Die Gemeinde Zwolle über SmartDocuments

Bei der Gemeinde Zwolle läuft der Umstieg vom Desktop auf die Webanwendung von SmartDocuments.

Die Gemeinde profitiert von der effizienten Dokumentenerstellung in der gesamten Organisation.

Dies ist ein unverzichtbarer Schritt auf dem Weg zur Automatisierung von Prozessen innerhalb der Kommunalverwaltung. Dank SmartDocuments stehen bald 900 Dokumentvorlagen für die Mitarbeiter der Gemeinde zur Verfügung.

In den Augen von Alwin Flim ist die Webanwendung von SmartDocuments ein wichtiger Schritt hin zu einem optimierten Dokumentenmanagement: „Früher hatte jeder seine eigenen Vorlagen irgendwo abgelegt, später kam dann die SmartDocuments-Desktoplösung für die Dokumentenerstellung. Jetzt steht uns der Übergang zur Cloud und zur webbasierten Anwendung von SmartDocuments bevor. Die Verwaltung von Dokumenten bleibt ein eigenes Fachgebiet und steht im Zusammenhang mit der IT-Struktur, dem Wachstum der Behörde und ihren Dokumenten. Ich freue mich über die Schritte, die wir jetzt unternehmen. Mit der Webanwendung von SmartDocuments können wir unsere Mitarbeiter besser unterstützen. Die gewählte Lösung muss zu ihnen passen, effizient sein und darüber hinaus die Einhaltung des Corporate Design vereinfachen. Dabei geht es ausdrücklich nicht darum, den Mitarbeitern in die Quere zu kommen, sondern sie mit Werkzeugen auszustatten, die ihre Arbeit erleichtern.

Ich freue mich über die Schritte, die wir jetzt unternehmen. Mit der Webanwendung von SmartDocuments können wir unsere Mitarbeiter besser unterstützen.“

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Die richtige Balance bei Dokumentenerstellung und -verwaltung

Insgesamt geht es in Zwolle um 900 Dokumentvorlagen, von denen einige öfter, andere nur selten gebraucht werden. „Eigentlich war die Basis der Dokumentenerstellung und -verwaltung in Ordnung. Aber natürlich muss jedes System nach einer gewissen Zeit bereinigt werden. Man sah, wie in den Vorlagen Wildwuchs entstand. Zusammen haben wir darum die am meisten verwendeten Vorlagen herausgesucht und geprüft, welche Elemente häufig vorkamen. In der ersten Phase des Umstiegs ging es vor allem darum, die richtige Balance zu finden. Einmal erstellte Vorlagen, die danach kaum mehr aufgerufen wurden, haben wir beiseitegelassen. Man kann nicht alles in die Dokumente packen.“

 

„Die App ist benutzerfreundlicher und vor allem logischer aufgeteilt. Insgesamt hat sich bei der Einrichtung ergeben, dass wir etwas allgemeiner an die Vorlagen und ihren Umfang herangehen.“

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Benutzerschnittstelle

Genehmigungen, Entscheidungen und juristische Briefe wurden unter die Lupe genommen. Auch dabei wurde berücksichtigt, wie oft diese Vorlagen benutzt wurden. „Im Prinzip ist jetzt alles in Ordnung. Nun gehen wir mit den Mitarbeitern in einen Prozess, bei dem wir uns den Look und das Feeling der Benutzerschnittstelle genau anschauen und zum Beispiel der Frage nachgehen, ob wir eine Textbausteinbibliothek verwenden wollen. Dabei sehen wir jetzt die Vorteile der neuen Anwendung von SmartDocuments: Sie ist benutzerfreundlicher und vor allem logischer aufgeteilt. Insgesamt hat sich bei der Einrichtung ergeben, dass wir etwas allgemeiner an die Vorlagen und ihren Umfang herangehen.“

 

Kenntnisse und Fertigkeiten

„Während der Umstellung haben wir sehr von den Fachkenntnissen von SmartDocuments profitiert. Besonders gut hat uns gefallen, wie viel Sach- und Fachkenntnis SmartDocuments in das Projekt eingebracht hat. Der für uns eingerichtete Service- und Helpdesk ist rund um die Uhr erreichbar und man hilft uns sofort. Das gesamte Projekt wurde im ersten Quartal 2019 abgeschlossen. Unsere IT hat eine kleine Verzögerung verursacht, die aber nichts mit der SmartDocuments-Lösung zu tun hatte. Die Tatsache, dass wir mit der Lösung arbeiten, hat bereits dazu geführt, dass überprüft werden soll, ob auch andere Anwendungen für SmartDocuments in Frage kommen.

 


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