Dank Dokumenteigenschaften sind Ihre Dokumente immer und überall auffindbar

So sind Ihre Dokumente immer und überall auffindbar 

(Wie die richtigen Dokumenteigenschaften Sie glücklich machen)

Herrlich! Es ist Freitagnachmittag 17.36 Uhr und Sie schließen gerade das letzte Dokument der Woche ab. Noch schnell den Laptop sperren und nach dem Wochenende startet wieder eine neue Arbeitswoche. Es war eine produktive Woche und es sind wieder etliche Dokumente rausgegangen. Wie immer ein gutes Gefühl!

Zwei Wochen später steht Julia vom Kundendienst in Ihrem Büro. Frau Sommer hat den von Ihnen aufgesetzten Mietvertrag erhalten und ist der Meinung, einige Punkte würden so nicht stimmen. Julia hat versucht, den betreffenden Vertrag herauszusuchen, jedoch ohne Erfolg. Und nun fragt Sie, ob Sie ihr dieses Dokument nicht mal eben aus dem System fischen können. Das würde die Kommunikation mit der inzwischen leicht gereizten Frau Sommer um einiges erleichtern.

Ihr Dokument ist unauffindbar  

Also gut... dann wollen wir dieses Schreiben mal eben herausfischen. Es stellt sich heraus, dass die Suche wesentlich länger dauert, als sowohl Julia als auch Sie gedacht hatten. Das Dokument scheint zunächst unauffindbar zu sein, doch dann, nachdem Sie schon Blut und Wasser geschwitzt haben, haben Sie das Schreiben endlich vor der Nase. Sie sind erleichtert, Julia und Frau Sommer... tja, hoffentlich auch bald zufrieden. Die Suche nach dem Dokument hat den halben Vormittag gedauert. Und diesen Vormittag hätten Sie gut für andere Dinge gebrauchen können. Wie hätte das verhindert werden können?

Ein Dokument ohne Dokumenteigenschaften  

Wir wissen genau, wie es hätte verhindert werden können. Das haben Sie wahrscheinlich schon kommen sehen. Denn hätten wir es nicht gewusst, wäre dieser Blogartikel schlicht sinnlos gewesen. Aber wir schweifen ab… Ihrem Dokument wurden wahrscheinlich keine oder nur wenige Dokumenteigenschaften zugewiesen. Denn genau diese Dokumenteigenschaften, auch Metadaten genannt, stellen sicher, dass Ihr Dokument leicht auffindbar ist. Sie enthalten die Basisinformationen Ihres Dokuments. Weisen Sie Ihrem Dokument die passenden Eigenschaften zu, können Sie es später anhand genau dieser Eigenschaften leicht wiederfinden. Hierbei kann es sich um projektspezifische Dokumente, aber auch Eigenschaften wie „Dokumentart“ handeln. In diesem Fall hätten Sie dem Dokument die Eigenschaft „Mietvertrag“ zuweisen können.

Ohne Metadaten keine Dokumentenverwaltung  

Ein Dokument ohne Metadaten (Eigenschaften) ist in einigen Bereichen ziemlich nutzlos. Sie beschreiben das Dokument und seinen Inhalt. Eine Dokumentensammlung lässt sich ohne diese Daten einfach schlecht (oder gar nicht) verwalten. Denn, wenn man etwas nicht findet, kann man es schließlich auch nicht verwalten. Metadaten sind im Grunde kurze Informationen (Tags), die dafür sorgen, dass das Dokument korrekt und am richtigen Ort gespeichert wird. Auch wenn es Ihnen vermutlich bereits klar ist: Je spezifischer die Dokumenteigenschaften sind, desto schneller finden Sie Ihr Dokument wieder. Hätten Sie zum Beispiel nach „Sommer“, „Mietvertrag“ und dem Vertragsdatum suchen können, hätten Sie Julia (und sich selbst) eine Menge Zeit erspart. Doch die Verwendung der richtigen Metadaten erleichtert Ihnen nicht nur das Auffinden eines Dokumentes. Durch sie lassen sich Dokumente (dank Metadaten wie Titel, Thema und Zusammenfassung) auch leichter interpretieren. Metadaten wie Speicherdauer, Autorisierung und Dateiformat sorgen außerdem dafür, dass die Dokumentenverwaltung zum Kinderspiel wird.

Die Bedeutung von Metadaten: ein Beispiel  

Microsoft Sharepoint ist eines der weltweit meistgenutzten Programme und zugleich ein Programm, bei dem Metadaten eine sehr wichtige Rolle spielen. Sharepoint funktioniert nämlich am besten, wenn alle Dokumente in einer einzigen großen Umgebung abgelegt werden, und nicht in einer endlos verschachtelten Ordnerstruktur, die viele Klicks erfordert und dadurch die Suche erschwert. Hierbei müssen Sie also mit Metadaten arbeiten, wenn Sie Ihre Dokumente jemals wiederfinden möchten. Dies gelingt, indem Sie Ihren Dokumenten die passenden, sorgfältig ausgewählten Metadaten (Dokumenteigenschaften) zuweisen. Dank der leistungsstarken Suchfunktion von Sharepoint finden Sie Ihre Dokumente ganz schnell wieder.

Mit SmartDocuments ist Ihr Dokument immer auffindbar 

Wir wissen nicht, wie das bei Ihnen ist. Aber wir finden es hilfreich, wenn wir unsere Dokumente schnell wiederfinden können. (Julia bestimmt auch.) Daher haben wir unsere SmartDocuments-Umgebung mit einer Metadaten-Funktion versehen. So können Sie einem Dokument während der Dokumentenerstellung (automatisch!) Zusatzinformationen zuweisen, wodurch Sie es später über die Suchfunktion im Explorer leichter wiederfinden können. Praktisch, wenn Sie mit externen Anwendungen (wie zum Beispiel einem DMS, elektronischen Aktensystem oder ECM) arbeiten, die die Option bieten, nach Dokumenteigenschaften zu suchen. Die Dokumenteigenschaften von Dokumenten, die mit SmartDocuments generiert wurden, werden von diesen Systemen automatisch ausgelesen.
Und zwingend erforderlich ist dies eventuell auch, denn wenn Sie für eine Behörde arbeiten, sind Sie nach dem Niederländischen Archivgesetz dazu verpflichtet, Ihre Dokumente so zu speichern, dass Sie immer zu finden sind. Mit SmartDocuments können Sie sicher sein, dass Ihre Dokumente immer optimal verwaltet werden. Das hört sich gut an, oder?