Optimale Dokumentenerstellung und Kooperation durch Online-Arbeitsumgebung bei der Gemeinde Hoorn

„Die Kombination von SmartDocuments für eine konsistente Dokumentenerstellung mit der MensCentraal-Anwendung für umfassende Kundeninformationen bringt uns zahlreiche Vorteile, nicht nur strategisch, sondern auch, was die Effektivität betrifft.“

Die Gemeinde Hoorn hat eine optimale Onlineumgebung geschaffen, mit der alle Partner im Sozialbereich miteinander kooperieren können. Als „eine einheitliche Art der Kommunikation und des Austausches und Speicherns von Informationen, die dank Cloudtechnologie jederzeit und überall erreichbar ist“, beschreibt Ben Bodewes, Applikationsadministrator der Gemeinde, das System.

Hintergrund

„1.Hoorn“ – so heißt die Online-Arbeitsumgebung der Gemeinde Hoorn. „Mit 1.Hoorn wollten wir rechtzeitig vor dem 1. Januar 2015 eine Online-Arbeitsumgebung für Stadtviertelteams und alle Beteiligten im Sozialbereich schaffen. Aufgrund der Vertraulichkeit der im Sozialwesen verarbeiteten Daten wollten wir kein Risiko eingehen. Insbesondere die Struktur der Benutzerrechte musste einwandfrei geregelt sein.
Für den Einsatz von 1.Hoorn verwenden wir Cloudtechnologie. Informationen müssen zwischen allen damit arbeitenden Personen problemlos ausgetauscht werden können, auch von unterwegs. Als Basisapplikation haben wir uns für MensCentraal entschieden, mit SmartDocuments für die Dokumentenerstellung. Beide Anwendungen sind webbasiert, denn so sind wir von Zeit und Ort unabhängig.“

„Corporate Design und alle benötigten Textbausteine sind in SmartDocuments abgespeichert.“

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Erfahrungen

Die SmartDocuments-Software für die Dokumentenerstellung ist bei der Gemeinde schon länger im Einsatz. Joris Wal, Mitarbeiter im Backoffice: „Für die Dokumentenerstellung verwendet die Gemeinde Hoorn SmartDocuments. Corporate Design und alle benötigten Textbausteine sind in SmartDocuments abgespeichert. Bei der Beschäftigung mit der 1.Hoorn-Umgebung mussten wir darüber also nicht lange nachdenken. Ziel war es, eine Umgebung zu schaffen, in der alle Beteiligten eines bestimmten Arbeitsbereichs finden, was sie brauchen. Außerdem sollte die gesamte Kommunikation mit den Beteiligten einwandfrei und konsistent ablaufen.“

„Mit SmartDocuments haben wir unsere ausgehenden Dokumente und die Außenkommunikation stets im Griff“

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In der Praxis

MensCentraal ist die zentrale Anwendung im Sozialbereich der Gemeinde Hoorn. Die Anwendung verschafft dem Benutzer durch Erschließung von Informationen aus verschiedenen Quellen ein vollständiges Kundenbild. Sie führt Aufgaben durch und überwacht sie. Für das Festhalten und Weitergeben von Informationen ist SmartDocuments da. So kann eine konsequente und konsistente Kommunikationsweise sichergestellt werden. SmartDocuments wird für die Erstellung von Dokumenten wie Berichten oder Stellungnahmen usw. eingesetzt. Diese sollten von den Mitarbeitern der einzelnen Stadtteilteams leicht auszufüllen sein. „Das machen wir mit SmartDocuments. Damit haben wir unsere ausgehenden Dokumente und die Außenkommunikation stets im Griff“, so Bodewes.

 

Vorteile

Die für die Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten benötigte Zeit konnte stark verkürzt werden. Dies ist für alle Beteiligten ein erheblicher Vorteil, denn jeder will zügig an die Arbeit gehen, um den Menschen die Hilfe zu bieten, die sie benötigen. Zeitverluste durch manuelles Ausfüllen von Dokumenten oder mühsames Zusammentragen von Informationen sind dabei nicht hilfreich.

Joris Wal ist sehr zufrieden mit seiner Arbeitsumgebung: „Vieles ist automatisiert, es muss viel weniger von Hand gemacht werden als früher. Dadurch ist auch die Fehleranfälligkeit gesunken. Dokumente werden standardmäßig in MensCentraal gespeichert und sind für alle Beteiligten sofort verfügbar, einschließlich der nahezu vollautomatischen Erstellung von Dokumenten in SmartDocuments.“

 

Weit vorangebracht

„Gemeinden fungieren immer mehr als zentrale Schaltstellen in einer komplexen Umgebung mit vielen anderen Akteuren. Da lohnt es sich, die unterstützenden Tätigkeiten und Systeme soweit wie möglich zu optimieren. Davon profitieren letztendlich alle Beteiligten, also auch der Kunde“, so Ben Bodewes. „Die Verwendung der richtigen Werkzeuge am richtigen Ort hat uns im Kampf gegen unnötige Bürokratie, manuelle Arbeit und Papierkrieg weit vorangebracht. So weit, dass 1.Hoorn bald zu einem regionalen Bürgerbüro avancieren könnte.“


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