55+ Funktionen von SmartDocuments
Alles was sie brauchen um perfekte Dokumente zu erstellen.
SmartEditor (um Vorlagen zu erstellen)
Bausteine
Mit einem Baustein können Sie häufig verwendete Informationen problemlos in anderen Vorlagen wiederverwenden.
Stilvorlagen
In Stilvorlagen kann die Corporate Identity und das Layout neuer und vorhandener Vorlagen festgelett und angepasst werden.
Datenbankfrage
Übernehmen Sie Daten aus externen (Web-) Quellen in einem Dokument.
Mit diesem Fragetyp können Sie XML-Daten in das Dokument einfügen (inkl. Tabellen usw.).
JSON
Übernehmen Sie JSON-Daten in das Dokument.
Nummernfrage
Der Endbenutzer kann hier nur Zahlen eingeben. Über die Regionseinstellungen erhalten die Zahlen im Dokument stets die richtige Formatierung.
Formatfrage
Formatfragen setzen eine bestimmte Formatierung der Eingabe voraus. Bei einer Frage z.B. nach der Postleitzahl ist nur eine Eingabe von 5 Zahlen möglich.
Offene Frage
Endbenutzer können bei dieser Frage Freitexte eingeben.
Auswahlfrage
Der Endbenutzer kann aus mehreren Antwortmöglichkeiten eine auswählen.
Mehrfachauswahlfrage
Aus mehreren Möglichkeiten können mehrere Antworten können ausgewählt werden.
Ja- / Nein-Frage
Die Frage kann mit “ja” oder “nein” benantwortet werden.
Datumsfrage
Zur Übernahme eines Datums.
Beschriftung
Durch die Beschriftung kann ein zusätzlicher Hinweistext auf der Fragenseite hinzugefügt werden.
Unbegrenzt
Die Anzahl der Vorlagen, die erstellt werden können, ist unbegrenzt.
Alias
Mit dem Alias können verschiedene Fragen miteinander verknüpft werden.
Folgefragen
Mit dieser Option werden Folgefragen im Frage- und Antwortfenster angezeigt.
Alternativen
Bietet die Möglichkeit, unterschiedliche Elemente, basierend auf einer Antwort, an verschiedenen Stellen im Dokument zu platzieren.
Microsoft Word Funktionalitäten
In addition to all the options of SmartDocuments, you also have all the options of Microsoft Word available for creating templates.
Webservice-Frage
Der Endbenutzer kann die zu verwendenden Informationen auswählen, die von einer XML- oder JSON-Datei bereitgestellt werden.
SmartControl (Vorlagen und Rechte verwalten)
Versionskontrolle
Alle Vorlagenversionen einschließlich der Änderungen und Kommentare werden gespeichert. Frühere Versionen können problemlos wieder verwendet werden.
Ermöglicht die Synchronisierung zwischen Ihrem AD und SmartDocuments. Die Benutzerwaltung erfolgt nur an einer Stelle.
Steuert die Speicherung von Dokumenten mit den zusätzlichen verknüpften Metadaten.
Die Volltextsuche nach Informationen in allen Bausteinen und Vorlagen.
DSP (Dokumentenstrukturplan)
Organisiert die Speicherung von Dokumenten entsprechend Ihrer Struktur.
Rechte
Weisen Sie Benutzern und Administratoren auf einfache Weise Benutzerrechte zu.
Vorlage testen
Die Funktion ermöglicht das Testen von Vorlagen, bevor diese veröffentlicht werden.
Word-Vorlagen
Bestehende Word-Vorlagen können problemlos in SmartDocuments importiert werden.
DMS-Schnittstelle
Speichern Sie das erstellte Dokument automatisch in Ihrem DMS.
ClientTools
Die ClientTools bieten neue Möglichkeiten für die Integration und Dokumentenverarbeitung zwischen Web- und Clientanwendungen.
Benutzerverwaltungsdienst
Ermöglicht Anwendungen von Drittanbietern die Verwaltung von Benutzern in SmartDocuments.
SmartWizard (der Document Generator)
Sprachen
Der SmartWizard ist in den folgenden Sprachen verfügbar: NL, DE, SE, EN, ES, FR, HU und CZ.
Bietet Ihnen eine Echtzeitvorschau des Dokuments während der Erstellung.
Hilfetexte
Können bei Bedarf per Mouse-over angezeigt werden.
Pflichtfragen
Die Funktion stellt sicher, dass wichtige Fragen immer beantwortet werden müssen.
Externe Links
Ein Link zu einer Webseite, auf der weitere Informationen bereitgestellt werden.
Generieren Sie einfach eine größere Anzahl von Dokumenten mit unterschiedlichen (Kunden-) Daten.
Unterschrift
Unterschreiben Sie schnell und einfach ein Dokument.
E-Mail-Plugin
Senden Sie E-Mails basierend auf Vorlagen.
PDF, HTML & XML
Lassen Sie die Dokumente im Word-Format zusätzlich als PDF, HTML oder XML generieren.
Auswahlplugin
Steuern Sie SmartDocuments-Vorlagen von einer externen Anwendung aus.
Redirect
Nach dem Generieren eines Dokuments wechseln Sie in eine andere Online-Umgebung, um das Dokument weiter zu bearbeiten.
Ermöglicht die Speicherung innerhalb der Dokumenterstellung, um die Bearbeitung zu einem späteren Zeitpunkt fortzusetzen.
Muss das Dokument von mehreren Kollegen z.B. für eine Prüfung oder Unterschrift bearbeitet werden? Die Co-Authoring-Funktionalität erleichtert dies.
Edit in Microsoft Word
Das Word-Dokument kann nochmal manuell bearbeitet werden, bevor es an eine externe Anwendung gesendet wird.
Sicherheit
Datenschut
Sobald Dokumente erstellt wurden, werden alle Daten gelöscht.
GDPR-Konformität
Nach dem Generieren des Dokuments sind keine Daten mehr vorhanden.
ISO 9001
SmartDocuments ist ISO 9001 zertifiziert.
SSL
SmartDocuments verfügt über eine SSL-Verschlüsselung.
SaaS
Einfacher und sicherer Zugriff auf SmartDocuments jederzeit und überall.
SSO OAuth2
OAuth2 wird verwendet, um auf Daten zuzugreifen, diese zu lesen und zu ändern.
SSO SAML
Melden Sie sich nur einmal an und bekommen Sie Zugriff auf alle Anwendungen.
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