Mit SmartDocuments von 2 000 auf nur noch 350 „Standarddokumente“

Dank SmartDocuments konnte die Gemeinde Tilburg durch die konsistente Verwendung gleichbleibender Angaben in ihren Dokumenten eine enorme Qualitätssteigerung erzielen.

Vor einigen Jahren fiel die Wahl für ein ERP-System auf JD Edwards. Schnell wurde deutlich, dass bei der Erstellung von Beschaffungsaufträgen eine Schnittstelle zu einem Dokumentengenerator erhebliche Effizienzsteigerungen bieten könnte. Die Dokumentenerstellungsplattform von SmartDocuments erreichte dies in kürzester Zeit und sparte der Gemeinde viel Geld, Zeit und Verwaltungsaufwand.

Welche spezifischen Aufgaben und Anforderungen gab es?

Der zuständige Projektleiter in Tilburg, Kurt van Dueren den Hollander, berichtet: „Die damalige Entscheidung für JD Edwards bedeutete ganz einfach, dass unsere digitale Zukunft ebenfalls dort lag. Die Erstellung von Dokumenten für den Einkauf musste in JD Edwards stattfinden. Als kommunale Behörde erstellen wir eine große Zahl von Dokumenten. In der Verwaltung der fast 210 000 Einwohner zählenden Gemeinde arbeiten ca. 2 000 Beamte. Letztlich war die Zahl der im Umlauf befindlichen Standarddokumente auf nahezu 2 000 angewachsen, was deren Nutzung und Verwaltung zu einer nicht mehr zu bewältigenden Aufgabe werden ließ. Wir mussten uns auf die Suche nach einem Werkzeug machen, mit dem wir diesen Dokumentenstrom in den Griff bekommen konnten. Dabei ging es vor allem um ein benutzerfreundliches Tool für die Erstellung von Dokumenten, das die Benutzer wirklich einsetzen. Es musste einfacher und leichter zu managen sein sowie eine stabile Schnittstelle zu JD Edwards bieten.“

 

„Der zu SmartDocuments gehörende XML-Generator ist von allen auf dem Markt erhältlichen Lösungen die mit Abstand am weitesten entwickelte.“

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Schnittstelle

„Der zu SmartDocuments gehörende XML-Generator ist von allen auf dem Markt erhältlichen Lösungen die mit Abstand am weitesten entwickelte. Er bildete die Basis für die Schnittstelle zwischen der Plattform für die Dokumentenerstellung und JD Edwards. SmartDocuments erhält relevante Daten von JD Edwards und fügt diese in das Dokument ein. Mithilfe eines Assistenten bearbeiten die Nutzer das Dokument dann weiter. Dem Nutzer werden Fragen gestellt, anhand derer SmartDocuments die in anderen Systemen gespeicherten Informationen abfragt und in einem festgelegten Layout festhält. Mit SmartDocuments können wir Dokumente aus einer einzigen Anwendung heraus erstellen. So ist sichergestellt, dass die Informationen aus allen im Hintergrund abgefragten Quellen aktuell sind sowie konsequent und konsistent verarbeitet und an der richtigen Stelle im Dokument eingefügt werden.

„Dank SmartDocuments konnte die Gemeinde Tilburg durch die konsistente Verwendung gleichbleibender Angaben in ihren Dokumenten eine enorme Qualitätssteigerung erzielen. Es muss nichts mehr überschrieben werden, und dadurch entstehen weniger Fehler.“

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Das Ergebnis?

Die Verwendung von SmartDocuments als allgemeines Tool für die Dokumentenerstellung in Kombination mit JD Edwards hat der Gemeinde Tilburg viele Vorteile gebracht. Van Dueren den Hollander: „Die Anzahl der Standarddokumente der Gemeinde konnte von gut 2 000 auf nur noch ca. 350 enorm verringert werden. Dank SmartDocuments konnte die Gemeinde Tilburg durch die konsistente Verwendung gleichbleibender Angaben in ihren Dokumenten eine enorme Qualitätssteigerung erzielen. Es muss nichts mehr überschrieben werden, und dadurch entstehen weniger Fehler. Durch die vereinfachte Dokumentenverwaltung ist die Investition schnell amortisiert. Jetzt können wir in SmartDocuments schnell erkennen, welche Dokumentvorlagen nicht gebraucht werden. So lässt sich stets alles bequem und einfach unter Kontrolle halten. Mit SmartDocuments arbeiten alle Mitarbeiter konsequent auf dieselbe Weise.

 

JD Edwards als Basis, SmartDocuments als Plattform.“

Van Dueren den Hollander ist sehr zufrieden mit der von SmartDocuments realisierten Integration: „Alle ausgehenden Dokumente können nun über eine einheitliche Plattform erstellt werden: SmartDocuments. Wir benötigten keine externe Hilfe mehr, um Standarddokumente in JD Edwards regelmäßig zu erstellen und anzupassen. So sparen wir eine Menge Geld, und außerdem gestaltet sich die interne Verwaltung deutlich einfacher und schneller. Alle Dokumente des Einkaufs, die aus dem ERP-System kommen, werden nun von SmartDocuments um strukturierte und konsistente Angaben für den Empfänger ergänzt. Eine zukünftige Integration in die Fachapplikation soll dafür sorgen, dass alle Dokumente auch in der digitalen Akte verfügbar sind, aus der heraus die Mitarbeiter „ihre“ Kunden bedienen.


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