SD in deutschen Gemeinden – wo kommt die Software zum Einsatz?

Die öffentlich Verwaltung befindet sich mitten im Umbruchsprozess. Der Übergang zum E-Government, also die digitale Abwicklung geschäftlicher Regierungs- und Verwaltungsprozesse, ist die große Herausforderung dieser Zeit. Viele Entscheidungsträger in Gemeinden stehen vor der Aufgabe, das richtige Document Management System (DMS) anzuschaffen. Der Übergang von analog nach digital muss so reibungslos wie möglich über die Bühne gehen. Eine große Hilfe hierbei ist SmartDocuments, eine Softwarelösung, die die Erstellung, Bearbeitung und Archivierung von Dokumenten in Kommunen standardisiert und automatisiert. Nach dem großen Erfolg von SmartDocuments in niederländischen Gemeinden ist die intelligente Softwarelösung nun auch für deutsche Kommunen erhältlich. Wir haben darum für Sie zusammengefasst, in welchen Bereichen SmartDocuments in der öffentlichen Verwaltung zum Einsatz kommt.

Einstiegslösung: Dokumentvorlagen und Dokumentenmanagement

Viele Kommunen stehen gerade am Anfang des Digitalisierungsprozesses und arbeiten noch nicht mit einem DMS. Das ist zum Glück auch nicht nötig um SmartDocuments zu verwenden. Christian Mettner berichtet von seiner Erfahrung als Sales Manager für Deutschland: “Momentan verkaufen wir SmartDocuments in erster Linie als selbstständige Softwarelösung an deutsche Kommunen. Unsere Software funktioniert nämlich völlig unabhängig von anderen Systemen.” Als alleinstehendes Tool ist SmartDocuments die ideale Lösung für eine einheitliche Verwaltung von Dokumentvorlagen. Mitarbeiter können schnell und einfach Bescheide, Formulare, Anträge oder andere persönliche Dokumente erstellen. Dabei werden statische Vorlagen durch smarte Templates ersetzt. Auf diese Weise kann die Anzahl der Vorlagen deutlich verringert werden und das Entstehen von Übertragungsfehler wird ausgeschlossen.

Compliance und Corporate Identity Management

Ein weiterer Grund, warum sich viele Gemeinden und Landkreise für SmartDocuments entscheiden, sind die Möglichkeiten im Bereich Compliance und Corporate Identity. “Aus juristischer Sicht ist es wichtig, dass alle ausgehenden Dokumente mit den richtigen Gesetzesgrundlagen und Disclaimern versehen sind. Darüber hinaus ist es wichtig, dass eine Gemeinde bei der Kommunikation mit Bürgern und Partnern professionell auftritt. Dazu gehören unter anderem auch ein einheitlicher Schreibstil und ein standardisiertes Layout. Beides können wir unseren Kunden mit SmartDocuments garantieren.” Durch den Einsatz von SmartDocuments tritt eine Gemeinde professionell und konsistent in allen Medien auf und schafft auf diese Weise Vertrauen bei Bürgern und Partnern.

Erweiterter Einsatzbereich: Verknüpfung an ein DMS

Für alle Gemeinden, die bereits mit einem DMS arbeiten, bietet die Nutzung von SmartDocuments einen zusätzlichen Mehrwert. SmartDocuments lässt sich ganz einfach an Ihrem DMS verknüpfen. “Eine Verknüpfung von SmartDocuments mit einem DMS bietet viele Vorteile: In den meisten Gemeinden müssen die Mitarbeiter Metadaten per Hand eintippen. Dieses System ist nicht nur zeitintensiv sondern auch anfällig für Fehler. Hier kommt SD ins Spiel: Mit unserer Software müssen Metadaten nicht mehr einzeln per Hand eingeführt werden, sondern werden von der SmartDocuments Software automatisch generiert.“ Die Tools in SD sorgen also für eine benutzerfreundliche, einheitliche und automatische Verwaltung der Dokumentvorlagen  im DMS. Wenn eine Kommune bereits mit SmartDocuments arbeitet und erst später ein DMS einführt, kann SD auch nachträglich noch mit dem DMS verknüpft werden.

Integrationsmöglichkeiten voll ausschöpfen

Die große Stärke von SmartDocuments sind die schier unendlichen Integrationsmöglichkeiten mit anderen Anwendungen. Bei deutschen Behörden geht es hierbei meist um sogenannte Fachverfahren. Je mehr Fachverfahren mit SmartDocuments verknüpft sind, desto mehr Dokumente können einfach und zentral mit einer Softwarelösung verwaltet werden. Marco Dorst, Direktor von SmartDocuments, erklärt die aktuelle Lage: "Die Fachverfahren sind momentan im Zugzwang. Durch die neue Gesetzgebung müssen sie hohe Anforderungen erfüllen. Oft arbeiten Fachverfahren mit ineffizienten Tools und einem veralteten Output Management System. Die Betreiber der Fachverfahren haben dann die Wahl: Entweder mühsam und für viel Geld eine eigene Softwarelösung entwickeln oder die Verknüpfung mit SD. Es liegt dabei eigentlich auf der Hand, dass zweiteres für alle Parteien die einfachste Lösung ist. Wir sind darum momentan mit vielen Fachverfahren im Gespräch über eine mögliche Verknüpfung." Ein Beispiel für eine gelungene Zusammenarbeit zwischen SD und Fachverfahren ist unsere Kooperation mit Lämmerzahl. Das Unternehmen bietet Fachverfahren für kommunale Datenverarbeitung und ist seit 2013 offizieller Partner von SD. Christian Mettner schaut optimistisch in die Zukunft: "Unser Ziel für die kommenden Jahre ist es, SmartDocuments an so viele Fachverfahren wie möglich zu verknüpfen. Wir sind dabei auch auf den Input von deutschen Gemeinden angewiesen, welche Fachverfahren für sie zentral stehen. Mit diesen Fachverfahren suchen wir dann gezielt das Gespräch. Auf diese Weise können wir in den nachsten Jahres die Einsatzmöglichkeiten von SmartDocuments kontinuierlich erweitern."