55+ Funktionen von SmartDocuments

Alles was sie brauchen um perfekte Dokumente zu erstellen.

SmartEditor (um Vorlagen zu erstellen)

Bausteine

Mit einem Baustein können Sie häufig verwendete Informationen problemlos in anderen Vorlagen wiederverwenden.

Stilvorlagen

In Stilvorlagen kann die Corporate Identity und das Layout neuer und vorhandener Vorlagen festgelett und angepasst werden.

Datenbankfrage

Übernehmen Sie Daten aus externen (Web-) Quellen in einem Dokument.

Mit diesem Fragetyp können Sie XML-Daten in das Dokument einfügen (inkl. Tabellen usw.).

JSON

Übernehmen Sie JSON-Daten in das Dokument.

Nummernfrage

Der Endbenutzer kann hier nur Zahlen eingeben. Über die Regionseinstellungen erhalten die Zahlen im Dokument stets die richtige Formatierung.

Formatfrage

Formatfragen setzen eine bestimmte Formatierung der Eingabe voraus. Bei einer Frage z.B. nach der Postleitzahl ist nur eine Eingabe von 5 Zahlen möglich.

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Offene Frage

Endbenutzer können bei dieser Frage Freitexte eingeben.

Auswahlfrage

Der Endbenutzer kann aus mehreren Antwortmöglichkeiten eine auswählen.

Mehrfachauswahlfrage

Aus mehreren Möglichkeiten können mehrere Antworten können ausgewählt werden.

Ja- / Nein-Frage

Die Frage kann mit “ja” oder “nein” benantwortet werden.

Datumsfrage

Zur Übernahme eines Datums.

Mediavraag
Optioneel

Hiermee kunnen plaatjes in de template worden toegevoegd, denk aan een ingescande handtekening

Beschriftung

Durch die Beschriftung kann ein zusätzlicher Hinweistext auf der Fragenseite hinzugefügt werden.

Unbegrenzt

Die Anzahl der Vorlagen, die erstellt werden können, ist unbegrenzt.

Alias

Mit dem Alias können verschiedene Fragen miteinander verknüpft werden.

Folgefragen

Mit dieser Option werden Folgefragen im Frage- und Antwortfenster angezeigt.

Alternativen

Bietet die Möglichkeit, unterschiedliche Elemente, basierend auf einer Antwort, an verschiedenen Stellen im Dokument zu platzieren.

Microsoft Word Funktionalitäten

In addition to all the options of SmartDocuments, you also have all the options of Microsoft Word available for creating templates.

Webservice-Frage

Der Endbenutzer kann die zu verwendenden Informationen auswählen, die von einer XML- oder JSON-Datei bereitgestellt werden.

SmartControl (Vorlagen und Rechte verwalten)

Versionskontrolle

Alle Vorlagenversionen einschließlich der Änderungen und Kommentare werden gespeichert. Frühere Versionen können problemlos wieder verwendet werden.

Ermöglicht die Synchronisierung zwischen Ihrem AD und SmartDocuments. Die Benutzerwaltung erfolgt nur an einer Stelle.

Steuert die Speicherung von Dokumenten mit den zusätzlichen verknüpften Metadaten.

Die Volltextsuche nach Informationen in allen Bausteinen und Vorlagen.

DSP (Dokumentenstrukturplan)

Organisiert die Speicherung von Dokumenten entsprechend Ihrer Struktur.

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Rechte

Weisen Sie Benutzern und Administratoren auf einfache Weise Benutzerrechte zu.

Vorlage testen

Die Funktion ermöglicht das Testen von Vorlagen, bevor diese veröffentlicht werden.

Word-Vorlagen

Bestehende Word-Vorlagen können problemlos in SmartDocuments importiert werden.

DMS-Schnittstelle

Speichern Sie das erstellte Dokument automatisch in Ihrem DMS.

ClientTools

Die ClientTools bieten neue Möglichkeiten für die Integration und Dokumentenverarbeitung zwischen Web- und Clientanwendungen.

Benutzerverwaltungsdienst

Ermöglicht Anwendungen von Drittanbietern die Verwaltung von Benutzern in SmartDocuments.

SmartGenerator (der Smart Document Generator)

Sprachen

Der SmartGenerator ist in den folgenden Sprachen verfügbar: NL, DE, SE, EN, ES, FR, HU und CZ.

Bietet Ihnen eine Echtzeitvorschau des Dokuments während der Erstellung.

Hilfetexte

Können bei Bedarf per Mouse-over angezeigt werden.

Pflichtfragen

Die Funktion stellt sicher, dass wichtige Fragen immer beantwortet werden müssen.

Externe Links

Ein Link zu einer Webseite, auf der weitere Informationen bereitgestellt werden.

Generieren Sie einfach eine größere Anzahl von Dokumenten mit unterschiedlichen (Kunden-) Daten.

Unterschrift

Unterschreiben Sie schnell und einfach ein Dokument.

E-Mail-Plugin

Senden Sie E-Mails basierend auf Vorlagen.

PDF, HTML & XML

Lassen Sie die Dokumente im Word-Format zusätzlich als PDF, HTML oder XML generieren.

Auswahlplugin

Steuern Sie SmartDocuments-Vorlagen von einer externen Anwendung aus.

document creation

Redirect

Nach dem Generieren eines Dokuments wechseln Sie in eine andere Online-Umgebung, um das Dokument weiter zu bearbeiten.

Ermöglicht die Speicherung innerhalb der Dokumenterstellung, um die Bearbeitung zu einem späteren Zeitpunkt fortzusetzen.

Muss das Dokument von mehreren Kollegen z.B. für eine Prüfung oder Unterschrift bearbeitet werden? Die Co-Authoring-Funktionalität erleichtert dies.

Edit in Microsoft Word

Das Word-Dokument kann nochmal manuell bearbeitet werden, bevor es an eine externe Anwendung gesendet wird.

Sicherheit

Datenschut

Sobald Dokumente erstellt wurden, werden alle Daten gelöscht.

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GDPR-Konformität

Nach dem Generieren des Dokuments sind keine Daten mehr vorhanden.

ISO 9001

SmartDocuments ist ISO 9001 zertifiziert.

SSL

SmartDocuments verfügt über eine SSL-Verschlüsselung.

SaaS

Einfacher und sicherer Zugriff auf SmartDocuments jederzeit und überall.

SSO OAuth2

OAuth2 wird verwendet, um auf Daten zuzugreifen, diese zu lesen und zu ändern.

Melden Sie sich nur einmal an und bekommen Sie Zugriff auf alle Anwendungen.

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

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