Volle Kontrolle für Ihre Vorlagen dank einer guten Suchfunktion

Volle Kontrolle für Ihre Vorlagen dank einer guten Suchfunktion. Einfach clever!

Müssen Sie sich morgens immer wieder auf die Suche nach Ihrer Brille machen? Um dann überhaupt erst den Autoschlüsseln sehen zu können? Dann haben Sie doch schon die Nase voll vom Suchen, bevor Sie im Büro angekommen sind. Dann haben wir was für Sie gefunden! Kennen Sie schon unser Search Module? 

Wir haben oben vielleicht ein kleines bisschen übertrieben: Natürlich wird es bei Ihnen nicht jeden Tag ganz so schlimm sein, aber dass die meisten Menschen die Sucherei verabscheuen, ist kein Geheimnis. Ist ja auch logisch: Suchen ist pure Zeitverschwendung. Und was für das Suchen nach Brille und Schlüssel gilt, trifft auch auf das Suchen nach Textbausteinen in Ihren Dokumentvorlagen zu.

Kleine Änderung, viel Arbeit  

Endlich: In ein paar Wochen findet der lang erwartete Umzug statt. Dann heißt es: „Auf Nimmerwiedersehen, altes Bürogebäude, mit deiner stickigen Luft und dem ungenießbaren Kaffee!“ Stattdessen: „Hallo, neuer Arbeitsplatz mit perfekter Klimaanlage und Kaffeevollautomat!“ Die kommenden Wochen stehen im Zeichen von Aufgaben wie Schreibtische ab- und aufbauen, Schränke ausräumen und Kunden informieren. Und auch, wenn die Verwaltung der Dokumentvorlagen zu Ihren Aufgaben im Unternehmen zählt, haben Sie einiges zu tun: Sie müssen dafür sorgen, dass die gesamte ausgehende Kommunikation, wo nötig, mit der neuen Adresse versehen wird. In einem kleinen Betrieb mit nur einem Dutzend Vorlagen ist das natürlich schnell erledigt, aber was, wenn sich im Unternehmen inzwischen Hunderte oder sogar Tausende von Dokumentvorlagen angesammelt haben? Dann müssen Sie sich auf eine wahre Herkulesaufgabe gefasst machen.

Der Komfort einer gut funktionierenden Suchfunktion 

Für Anwendungsmanager in großen Unternehmen kann sich das Erstellen, Anpassen und Löschen von Dokumentvorlagen zu einer Vollbeschäftigung ausweiten. Schon eine Adressänderung kann viel Arbeit verursachen, wenn alle Textbausteine daraufhin überprüft werden müssen, ob sie Elemente der alten Anschrift enthalten. Die Suchfunktion von SmartDocuments, das sogenannte „Search Module“, ist in diesen Fällen Ihr bester Freund. Damit finden Sie mit einem einfachen Suchauftrag alles, was Sie benötigen. Mit dem Modul lässt sich Text, den Sie ändern oder kontrollieren möchten, schnell und einfach nicht nur im Fließtext sowie in Kopf- und Fußzeilen von Dokumentvorlagen, sondern auch in speziellen Textbausteinen finden. Die Suchfunktion sagt Ihnen auch genau, welche Textbausteine in welcher Vorlage zum Einsatz kommen. Sobald Sie gefunden haben, wonach Sie suchen, braucht der Text nur einmal im jeweiligen Baustein geändert zu werden und erscheint danach korrekt in jedem Dokument.

Super, so eine Suchfunktion, oder? Schade, dass es sowas nicht auch für Brille und Autoschlüssel gibt.

Hoch lebe die Suchfunktion!

Wünschen Sie weitere Informationen über das Search Module von SmartDocuments? Bitte kontaktieren Sie uns!