Digitalisierung der Verwaltung – Die Gesetzeslage in Deutschland

Die Digitalisierung der Verwaltung ist seit Jahren ein erklärtes Ziel der Bundesregierung. Dennoch liegt Deutschland laut einer aktuellen Erhebung der EU-Kommission im Bereich Digitalisierung der Verwaltung im europäischen Vergleich weit unter dem Durchschnitt. Um dieser digitalen Kluft entgegenzuwirken, wurden in Deutschland in den letzten Jahren eine Anzahl Gesetzentwürfe verabschiedet. So soll zum Beispiel das Onlinezugangsgesetz(OZG) dafür sorgen, dass Bürger und Unternehmen ihre Anliegen bei der Verwaltung bis spätestens 2022 online erledigen können. Das E-Government-Gesetz (EGovG) verpflichtet die Behörden zum Umstieg von papierbasierter auf elektronische Aktenführung. In diesem Artikel haben wir die aktuelle Gesetzeslage zum Thema zusammengefasst und erklären, wie SmartDocuments Kommunen bei der Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen unterstützen kann.

Von Papier nach digital - und das schon 2020?

Das im Jahre 2013 verabschiedete E-Government-Gesetz hat zum Ziel, die rechtlichen Hemmnisse für E-Government zu beseitigen und Behörden und Kommunen zu notwendigen Schritten in Richtung Digitalisierung zu verpflichten. Im Fokus des EGovG liegen unter anderem Erleichterung bei der Erbringung von elektronischen Nachweisen und der elektronischen Bezahlung in Verwaltungsverfahren. Darüber hinaus verpflichtet Artikel 6 EGovG die Bundesbehörden bereits im Jahr 2020 vollständig auf elektronische Aktenführung umzusteigen. Bei erfolgreicher Umsetzung aller Gesetzesauflagen können die Behörden die technologischen, organisatorischen und prozessualen Voraussetzungen schaffen, um Verwaltungsangebote medienbruchfrei für ihre Bürgern bereit zu stellen. Christian Mettner, Sales Manager für Deutschland  bei SmartDocuments, hat Erfahrung mit der Umsetzung ähnlicher Gesetzesvorlagen: "Bei uns in der Niederlande trat 2004 das “Archiefwet” in Kraft, das alle niederländischen Behörden dazu verpflichtete, auf eine elektronische Aktenführung umzusteigen. Die Kommunen müssen hierfür ein “Document Management System” (DMS) anschaffen, um Dokumente digital verwalten zu können. SmartDocuments arbeitet direkt mit dem DSM zusammen und ist eine wichtige Ergänzung des Systems. Vor allem für Mitarbeiter, die mit einem DMS arbeiten, bietet unsere Softwarelösung viele Vorteile. SmartDocuments bietet eine innovative und komplette Vorlagenverwaltung mit diversen Tools um Effizienz und Automatisierung zu gewährleisten. Jeder Mitarbeiter kann auf diese Weise ganz einfach auf Knopfdruck fertige Dokumente generieren." Auch in Deutschland wird nach und nach der Übergang zur elektronischen Aktenführung für Kommunen verpflichtend. Es ist darum wichtig, dass sich die einzelnen Behörden frühzeitig mit dem Thema auseinander zu setzen. Denn eines ist sicher - der Digitalisierungsprozess wird schon in wenigen Jahren alle Bereiche der öffentlichen Verwaltung gleichermaßen erfasst haben. Es lohnt sich, schon jetzt die ersten Schritte weg von der papierbasierten Aktenführung zu nehmen. Denn die Zukunft ist digital.

Digitale Dienstleistungen für Bürger ab 2022 - ein ehrgeiziges Ziel

Mit dem Onlinezugangsgesetz (OZG) von 2017 hat der Gesetzgeber die öffentlichen Verwaltung vor eine grosse Herausforderung gestellt: Ab 2022 - also schon in knapp zwei Jahren - sollen alle Dienstleistungen für Bürger und Unternehmen digital über Online-Portale zugänglich sein. Christian Mettner erklärt: "Grundsätzlich geht es darum, dass der Bürger nicht mehr persönlich im Rathaus erscheinen muss, sondern sich einfach online in seinen Account einloggen kann. Auf diese Weise wird eine Art digitales Rathaus geschaffen." Für die Umsetzung des OZG müssen die Kommunen einen Softwareunternehmen damit beauftragen, eine IT-Lösungen für das Bereitstellen von online Dienstleistungen entwickeln. Damit ist es jedoch noch nicht getan. Für einen effizienten Arbeitsablauf müssen die digital eingereichten Anfragen auch automatisch verarbeitet werden. Dieser Schritt wird häufig übersehen. "In manchen Gemeinden muss jeder Antrag noch ausgedruckt und abgetippt werden. Das ist ein immenser Arbeitsaufwand für Behörden und Mitarbeiter. SmartDocuments sorgt dafür, dass alle Anträge automatisch archiviert werden. Das spart enorm viel Zeit und Papier. Darüber hinaus bietet SmartDocuments ein Tool an, mit dem die Kommunen Formulare und Anträge für Bürger online anbieten und diese später digital bearbeiten und speichern können." Wenn das OZG im Jahr 2022 in Kraft tritt, ist es wichtig, dass die deutschen Kommunen vorbereitet sind. In den Niederlanden hat SmartDocuments jahrelange praktische Erfahrung mit den technischen Herausforderungen der Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung gesammelt. Gerne teilen wir unser Wissen mit deutschen Kommunen und bieten mit unserer innovativen Softwarelösungen den Schlüssel zum Erfolg.