Dokumentenerstellung inklusive Serienbrieffunktion

Zahlreiche Briefe gleichzeitig erstellen, aber dennoch mit einem persönlichen Ton: Mit Serienbriefen, einer von vielen Unternehmen gerne genutzten Möglichkeit, ist dies kein Problem. Was macht diese Technik so beliebt, und welche Optionen bietet die Dokumentenerstellungssoftware von SmartDocuments? 

An automatisierter Kommunikation kommt man heutzutage ganz einfach nicht vorbei. Regelmäßig erhalten wir Briefe, die zwar vollständig automatisch generiert wurden, aber dennoch häufig auch einige personenbezogene Daten enthalten. Dies ist der sogenannten Serienbrieffunktion zu verdanken, die von vielen Unternehmen eingesetzt wird. Aber was genau ist ein Serienbrief?

Serienbrief – was ist das? 

Ein Serienbrief ist ein Dokument, das an viele Empfänger gleichzeitig versendet wird. Es geht jedoch nicht darum, einfach das gleiche Schreiben in möglichst viele Briefkästen zu stecken: Bei einem Serienbrief wird mithilfe einer Dokumentvorlage in einem einzigen Arbeitsgang eine Vielzahl an personalisierten Dokumenten generiert. Dabei werden für jede einzelne Ausfertigung des Dokuments variable Daten in die Standardvorlage eingetragen.

Variable Daten in Serienbriefen 

Um welche variablen Daten geht es genau? Das kann alles Mögliche sein. Schon klar: Die Antwort hilft nicht weiter, aber keine Sorge, die Erklärung kommt sofort: Es geht um Daten wie zum Beispiel den Namen, die Anschrift oder das Geburtsdatum des Empfängers, aber auch Angaben wie der Energieverbrauch des abgelaufenen Monats (auf Schreiben des Energieversorgers) oder der Platz auf der Warteliste der lokalen Wohnungsgenossenschaft sind möglich.

Welche Vorteile bieten Serienbriefe?

Für wen eignen sie sich? Welchen Nutzen haben sie? Es liegt natürlich auf der Hand, aber wir sprechen es trotzdem aus: Das Erstellen mehrerer personalisierter Dokumente in einem einzigen Arbeitsgang spart Zeit. Und Zeit ist Geld – ein Klischee, aber darum nicht minder wahr. Außerdem wichtig: Mit Serienbriefen können Sie Ihre ausgehende Kommunikation auf einfache Weise personalisieren. Dies ist besonders für große Unternehmen und Organisationen wie Wohnungsgenossenschaften, Kommunen, Krankenhäuser und Pflegeeinrichtungen, die allesamt einen großen Kunden- beziehungsweise Patientenstamm haben und somit viel Korrespondenz bewältigen müssen, ein großer Vorteil. Eine so große Anzahl an Schreiben lässt sich nicht per Hand erstellen. Serienbriefe ermöglichen, die sogenannte „Massenkommunikation“ persönlich zu machen.

Die Funktion „Multidocument Output“ von SmartDocuments

Wir sind davon überzeugt, dass die Serienbrieffunktion auch für SmartDocuments unverzichtbar ist, und haben sie deshalb auch in unser Dokumentenerstellungstool integriert. Auch wenn das Kind bei uns einen anderen Namen hat, ist es nicht weniger effizient. Mit unserem Multidocument Output Module (MDO-Modul) können Sie eine große Zahl personalisierter Dokumente mithilfe eines Dialogfensters in einem einzigen Arbeitsgang erstellen. SmartDocuments lässt sich bequem mit Ihrer eigenen Datenbank verknüpfen und fragt so automatisch die benötigten (personenbezogenen) Daten ab. Sie möchten es noch intelligenter haben? Mithilfe einer praktischen XML-Schnittstelle können Sie hunderte personalisierte Dokumente auf einmal erzeugen.

Sie möchten mit der Software von SmartDocuments große Mengen an personalisierten Dokumenten im Handumdrehen erstellen? Fordern Sie hier unverbindlich eine Demo an.