„Wir sind sehr zufrieden mit SmartDocuments.”

SmartDocuments im Landkreis Lüneburg - Eine Erfolgsgeschichte

Der Landkreis Lüneburg ist davon überzeugt, dass das geschickte Planen und Handeln der öffentlichen Hand die Lebensqualität jedes Einzelnen positiv beeinflusst. Seit drei Jahren arbeitet der Landkreis darum mit der Softwarelösung SmartDocuments, um die Dokumentenverwaltung zu erleichtern und ein einheitliches Output-Management zu garantieren. Sabine Burfien arbeitet beim Landkreis für den Fachdienst Informations- und Kommunikationstechnik unter anderem als Spezialistin für Microsoft-Office Produkte und als Betreuerin für SmartDocuments. In einem Interview hat Sie uns über die Erfahrungen des Landkreises mit SmartDocuments berichtet.

Die Situation vor SmartDocuments

Wie viele andere Behörden hatte der Landkreis Lüneburg vor SmartDocuments keine Software für das Vorlagenmanagement. „Wir hatten früher keine Alternativen und deshalb bis zur Umstellung unsere Vorlagen in Word erstellt, erzählt Sabine Burfien. Das alte System mit den Word-Vorlagen war umständlich und sorgte für große Probleme im Bereich des Output- Managements: „Wir standen vor der Herausforderung, dass wir von derselben Vorlage unterschiedliche Versionen hatten. Zum Beispiel haben wir als Landkreis einen offiziellen Kopfbogen mit wichtigen Daten, Wappen und Logo. In der Fußzeile befinden sich unter anderem unsere Bankdaten. Es kam früher häufig vor, dass wir Daten in der zentralen Vorlage anpassen mussten, zum Beispiel weil sich die Bankverbindung geändert hatte. Das wurde dann nicht von den Kollegen umgesetzt. Die Kollegen nutzten dann jahrelang eine veraltete Vorlage mit den falschen Bankdaten.” Um Probleme mit dem Vorlagenmanagement anzupacken, war der ehemalige Fachdienstleiter auf der Suche nach einem neuen System. Durch Zufall hörte er bei einer anderen Verwaltung, dass dort mit SmartDocuments gearbeitet wurde und sah das Potential der Software für den eigenen Landkreis.

Image

Die Implementation von SmartDocuments

Bei der Implementation von SmartDocuments in das bestehende System zahlte sich die Flexibilität der Softwarelösung aus. Sabine Burfien war zu dem Zeitpunkt bereits beim Landkreis beschäftigt und erinnert sich: „Die Verknüpfung von SD an unser IT System lief damals ohne Probleme ab. Von den Mitarbeitern bekamen wir gemischtes Feedback, einige fanden es toll und andere waren zunächst skeptisch. Aber ich denke, das ist bei so einer Veränderung im IT-Bereich ganz normal.” Seit ungefähr drei Jahren wird im Landkreis Lüneburg nun SmartDocuments für alle Dokumente außerhalb der Fachverfahren verwendet. Das Urteil fällt bisher positiv aus: „Wir sind sehr zufrieden mit SmartDocuments.”

Image

Wo kommt SmartDocuments zum Einsatz

Momentan kommt SmartDocuments im Landkreis Lüneburg vor allem im allgemeinen Schriftverkehr zum Einsatz. Innerhalb der Fachverfahren werden meist noch verfahrensspezifische Vorlagen verwendet. „Sie können sich das so vorstellen: Wenn zum Beispiel ein Bürger eine Baugenehmigung beantragt, läuft die ganze Korrespondenz über das Fachverfahren. Wenn aber im Bauamt ein Schreiben angefertigt wird, was nicht innerhalb des Baugenehmigungsverfahrens liegt, dann läuft das über SmartDocuments. Ein Fachdienst arbeitet also immer dann mit SmartDocuments, wenn es um allgemeine Schriftsätze, wie zum Beispiel einen Dienstreiseantrag geht.” Alle zentralen Vorlagen, die nichts mit einem Fachverfahren zu tun haben, werden hausweit genutzt und mit SmartDocuments verwaltet. Das System funktioniert gut und findet Anklang: „Ein gutes Beispiel ist der neue Kopfbogen, den wir vor eineinhalb Jahren eingeführt haben. Mit Hilfe der SmartDocuments Vorlage wurde dieser bereits mehr als 8000 Mal erstellt. So können wir ein einheitliches Output-Management garantieren.”

Ein Landkreis - ein Corporate Design

Es ist essenziell, dass eine Behörde bei der Kommunikation mit Bürgern und Partnern professionell auftritt. Dazu gehören unter anderem auch ein einheitlicher Schreibstil und ein standardisiertes Layout. Diesem Ziel ist der Landkreis Lüneburg vor zwei Jahren einen großen Schritt näher gekommen. Die Kollegen/innen der Öffentlichkeitsarbeit haben vor 2 Jahren ein neues Corporate Design für den ganzen Landkreis eingeführt. Diese Veränderung haben wir auch zum Anlass genommen, um die Verwendung von SmartDocuments für alle Mitarbeitenden verpflichtend zu machen. Seitdem werden zum Beispiel alle Kopfbogen Vorlagen einheitlich aus SmartDocuments genommen.” Durch den Einsatz von SmartDocuments gelingt es dem Landkreis seitdem professionell und konsistent im allgemeinen Schriftverkehr aufzutreten. Das schafft Vertrauen bei Bürgern und Partnern.

Image

Erstellen vs. Ausfüllen - wo liegt die Zeitersparnis?

Auf lange Sicht sparen die Mitarbeiter mit SmartDocuments viel Zeit und Mühe. Allerdings muss man beim Erstellen der neuen Dokumentvorlagen erst einmal etwas Zeit investieren: „Das Erstellen von Vorlagen kostet in erster Linie mehr Aufwand als in Word einfach Textfelder einzufügen. Ist die Vorlage einmal entwickelt, hat es der Anwender aber viel einfacher mit dem Ausfüllen. Das SmartDocuments System spart viel Zeit, weil auf vorgefertigte Felder und Formulierungen zurückgegriffen werden kann. Zum Beispiel muss man dann nicht mehr auf genderspezifische Formulierungen achten, weil die korrekte Schreibweise dank SmartDocuments schon hinterlegt ist.”

Weniger Vorlagen und alles an einem Ort!

Ein weiterer großer Vorteil von SmartDocuments ist, dass alle Dokumentvorlagen zentral an einem Ort verwaltet werden. Im Landkreis Lüneburg wird momentan innerhalb der SmartDocuments Software mit 748 Vorlagen gearbeitet. Das klingt vielleicht viel, aber im Gegenteil: „Vorher hatten wir deutlich mehr Vorlagen, die auch alle an unterschiedlichen Stellen zu finden waren. Jeder Fachdienst hat sich ein bisschen seine eigenen Vorlagen gestrickt. Da konnte dann auch oft das Corporate Design nicht eingehalten werden. Mit SmartDocuments haben wir das jetzt zentralisiert. Es gab vor SmartDocuments viel mehr Versionen derselben Dokumentvorlage mit unterschiedlichen Kopfbögen. Mittlerweile haben wir nur noch eine offizielle Version, die von allen genutzt wird.”

Feedback vom Landkreis Lüneburg 

Der Landkreis Lüneburg ist insgesamt sehr zufrieden mit SmartDocuments. Aber natürlich gibt es überall noch Luft nach oben. „Momentan fehlt an manchen Stellen die Verknüpfung von SmartDocuments an verschiedene Fachanwendungen. Fachdienste wie zum Beispiel das Bauamt oder das Jugendamt haben eigene Fachanwendungen und müssen dafür dann wieder andere Vorlagen verwendet werden.” Je mehr Fachverfahren mit SmartDocuments zusammen arbeiten, desto mehr Dokumente können einfach und zentral mit einer Softwarelösung verwaltet werden. Das Ziel für die kommenden Jahre ist es darum auch, SmartDocuments an so viele Fachverfahren wie möglich zu verknüpfen. „Wir hatten schon Besuch von SmartDocuments Mitarbeitern aus den Niederlanden. Sie haben sich unsere Fachanwendungen angeschaut und nachgefragt, welche Fachverfahren für uns die höchste Priorität haben. Es ist gut zu wissen, dass SmartDocuments uns dabei so unkompliziert unterstützt, was wichtig ist. Die Hiërarchie ist dort flach. Das sorgt dafür, dass man mit Wünschen und Anregungen immer Gehör findet und einem schnell geholfen wird.”

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Kontakt