Test Ihrer interaktiven Dokumentvorlage

Sie haben Gäste eingeladen und haben sich dafür entschieden, sich an das komplizierte Rezept eines weltberühmten Sternekochs zu wagen. Natürlich testen Sie das Endergebnis ausgiebig, bevor Sie es Ihren Gästen vorsetzen. Total logisch! Alles, was Sie zum ersten Mal zubereiten, müssen Sie erstmal testen. Oder? Mit einer interaktiven Dokumentvorlage ist das nicht anders. Egal, wie überzeugt Sie von der Genialität Ihrer cleveren Vorlage auch sind: Machen Sie die Probe!

Ein Gericht auszuprobieren, finden wir vollkommen normal. Das bedeutet nicht, dass Sie ein schlechter oder unerfahrener Koch sind. Ganz im Gegenteil: Sie wissen, welche Gerichte Sie probieren möchten und möchten überprüfen, ob sie bereits perfekt gelungen sind. Mit der Entwicklung einer cleveren Vorlage verfolgen Sie dasselbe Ziel. Ihre „Gäste“ sind in diesem Fall die Benutzer. Sie möchten, dass sie eine perfekt funktionierende Vorlage vor die Nase gesetzt bekommen. Testen Sie sie also! Dies gilt auch für kleine Änderungen an einer bestehenden Vorlage. Wenn wir dies wieder auf die Kochkunst übertragen… Die eine Peperoni mehr kann einen bedeutenden Unterschied machen. Positiv (lecker scharf) oder negativ (wo ist der Feuerlöscher?!).

Darum ist ein Vorlagentest so wichtig

Genauso wie ein Autor ein kleines Wörtchen vergisst, obwohl er seinen Blogartikel drei Mal gelesen hat, können Sie als Vorlagenersteller auch einige Dinge übersehen. Wenn Sie Ihre neue oder geänderte Dokumentvorlage testen, sehen Sie sofort, welche Dinge Sie noch optimieren müssen. Sie durchlaufen schon mal die Schritte, die der Benutzer demnächst auch durchlaufen muss, um zu sehen, ob alles funktioniert. So haben Sie nach Freigabe der Vorlage nicht plötzlich Anna vom Kundenservice im Büro stehen und Chris vom Rechnungswesen am Telefon. Sie sparen sich eine Menge Zeit (und Ärger).

Wie testen Sie Ihre Dokumentvorlage?

Sobald Sie mit Ihrer neuen oder geänderten Vorlage fertig sind, können Sie diese testen. Funktioniert alles so, wie Sie es möchten? Ist die Änderung wirklich eine gute Ergänzung? Ist die Vorlage logisch aufgebaut? Möchten Sie Feedback von Kollegen? Dann können Sie Ihre Vorlage in SmartControl „einchecken“. Dort sichern Sie Ihre Dokumentsvorlage sozusagen. Die Vorlage ist jetzt noch nicht für den Benutzer zu sehen, aber für Ihre Vorlagenerstellungskollegen. Diese können nun einen kritischen Blick auf Ihre Vorlage werfen und, falls nötig, Änderungen vornehmen. Mithilfe des Co-Authoring-Moduls können Sie anderen auch gezielt eine Aufgabe zuweisen. Ist Ihre Dokumentvorlage so, wie Sie sie gerne haben möchten? Dann raus damit! Nach der Veröffentlichung Ihrer Vorlage ist diese für jeden sichtbar, der über die Berechtigung verfügt, mit der Vorlage zu arbeiten.

Ausbildung neuer Vorlagenersteller

Die Möglichkeit, neue und geänderte Dokumentvorlagen in einer sicheren Umgebung testen zu können, ist eine Hilfe bei der Ausbildung neuer Vorlagenersteller. Diese können selbstständig arbeiten, ohne einen irreparablen Schaden anzurichten. Und Sie als Vorlagenerstellungschef können die eingecheckten Vorlagen einer strengen Prüfung unterziehen, bevor sie auf die Welt losgelassen werden.

Änderungen rückgängig machen

Dass Sie Ihre Vorlage erfolgreich getestet haben, sagt nicht immer alles. Sie haben eine geniale Änderung an der Vorlage vorgenommen, an die sich aber niemand gewöhnen kann? Oder hat Ihre letzte Änderung eine regelrechte Katastrophe ausgelöst und erstellen Ihre Kollegen seitdem die sonderbarsten Dokumente? Keine Sorge! Auch nach der Veröffentlichung Ihrer geänderten Dokumentvorlage können Sie alles wieder rückgängig machen. Dank der Versionsverwaltung von SmartDocuments können Sie im Notfall immer wieder zur alten Version einer Vorlage zurückkehren. Eine nagelneue Vorlage, an der noch einige Änderungen vorgenommen werden müssen, kann natürlich auch jederzeit angepasst werden.

Wir wissen natürlich, dass Sie als Vorlagenersteller kaum Fehler machen. Aber ein zusätzlicher Test kann nicht schaden, oder? Möchten Sie wissen, welche genialen Vorlagenerstellungsoptionen SmartDocuments sonst noch bietet? Fordern Sie hier eine Demo an!