Co-Authoring oder Co-Chaos?

Mit mehreren Menschen gemeinsam an einem Dokument arbeiten: Das klingt effizient, führt aber in der Praxis regelmäßig zu Frustration. Denn wer kennt das nicht? Herr Müller vom Marketing setzt schon das Schlusswort unter das Dokument, während Frau Meier vom Vertrieb noch gar nicht alles gelesen hat. Schön und gut, dass Herr Müller vorausarbeitet … aber hoffentlich hat er für doppelte Arbeit hinterher auch noch Zeit!

Co-chaos

Co-Authoring ist ein attraktives Prinzip: Mehrere Beteiligte arbeiten gemeinsam an einem Dokument, indem jeder seinen eigenen Beitrag leistet. So entsteht in kürzester Zeit ein einwandfreies Dokument. Könnte man zumindest denken.

Denn gemeinsam an einem Dokument zu arbeiten, klingt erstmal leicht, kostet aber in der Praxis häufig mehr Zeit als gedacht. Und eh man sichs versieht, herrscht Chaos. Beispiel: Herr Müller und Frau Meier aus dem obigen Beispiel. Da Herr Müller mit seinem Teil zu voreilig war, kann er alles noch einmal überarbeiten, denn er hat seine Schlussfolgerungen aufgrund von Angaben gezogen, die nicht aktuell waren.

Hin- und Herschicken von Dokumenten

Die Moral von der Geschicht’: Co-Authoring ist fantastisch, solange es strukturiert geschieht. Aber wie sorgt man dafür? Diese Frage hat auch uns bei der Entwicklung unserer Software sehr beschäftigt. Früher wurde ein Basisdokument in Word erstellt und von Hand ergänzt – ein umständlicher und fehleranfälliger Prozess. Zeit für Struktur also!

SmartDocuments löst dieses Problem. Sobald der Verfasser des Basisdokuments fertig ist, kann er Aufgaben hinzufügen und einzelnen Kollegen zuweisen. Diese erhalten dann eine Benachrichtigungs-E-Mail mit einem Link, unter dem sie das Dokument aufrufen und direkt ergänzen können. So arbeiten alle Beteiligten durchgängig an ein und demselben Dokument, und es wird verhindert, dass verschiedene Versionen gleichzeitig existieren.

Hände weg von meinem Text!

Gemeinsam an einem Dokument zu arbeiten ist eine praktische Sache, kann aber auch für Unstimmigkeiten sorgen. Manchmal sind bestimmte Abschnitte eines Texts „heilig“ und dürfen nicht verändert werden, zum Beispiel allgemeine Geschäftsbedingungen, Zitate oder standardmäßige Unternehmensinformationen. Wenn ein Mitarbeiter dies nicht weiß, kann es schnell passieren, dass ein solcher Text aus Versehen geändert wird. Als Unternehmen möchten Sie davor gefeit sein. Darum hat SmartDocuments eine entsprechende Funktion in den SmartEditor eingebaut. Teile eines Dokuments können aus Bausteinen bestehen. Solche Bausteine können zum Beispiel ein allgemeiner Text, die allgemeinen Geschäftsbedingungen oder eine Schlussformel sein. Für jeden einzelnen Baustein kann festgelegt werden, wer ihn verändern darf. So ist das gemeinsame Arbeiten an einem Dokument möglich, während bestimmte, von Ihnen mit Sorgfalt formulierte Inhalte, vor Veränderungen durch Andere geschützt sind.

Intelligentes Co-Authoring

Für uns steht fest: Wir glauben an Co-Authoring als nützliche Ergänzung für verschiedene Arbeitsprozesse, solange es intelligent eingesetzt wird. Woran wir allerdings nicht glauben: an endloses Hin- und Herschicken von Word-Dokumenten. Co-Authoring in einer gemeinsamen Softwareumgebung vereinfacht hingegen die Erstellung von Dokumenten mit mehreren Personen ganz erheblich.