Vorlagenverwaltung – was ist das?

Wie wichtig ist Ihnen das Auftreten Ihres Unternehmens oder Ihrer Organisation? Sehr wichtig, hoffen wir, denn dies ist ein wichtiger Bestandteil Ihres Brandings. Konsistenz ist dabei von entscheidender Bedeutung, aber leider nicht immer Standard. Die konsistente Umsetzung eines Corporate Designs ist viel schwieriger als man denkt. Statt mit Vorlagen wird häufig noch zu viel aus der hohlen Hand heraus gearbeitet.

Sie möchten einen Brief an Ihre Kunden verfassen? Prima, wenn es dafür ein Standarddokument gibt, oder ein früheres Schreiben, das Sie schnell anpassen können. Sobald Sie (in einem von hunderten Ordnern auf der Festplatte) etwas Passendes gefunden haben, können Sie sich an die Arbeit machen und das alte Dokument wo nötig überarbeiten und ergänzen. Dann noch schnell einen Kollegen drüber schauen lassen, und abschicken, und schon ist wieder ein Punkt auf der heutigen To-do-Liste abgehakt.

Ein Fehler ist schnell gemacht

Situationen wie die oben beschriebene kennt fast jeder. Niemand hat Lust, das Rad jedes Mal neu zu erfinden, besonders nicht dann, wenn doch auf der Festplatte alles schon vorhanden ist. Und natürlich haben Sie recht – bis zu einem gewissen Punkt. Wir möchten Ihnen den Start in den Arbeitstag nicht verderben, aber sind Sie sicher, dass Sie ein fehlerfreies Dokument verschickt haben? Und schon kommen Sie ins Grübeln …

Habe ich das Logo überprüft? Stimmen die Farben und das Layout? Sind die verwendeten Standardtexte noch auf dem neuesten Stand? Auf den ersten Blick schien alles zu stimmen. Aber denken Sie daran, dass eine kleine Änderung am Corporate Design oder dem Tonfall nicht sofort auffällt. Es könnte also sein, dass Ihr Schreiben nicht vollständig den (aktuellen) Unternehmensrichtlinien entspricht. Hätten Sie das verhindern können? Aber ja!

Vorlagenverwaltung – was ist das?

Vorlagenverwaltung klingt beeindruckend, aber was genau verbirgt sich dahinter? Diese Frage wird uns häufig gestellt. Vorlagenverwaltung (oder auf Englisch „Document Template Management“) ist die Lösung für eine konsistente Kommunikation. Dabei werden Dokumentvorlagen (in unserer Branche auch „Document Templates“ genannt) in einem zentralen System erstellt und gespeichert. Alle Mitarbeiter des Unternehmens nutzen dieses System und haben so stets die aktuelle Version der gewünschten Vorlage zur Hand. Eine gute Vorlagenverwaltung ist die solide Basis für eine optimale Dokumentenerstellung.

Optimales Versionsmanagement: Schluss mit großem Durcheinander!

Aber wer garantiert, dass Kollegen nicht doch an den Vorlagen herumbasteln? Wir! Diese Systeme sind so konzipiert, dass Änderungen an Vorlagen nur von dazu eigens autorisierten Mitarbeitern vorgenommen werden können. Sie sind für das sogenannte „Template Management“ verantwortlich, sprich die eigentliche Vorlagenverwaltung. Nur sie können Anpassungen am Corporate Design oder an Standardtexten vornehmen. Wer nun ein personalisiertes Dokument erstellen will, kann sicher sein, die Originalvorlage (mitsamt dem Corporate Design und den Standardtexten) nicht aus Versehen zu ändern. Auf diese Weise ist ein optimales Versionsmanagement gesichert und die Personalisierung von Vorlagen geschieht stets mit der jeweils aktuellen Version.

Vorlagen einfach finden

Die Zukunft liegt in der zentralen Verwaltung digitaler Vorlagen. Schon heute ist diese Technik für kleine und große Unternehmen absolut praxistauglich. Zwar arbeiten in kleinen Unternehmen und Organisationen weniger Menschen, aber Unordnung entsteht schneller, als man denkt. Ein System für das Vorlagenmanagement ist besonders praktisch für die Auffindbarkeit der jeweils aktuellen Vorlage. Stundenlanges Klicken durch Dutzende Ordner gehört dann der Vergangenheit an. Besonders für große Unternehmen und Organisationen mit zahlreichen Abteilungen und Mitarbeitern ergibt sich eine erhebliche Zeitersparnis – und Zeit ist Geld! Zusätzlicher Vorteil: Die Vorlagen werden ganz normal in Word erstellt, einer Software, die – davon gehen wir der Einfachheit halber einfach einmal aus – jedem bekannt sein dürfte.

Dokumentenerstellung ohne Kopfzerbrechen

In heutigen Vorlagenverwaltungssystemen wie dem von SmartDocuments lassen sich ganz leicht moderne Vorlagen erstellen, die über viele Jahre hinweg verwendet werden können. Ebenso leicht lassen sich jedoch auch jede Woche aufs Neue dynamische Vorlagen anfertigen.

Für die konsistente Anwendung Ihres Corporate Designs ist ein gutes System für die Vorlagenverwaltung unverzichtbar. Und wenn dieses System nun auch noch Zeit spart und Frustration verhindert? Wer kann dazu schon Nein sagen? Wir jedenfalls nicht.