstagemanager brauchen, oder?

Alles unter Kontrolle dank SmartControl

Sie kennen das: Anja vom Kundenservice schnüffelt in den Vorlagen für Lizenzen herum und Tobias vom Rechnungswesen verschickt fröhlich drei Mal pro Woche ein Schreiben im falschen Corporate Design. Wenn jeder im Unternehmen Zugriff auf jede Vorlage hat, dann herrscht in kürzester Zeit absolutes Chaos. Wir wissen nicht, wie das bei Ihnen ist, aber könnten es ändern. In SmartControl können Sie die Berechtigungen für die Dokumentvorlagen auf verschiedenen Ebenen verwalten. So haben Sie die Kontrolle darüber, wer mit welcher Vorlage arbeiten darf.

Berechtigungen zuweisen und verwalten

Es gibt unzählige Möglichkeiten bei der Berechtigungsverwaltung für die Dokumentenerstellung. Berechtigungen können Sie nicht nur für verschiedene Komponenten einer Vorlage zuweisen, sondern auch auf verschiedenen Ebenen. So entscheiden Sie als Vorlagenchef (auch „Administrator“ genannt), was der Benutzer darf und was nicht und legen Sie dies auch für die Vorlagenersteller des Unternehmens fest.

Berechtigungen verwalten: die Optionen

Unter „Rechte Verwalten“ in SmartControl werden die Benutzerrechte des Benutzers zugewiesen. Hier können Sie sich als Chef also so richtig austoben! Die Benutzerrechte erteilen Sie auf Gruppenebene. Sie bestimmen, welche Benutzergruppe (zum Beispiel die Abteilung Beschwerdemanagement) Zugriff auf welche Vorlagengruppen hat.

In der Rechteverwaltung finden Sie folgenden Optionen: Benutzer, Vorlage, Kopf-/Fußtext, Baustein und Admin tools. Sehen wir uns alles kurz im Detail an.

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Benutzer

Wer mit SmartDocuments arbeiten möchte, muss als Benutzer in SmartControl erfasst sein. Außerdem muss der Benutzer Mitglied einer (oder mehrerer) Benutzergruppe(n) sein. Dies stellen Sie unter „Benutzer“ ein. Eine Benutzergruppe kann zum Beispiel die Vertriebsabteilung oder die Abteilung Beschwerdemanagement sein.

Vorlage

Unter „Vorlage“ weisen Sie Benutzergruppen Berechtigungen für eine oder mehrere Vorlagengruppen zu. Oder anders gesagt: Hier legen Sie fest, wer welche Vorlage verwenden darf. Äußerst praktisch, denn warum sollte Julia vom Empfang Zugriff auf die Vorlagen für Arbeitsverträge haben? Natürlich können Sie eine bestimmte Vorlagengruppe auch mit mehreren Benutzergruppen verknüpfen.

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Beispiel: In der obigen Abbildung ist die Benutzergruppe „1.1 Ortsverwaltungen“ zur Nutzung aller Vorlagen in der Vorlagengruppe „Allgemeine Schreiben“ und der Vorlagen in der Vorlagengruppe „Verträge“ berechtigt.

Kopf- und Fußtext

Hier wird festgelegt, wer Änderungen an Kopf- und Fußtexten vornehmen darf. Das ist äußerst praktisch, wenn Ihr Unternehmen mehrere Marken oder Logos führt oder wenn für mehrere Unternehmen Dokumente erstellt werden. Der Benutzer legt dann fest, welchen Kopf-/Fußtext er mit der Vorlage verknüpft.

Baustein

Das Erteilen von Berechtigungen für Bausteine ist optional. Für Vorlagenersteller kann es praktisch sein, dass nicht jeder Vorlagenersteller einfach seine Bausteine verwenden kann. Denn warum sollte Vorlagenersteller Tom aus der Personalabteilung den Vorlagen der Rechtsabteilung Bausteine hinzufügen können? Unter „Bausteine“ sorgen Sie dafür, dass Tom nur aus seinen eigenen Bausteinen wählen kann.

Administrator

Der Chef, der alles darf! Hier werden den Vorlagenerstellern Berechtigungen erteilt. Im Gegensatz zu den Benutzern werden diese Berechtigungen einer Person zugewiesen (und nicht einer Gruppe).

Berechtigungsstruktur importieren

Ihr Unternehmen arbeitet mit mehreren SmartDocuments-Umgebungen, aber es gilt überall dieselbe Berechtigungsstruktur? Dann haben Sie Glück, denn Sie können die Berechtigungsstruktur eins zu eins von der einen auf die andere Umgebung übertragen. Das ist auch praktisch, wenn Sie eine bestehende Struktur in eine Testumgebung kopieren möchten, denn es spart eine Menge Klicks.

Warum soll ich Berechtigungen verwalten?

Es ist ja schön zu wissen, was mit der Berechtigungsverwaltung alles so möglich ist, aber was bringt sie genau? Wir nennen Ihnen gleich 3 gute Gründe!

Sie beugt Betrug vor

Da nicht jeder Zugriff auf alle Dokumentvorlagen hat, vermeiden Sie, dass Mitarbeiter Vorlagen missbrauchen. Dies können zum Beispiel Genehmigungen sein, die von Unbefugten erstellt und ausgestellt werden.

Die Verantwortung liegt dort, wo sie hingehört

Indem Sie eine Benutzergruppe mit einer bestimmten Vorlagengruppe verknüpfen (zum Beispiel die HR-Abteilung mit der Vorlagengruppe „Arbeitsverträge“), übertragen Sie dieser Abteilung die Verantwortung für diese Vorlagen.

Sie verschafft Überblick

Da die Benutzergruppen nur mit (für sie) relevanten Vorlagengruppen verknüpft sind, sieht der Benutzer nur die Dokumente, die er benötigt. Das reduziert ewiges Suchen und verhindert die Verwendung falscher Vorlagen.

Die Zuweisung von Berechtigungen kann Ihrem Unternehmen also eine Menge Zeit und unnötige Fehler ersparen. Wir zeigen Ihnen gerne in einer Demo, wie die Berechtigungsverwaltung in SmartControl funktioniert.