Kleine Fehler, große Folgen

Kurz abgelenkt, und schon ist die Konzentration weg – wer kennt das nicht? So etwas kann in bestimmten Situationen katastrophale Folgen haben, zum Beispiel wenn es um die Verarbeitung vieler unterschiedlicher wichtiger Dokumente geht. Vor allem bei repetitiven und langwierigen Aufgaben schleicht sich schnell einmal ein Fehler ein. SmartDocuments hilft, solchen Problemen aus dem Weg zu gehen!

Hoppla … ein Fehler!

Ein vertrauliches Dokument auf der öffentlichen Festplatte speichern, eine wichtige E-Mail an eine falsche Adresse verschicken oder eine dringende Aufgabe nicht fertigstellen können, weil man von einem gut aufgelegten Kollegen abgelenkt war …

So etwas kann jedem passieren. Schließlich sind wir alle nur Menschen, und wo Menschen arbeiten, werden Fehler gemacht. Zwar kann man aus Fehlern lernen und wieder wachsam werden, aber was, wenn ein kleines Versehen enorme Folgen hat?

2014 erschien ein Bericht des niederländischen Rechnungshofs über Verwaltungsfehler bei Behörden, die erhebliche Folgen für die Bürger hatten.

Einige Beispiele: Eine Familie zog in eine andere Gemeinde um, doch der Umzug wurde als Auswanderung registriert, wodurch alle Beihilfen gestrichen wurden. Eine Frau meldete den Tod ihrer Großmutter, aber in der Behörde führte ein kleiner menschlicher Fehler dazu, dass die junge Frau selbst als tot registriert wurde.

Ein zu einer langen Haftstrafe verurteilter Straftäter war schon nach kurzer Zeit im Gefängnis wieder auf freiem Fuß. Wie konnte das passieren? Nun, der zuständige Mitarbeiter hatte im System versehentlich sechs Monate statt sechs Jahre als Haftdauer eingegeben.

In Japan gab es einmal einen noch schwerwiegenderen Fall. Dort kostete ein Tippfehler ein Unternehmen sage und schreibe 340 Millionen Dollar – ein Mitarbeiter hatte 610 000 Aktien für 1 Yen verkauft statt anders herum.

Übersichtlichkeit

SmartDocuments sorgt dafür, dass sowohl der Endanwender, der die Schreiben erstellt, als auch der Mitarbeiter, der mit der Erstellung einer Vorlage betraut ist, stets klar und deutlich wieiß, was zu tun ist. Übersichtliche, zum Teil auch selbst anpassbare Dialogseiten, die nur die wirklich benötigten Angaben und klare Anweisungen enthalten, sorgen für eine unglaublich einfache Vorlagenverwaltung.

Wir nehmen Ihnen langweilige Arbeiten ab

Besonders, wenn die Arbeit nicht interessant ist, sind Fehler schnell gemacht. Das Erstellen von Dokumenten durch umfangreiche manuelle Eingaben, durch das Suchen und Einfügen von Textbausteinen und die immer wiederkehrende Kontrolle, ob das Corporate Design eingehalten wurde … all das sind Arbeiten, die eigentlich niemand gerne macht. Überlassen Sie deshalb diese Tätigkeiten Ihrem Experten für Corporate Identity Management – so haben Sie Zeit für interessantere Aufgaben!

Wie das geht? Informieren Sie sich auf unserer Website über die verschiedenen Lösungen. Wir erkunden gerne gemeinsam mit Ihnen, wie Ihre Arbeit interessant bleibt und „kleine“ Fehler weitestmöglich verhindert werden können.