Der Landkreis Oldenburg verwaltet Dokumentvorlagen zentral und erstellt Bescheide, Anschreiben und Berichte automatisiert und effizient

Durch den Einsatz von SmartDocuments ist der ganze Prozess der Vorlagenverwaltung und Dokumentenerstellung deutlich einfacher, strukturierter und schneller geworden. Für die Anwender bringt dies eine erhebliche Arbeitserleichterung mit sich.

Der Landkreis Oldenburg ist 1933 bei der Oldenburgischen Verwaltungsreform aus Teilen der früheren Ämter Oldenburg und Delmenhorst sowie aus dem ehemaligen Amt Wildeshausen entstanden und gehört zu den wenigen sog. „Optionskommunen“ in Deutschland. Im Optionsmodell besitzt eine Kommune die alleinige Trägerschaft der Leistungen nach dem Sozialgesetzbuch II (SGB II). Damit ist der Landkreis Oldenburg ein zugelassener kommunaler Träger der Grundsicherung für Arbeitsuchende und somit für alle Anträge, Bescheide, Berichte usw. nach dem SGB II verantwortlich.

Ein leistungsfähiges und flexibel nutzbares Korrespondenzsystem ist damit essentiell für die tägliche Arbeit der zahlreichen Anwender im Landkreis Oldenburg.

Die Ausgangslage

In der Vergangenheit basierte die komplette Korrespondenz auf selbstentwickelten Word-Vorlagen. Die benötigte Dokumentenlogik wurde mit Visual Basic for Applications (VBA) programmiert. Das Problem: Es wurde immer schwieriger, diese Dokumentvorlagen effizient zu verwalten. Zum einen, weil die fachlichen Anforderungen an die Bescheid- und Dokumenterstellung immer weiter stiegen. Zum anderen überstiegen die Anforderungen das mit den vorhandenen Möglichkeiten Umsetzbare bei weitem.

Die Folge: Parallel zum eigentlichen Vorlagen-Pool erstellten die Sachbearbeiter in den 8 Gemeinden sowie im Landkreis zahlreiche Dokumentvorlagen selbst. Für jedes neue Dokument wurde praktisch eine Vorlage generiert. Wertvolle Ressourcen wurden gebunden – nicht nur für die Erstellung und Anpassungen an die verschiedenen Formate, sondern auch für die Suche nach der jeweils richtigen Vorlage.

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SmartDocuments im Arbeitsalltag

Durch die nahtlose Integration von SmartDocuments in die Fachapplikation können die Sachbearbeiter die benötigten Bescheide, Anschreiben, Berichte usw. direkt aus der Fachapplikation heraus erstellen“, sagt Torsten Wolter, Verfahrensbetreuer beim Landkreis Oldenurg und ergänzt: „Durch den Einsatz von SmartDocuments wurde die Dokumentenerstellung insgesamt wesentlich einfacher und strukturierter. Anpassungen an den Vorlagen können heute viel leichter und schneller durchgeführt werden.

In der Vergangenheit mussten Sachbearbeiter Dokumente immer wieder von Hand korrigieren bzw. ergänzen. So kam es vor, dass Inhalte bei mehrseitigen Dokumenten an verschiedenen Stellen korrigiert werden mussten. Teilweise mussten ganze Textpassagen von Hand gelöscht bzw. überschrieben werden. Da viele Bescheide im Umfeld der Sozialgesetzgebung (SGB II, SGB XII und AsylbLG) erstellt werden, ist die Erstellung inhaltlich korrekter Schreiben essentiell.

Ganz anders die Lage heute: „Durch die Übernahme aller relevanten Daten von der Fachapplikation in SmartDocuments ist die Gefahr nicht korrekt erstellter Bescheide deutlich gesunken. Insgesamt können sich die Sachbearbeiter heute viel mehr auf die Anliegen ihrer Bürger konzentrieren. Der ganze Prozess der Bescheiderstelllung läuft weitestgehend automatisiert und im Hintergrund, was zu einer erheblichen Entlastung der Sachbearbeiter führt“, so Torsten Wolter.

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SmartDocuments in der Praxis

Sachbearbeiter arbeiten wie gewohnt in der Fachapplikation. Der einzige Unterschied ist, dass anstatt Word jetzt SmartDocuments aus der Fachapplikation heraus aufgerufen wird. SmartDocuments übernimmt automatisch alle verfügbaren Daten in die Vorlage und ergänzt den Inhalt um die passenden Textbausteine. Das fertige Dokument steht dann in der Fachanwendung zur Verfügung und lässt sich weiterverarbeiten (Druck, Versand, Archivierung etc.). Zudem bietet das System die Möglichkeit, interaktive Workflows einzurichten.

„Mit SmartDocuments haben wir bereits 250 000 € für die Erstellung von 120 SAP-Dokumenttypen gespart.“

„Die Anzahl der Standarddokumente der Gemeinde wurde dank SmartDocuments enorm verringert: statt vorher 2.000 auf jetzt nur noch ca. 350.“

„Besonders gut hat uns gefallen, wie viel Sach- und Fachkenntnis SmartDocuments in das Projekt eingebracht hat. Der für uns eingerichtete Service- und Helpdesk ist rund um die Uhr erreichbar und man hilft uns sofort.“

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