Entwurf speichern: Nutzen Sie diese praktische Funktion zum Zwischenspeichern Ihrer Arbeit.

Mit Vorlagen arbeiten: Sie sparen Zeit, können sich auf Ihre Kerntätigkeiten konzentrieren und steigern Ihre Produktivität. Sie sorgen für Einheitlichkeit in ausgehende Kommunikation und machen wesentlich weniger Fehler. Vorlagen lassen sich unkompliziert anpassen und stehen direkt allen zugriffsberechtigten Personen zur Verfügung. Der Benutzer braucht nur die passende Vorlage für sein Dokument auszuwählen und im Assistenten die vorgegebenen Fragen zu beantworten – fertig! Im Handumdrehen erstellen Sie ein perfektes Dokument. Da bleiben keine Wünsche offen! 

Könnte man jedenfalls denken – aber was, wenn wir Ihnen sagen, dass es noch besser geht? Verwendet der Benutzer eine Vorlage, muss er das Dokument in der Regel in einem einzigen Arbeitsgang fertigstellen. Das wäre natürlich ideal, ist aber in der Praxis nicht immer durchführbar. Zahlreiche Softwaretools benutzen zeitlich begrenzte „Tickets“. Dabei ist von vornherein festgelegt, wie lange ein Dokument bearbeitet werden darf. Doch was, wenn der Benutzer es aus irgendeinem Grund nicht schafft, das Dokument in der vorgesehenen Zeit fertigzustellen? Pech gehabt! Das ist natürlich alles andere als praktisch. Geht das denn nicht auch anders? Na klar! SmartDocuments macht seinem Namen jetzt mit einem äußerst praktischen neuen Feature alle Ehre!

Entwurf speichern  

Stellen Sie sich einmal folgende Situation vor: Sie sind dabei, ein Dokument zu bearbeiten und alles läuft wie geschmiert. Prima: Das Dokument kann schon in einer halben Stunde über die digitale Autobahn verschickt werden. Doch dann steckt Kollege Müller plötzlich den Kopf durch die Tür und fragt, wo Sie denn bleiben: Die geplante Präsentation hat doch schon vor fünf Minuten angefangen! Das war’s dann mit dem Dokument und morgen heißt es: „nochmal von vorne“. Sie wären nicht die erste Person, der das passiert. Wie praktisch wäre es gewesen, das halb fertiggestellte Schreiben als Entwurf speichern zu können! Dann hätten Sie bei nächster Gelegenheit nur noch schnell die sprichwörtlichen letzten i-Tüpfelchen zu ergänzen brauchen.

Modul „Entwurf speichern“ 

Wie gesagt: Sie wären nicht die erste Person, die die Erstellung eines Dokuments in einem externen Softwaretool (wie zum Beispiel SmartDocuments) abbrechen muss. Neben einer vergessenen Präsentation kann es dafür natürlich noch viele andere Gründe geben, zum Beispiel fehlende Informationen, oder vielleicht ist es einfach zu spät geworden und Sie möchten nach Hause. Doppelte Arbeit ist immer unschön, und je umfangreicher Ihr Dokument, desto größer das Risiko. Darum haben wir bei SmartDocuments das Modul „Entwurf speichern“ entwickelt. Mit diesem Modul können Sie Ihr Dokument jederzeit als Entwurf zwischenspeichern. Sei es, um noch eine Nacht über eine bestimmte Formulierung schlafen zu können oder um die letzten zehn Minuten Ihres Arbeitstages sinnvoll zu nutzen, indem Sie mit einem Schreiben anfangen, das am nächsten Tag verschickt werden muss.

Mehrere Entwurfsversionen

Besonders, wenn Sie an einem sehr komplexen oder umfangreichen Dokument arbeiten, ist das Modul „Entwurf speichern“ die ideale Lösung. Über den Assistenten können Sie das Dokument in mehreren Phasen bearbeiten und immer wieder neu als Entwurf in SmartDocuments speichern. Dabei wird die letzte Version automatisch überschrieben. Doch was, wenn Sie sich bei einer Änderung nicht sicher sind? Vielleicht möchten Sie auch mehrere Versionen desselben Dokuments miteinander vergleichen, um zu entscheiden, welche Sie verschicken möchten? Für diesen Fall bietet das Modul auch die Möglichkeit, mehrere Entwurfsversionen Ihres Dokuments zu speichern. 

Modul „Entwurf speichern“: Sparen Sie Zeit und Ärger

Nichts ist schlimmer, als dieselbe Arbeit zweimal tun zu müssen. Mit dem Modul „Entwurf speichern“ passiert Ihnen dies nun ganz sicher nicht mehr. So können Sie auch an großen, komplexen Dokumenten ganz entspannt arbeiten. Geben Sie Ihrem Entwurf einen passenden Namen, um ihn jederzeit leicht wiederfinden und weiterbearbeiten zu können, sobald Sie Zeit (und Lust) dazu haben. 

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Im Assistenten finden Sie eine Übersicht der noch „offenen Dokumente“. Die bereits eingegebenen Antworten sind noch im Assistenten gespeichert

 

Haben wir Sie neugierig gemacht? Oder haben Sie noch Fragen? Dann schreiben Sie uns doch unter info@smartdocuments.com oder fordern Sie unverbindlich ein Demo an