Digitalisierung der Verwaltung – Deutschland und Niederlanden

Das die deutschen Behörden im Bereich E-Government – also der digitalen Transformation der öffentlichen Verwaltung – im internationalen Vergleich bislang hinterher hinken, ist kein Geheimnis. Um den Anschluss an die heutige Zeit und die Wünsche der Bürger nicht aus den Augen zu verlieren wurden vom Gesetzgeber Fristen gesetzt: Das Onlinezugangsgesetz (OZG) fordert, dass bis 2022 alle Verwaltungsleistungen in Deutschland über Verwaltungsportale auch digital angeboten werden müssen. Ab dem 01.01.2020, also schon in einem halben Jahr, verpflichtet das E-Government-Gesetz (EGovG) die Behörden zum Umstieg von papierbasierter auf elektronische Aktenführung. Die Umsetzung dieser Mammutaufgabe lässt in vielen Bund, Ländern und Kommunen die Alarmglocken läuten. Wie lassen sich die neuen Auflagen möglichst schnell, effizient und kostensparend durchführen? Welche technischen Systeme und Software werden für einen reibungslosen Ablauf der Verwaltung 4.0 benötigt? Und wie garantiert man Datenschutz und Compliance der neuen digitalen Verwaltung?

Spicken bei den Nachbarn

Viele Länder sind Deutschland im Bereich Digitalisierung weit voraus. Das klingt erstmal negativ, hat aber auch eine großen Vorteil: Das Rad muss nicht neu erfunden werden! Deutschland kann sich das Wissen und die Erfahrung seiner fortschrittlichen Nachbarländer zunutze machen und bereits etablierte, funktionierende Systeme zur Inspiration verwenden. Das spart viel Zeit und Geld, da kein völlig neues Programm entwickelt werden muss. Ein Land, das seit vielen Jahren als Vorreiter in Sachen Digitalisierung der Verwaltung gilt, ist die Niederlande. Paul Lindert, Sales Direktor bei SmartDocuments, erinnert sich: “In 2004 trat das “Archiefwet” in Kraft, das alle niederländischen Behörden dazu verpflichtete, auf eine elektronische Aktenführung umzusteigen. Das gesamte “Archief‘’ musste digitalisiert werden. Alle Gemeinden mussten zur Verwaltung der Dokumente eine Software anschaffen, ein sogenanntes “Document Management System” (DMS).” Das niederländische Äquivalent zum deutschen EGovG trat also bereits vor 15 Jahren in Kraft. Seitdem wurde das System kontinuierlich angepasst und verbessert. Im nächsten Abschnitt gibt es ein paar Tipps, die Deutschland in Sachen Digitalisierung von den Niederlanden lernen kann.

Makros gehören der Vergangenheit an

Bisher werden bei der Erstellung neuer Dokumente oft Makros verwendet, mit denen eine Befehlsfolge, die häufig gebraucht wird, programmiert werden kann. Dieses System hat jedoch viele Schwachstellen, die im Laufe der Digitalisierung mehr und mehr zum Vorschein kommen. “Jedes Makro führt einen Befehl aus. Innerhalb einer Gemeinde gibt es hunderte verschiedene Dokumente und somit in kurzer Zeit auch hunderte einzelne Makros. Da das Programmieren und Anpassen von Makros eine komplexe Angelegenheit ist, muss hierfür jedes Mal ein IT Spezialist gefragt werden. Dazu kommt noch ein weiteres Problem: Wenn eine Behörde auf eine MS Office Version umsteigt, funktionieren meistens die in vielen Fällen die Hälfte der Makro’s nicht mehr Einwandfrei. nicht mehr. Die Lösung für diese Probleme kam mit dem von Marco Drost entwickelten Programm SmartDocuments: Hiermit konnten zum ersten Mal alle Dokumente ohne IT Kenntnisse verwaltet werden und die Vorlagen können unabhängig der MS Word Version erstellt und verwaltet werden.‘‘

Ein DMS allein ist nicht genug

Bis 2020 müssen alle Behörden zur Verwaltung ihrer Dokumente über ein Dokument Management System (DMS) verfügen. Viele Bund, Ländern und Kommunen daher auf der Suche nach einem passenden DMS oder haben dieses sogar schon in ihre Abläufe integriert. Die große Hoffnung ist, dass das DMS Zeit spart und alle Unterlagen einfach zu finden sind. Oft sorgt das neue System bei den Mitarbeitern aber zunächst sorgt zunächst für eine neue, unbekannte Arbeitsweise. Paul te Lindert beobachtet, wie viele niederländische Behörden vor das gleiche Problem gestellt wurden: “Ein DMS wird angeschafft und die Mitarbeiter sollen zum ersten Mal ein Dokument im neuen System speichern. Vor dem Speichern müssen alle Metadaten für das Dokument einzeln erfasst werden, sodass es später wieder gefunden werden kann. Dieses System kostet nicht nur Zeit, sondern ist auch noch anfällig für Fehler. Die Abrufbarkeit der Dokumente ist wichtig bei der Einführung eines DMS. Die Metadaten müssen richtig und uniform eingetragen werden um dieses zu gewährleisten.” Um das DMS effektiv und benutzerfreundlich für die Mitarbeiter zu machen, kommt die Software von SmartDocuments ins Spiel. Christian Mettner, der für das Sales Team Deutschland arbeitet, muss oft erst über die Rolle von SmartDocuments aufklären: ”Viele Kunden denken, dass SmartDocuments ein DMS ist, aber das ist nicht der Fall. Wir sind viel mehr die Verbindungsstelle zwischen dem DMS und den Mitarbeitern und sorgen für eine benutzerfreundliche, einheitliche und automatische Verwaltung der Dokumente im DMS gespeicherten.” Idealerweise wird also das DMS an die SmartDocuments Software gekoppelt und erleichtert so den Übergang zur elektronischen Aktenverwaltung.

Profitieren von der Erfahrung anderer

SmartDocuments hat viele niederländische Gemeinden beim Digitalisierungsprozess begleitet. Aus diesem Grund sind zahlreiche Deutsche Kommunen interessiert an einer Zusammenarbeit. “Unsere potenziellen Kunden wollen wissen, wie die Digitalisierung in den Niederlanden abgelaufen ist und welche Tipps wir Ihnen geben können. Wir arbeiten natürlich schon seit Jahren mit DMS - für viele Kommunen , die noch papierbasiert arbeiten, öffnet sich da eine ganz neue Welt.” Natürlich ist der strukturelle Aufbau der öffentlichen Verwaltung in Deutschland nicht in jedem Bereich direkt mit der dem niederländischen Behörden vergleichbar. Es gilt daher, sich durch die Erfahrungen des Nachbarlandes inspirieren zu lassen um für die eigene Gemeinde den individuell richtigen Weg ins digitale Zeitalter zu finden.