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Unser Partner

Die OPTMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft GmbH Hannover fokussiert sich seit ihrer Gründung im Jahr 1997 auf die Entwicklung und den Vertrieb von Softwarelösungen im Bereich Enterprise Content Management (ECM) mit spezieller Lösungskompetenz für die öffentliche Verwaltung.

Reibungslose Zusammenarbeit

Das von OPTIMAL SYSTEMS entwickelte ECM-System enaio® und SmartDocuments arbeiten perfekt über eine Schnittstelle, die eine direkte Verbindung zwischen den beiden System gewährleistet, zusammen.

Zunächst erhält der Mitarbeiter, unter Berücksichtigung des Rechtesystems, über die enaio® Dokumenten-Datenmaske eine Auswahl, der ihm zur Verfügung stehenden Vorlagen. Nach Selektierung wird SmartDocuments gestartet und vorkonfigurierte Indexdaten wie z.B. Mitarbeiterdaten, Empfängeradressen, das Aktenzeichen oder die Vorgangsnummer automatisch übernommen. Anschließend kann der Mitarbeiter das Dokument mit weiteren Inhalten befüllen.

Nach erfolgreicher Erstellung in SmartDocuments wird das fertige Dokument automatisch in die zugehörige enaio® Akte gespeichert.

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effizientes-Arbeiten

Effizientes Arbeiten mit enaio® dank SmartDocuments

Die Dokumenterstellung erfolgt mit SmartDcuments durch das Verknüpfen von Datenbanken und das intelligente Übertragen von Daten dank unsere Bausteintechnik ganz einfach. Für Änderungen müssen lediglich die als Baustein verpackte Inhalte angepasst werden - alle damit verknüpften Dokumente übernehmen diese dann automatisch.

Daten und Inhalte können so beispielsweise immer unter Berücksichtigung der aktuellen Corporate Design-Vorgaben erstellt werden. Natürlich sind auch erweiterte Funktionen wie die automatische Erstellung von Serienbriefen oder das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten möglich. Dafür müssen lediglich die Zusatzmodule aktiviert werden.

Mehr erfahren? Nehmen Sie direkt Kontakt auf mit Pascal Sauermann - pascalsauermann@smartdocuments.de

  • (Teil)-automatisierte Dokumenterstellung
  • Effizientes Arbeiten dank Bausteintechnik
  • Einheitliche Speicherung der fertigen Dokumente
  • Verknüpfung von mehreren Datenquellen möglich

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