Optimales Dokumentenmanagement durch die Migration von 3 500 verschiedenen Dokumenten

Für die Gemeinde Groningen migriert SmartDocuments Dateien in eine Webanwendung

Die Gemeinde profitiert von der effizienten Dokumentenerstellung in der gesamten Organisation.

Die Gemeinde Groningen hat den Umstieg auf die Webanwendungen von SmartDocuments erfolgreich abgeschlossen. Innerhalb eines Jahres sind alle Abteilungen auf das neue Systeme für die Erstellung von Dokumenten umgestiegen. Durch eine sorgfältige Projektplanung ist der Kommune und SmartDocuments als Partner die reibungslose Einführung des neuen Systems gelungen.

Nico Huisman, Consultant bei KPN ICT Consulting, war als Projektleiter für den Umstieg der Gemeinde Groningen auf die Webversion von SmartDocuments verantwortlich: „Bei der Gemeinde Groningen war SmartDocuments bereits für das Erstellen von Dokumenten im Einsatz. Die Anwendung ist eng mit dem Automatisierungssystem der Gemeinde verwoben. Die im Laufe der Jahre geleistete Maßarbeit bewirkte allerlei Verknüpfungen und Änderungen an Dokumenten, diverse Corporate-Design-Versionen usw. Der Umstieg der Kommunalverwaltung auf Microsoft Office 365 war entscheidend für die Umstellung auf die Webanwendung von SmartDocuments.“

„Die Anwendung ist eng mit dem Automatisierungssystem der Gemeinde verwoben.“

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Nico Huisman, Consultant bei KPN ICT Consulting. Foto: Vishu Mahabir

Dokumentenmanagement

„Die Gemeinde Groningen kommuniziert unter anderem über Briefe mit ihren Bürgern.“, so Huisman weiter. „Insgesamt geht es bei uns um ca. 3 500 verschiedene Dokumente – vom Bauantrag bis zur Meldung einer möglichen Belästigung. Das Stellen eines Bauantrags zum Beispiel ist ein mehrschrittiges Verfahren. Jeder Antrag erhält eine eindeutige Nummer, die in der Bestätigung des Antrags angegeben wird. Ferner wird darin auf spezielle Dokumente verwiesen, zum Beispiel auf den jeweiligen Bebauungsplan. Daran ist schon zu erkennen, wie komplex die Migration von einer internen Umgebung auf eine Webanwendung ist. Bestehende Vorlagen und Schnittstellen müssen auf die neueste Version von SmartDocuments umgestellt werden. Und das für die gesamte Kommunalverwaltung: Sozialwesen, Bauamt, Rechtsamt usw.“

„Ich habe die Zusammenarbeit als sehr konstruktiv empfunden. Wir haben eine Partnerschaft aufgebaut, die immer stärker geworden ist, weil wir einander zuhören.“

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Inventarisierung der Dokumente

In Absprache mit SmartDocuments wurde entschieden, mit einer Inventarisierung zu beginnen. „Es wurde viel Zeit und Energie in die Inventarisierung aller Dokumente gesteckt, wobei sowohl die verschiedenen Schnittstellen als auch das Layout, das Corporate Design und die korrekte Abfrage von Informationen aus anderen Datensystemen unter die Lupe genommen wurde. Dabei war die Unterstützung durch SmartDocuments unentbehrlich. Zunächst haben wir ein Meeting organisiert, um uns einen Überblick über die absehbaren Probleme zu verschaffen. Durch die Zusammenarbeit konnten die Kenntnisse und Fertigkeiten beider Parteien miteinander kombiniert werden, und die Vorteile der neuen Version wurden sichtbar. Wichtig war auch, dass die Mitarbeiter der Gemeinde Gelegenheit bekamen, ihre Sorgen zu äußern. Ab diesem Zeitpunkt haben wir den Weg gemeinsam zurückgelegt. Wir haben den Ablauf skizziert und auf Basis des Feedbacks unserer Mitarbeiter gute Entscheidungen treffen können.“

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Schrittweise Konvertierung und Migration

Die Konvertierung und Migration von der alten SmartDocuments-Version auf die Webanwendung erfolgte schrittweise, Abteilung für Abteilung. „Dafür gab es einen guten Grund: So konnten wir fortlaufend die dabei gemachten Erfahrungen einbringen und den Prozess nachjustieren. Außerdem verringert eine solche Vorgehensweise das Risiko. Auftretende Probleme, zum Beispiel ein bestimmter Aufruf an einen Server, der nicht korrekt verarbeitet wurde, konnten wir direkt lösen. Ferner konnte SmartDocuments auf Fragen aus der Praxis reagieren und die Software entsprechend anpassen. So sind generische Lösungen entstanden, die SmartDocuments inzwischen auch bei anderen Kommunalverwaltungen und Behörden einsetzt. Solche funktionalen Herausforderungen führen dazu, dass die SmartDocuments-Software sich stets weiterentwickelt und Funktionen umfasst, die das Produkt wirklich zu etwas Besonderem machen. Ich habe die Zusammenarbeit als sehr konstruktiv empfunden. Wir haben eine Partnerschaft aufgebaut, die immer stärker geworden ist, weil wir einander zuhören. Letztlich geht es natürlich um die Bürger der Gemeinde Groningen. Auch in Zukunft können wir mithilfe des neuen Systems angemessen mit ihnen umgehen.“


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