Schutz von sensiblen Daten

Ist in Ihrem Unternehmen das Bewusstsein vorhanden, dass Dokumente personenbezogene und andere sensible Daten enthalten können, die nicht in falsche Hände geraten dürfen? Seit dem 25. Mai 2018 müssen alle Unternehmen die Vorgaben der DSGVO befolgen. Sind beispielsweise Ihre die betrieblichen Prozesse unterstützenden Programme ausreichend gesichert, um das Risiko von Datenlecks zu minimieren?

Privatsphäre und Datenschutz sind wichtig

Mit einer die betrieblichen Prozesse unterstützenden Software können Unternehmen Dokumente effektiver und effizienter erstellen und bearbeiten. Arbeitsverträge zum Beispiel sind einerseits häufig weitgehend standardisiert, enthalten aber andererseits auch vertrauliche, personenbezogene Daten.

Die Dokumente mit den Daten werden in den meisten Fällen in Microsoft Word bearbeitet. Und nicht selten speichert ein Mitarbeiter sie in bester Absicht abends noch schnell auf einem USB-Stick, um zu Hause noch einmal hineinzuschauen. Da ist doch nichts dabei, oder?

Doch, sehr wohl! Das Automatisieren von Prozessen und die nachfolgende Bearbeitung der Dokumente in Microsoft Word birgt gewisse Risiken, denn Word ist ein offenes System. Dokumente lassen sich ganz einfach bearbeiten und mit einem einfachen Knopfdruck per E-Mail verschicken. Doch was, wenn das Dokument nun versehentlich an den falschen Empfänger gesendet wird? Schon ist ein Datenleck entstanden, das innerhalb von 72 Stunden den zuständigen Behörden gemeldet werden muss, mit allen Konsequenzen.

SmartDocuments sorgt für Sicherheit

Doch wie lassen sich Prozesse automatisieren und gleichzeitig die damit einhergehenden Risiken minimieren? SmartDocuments hilft dabei. Mit SmartDocuments kann ein Dokument erstellt werden, ohne es unbedingt in Word öffnen zu müssen. Einfache Dokumente können vollständig in SmartDocuments erstellt werden, um unnötigen Risiken aus dem Weg zu gehen.