> Kennishub > Blog > Blogs > Automatiseer je documenten door middel van XML en JSON
Automatiseer je documenten door middel van
XML en JSON
Inhoud
Slimme documentcreatie vraagt om meer dan alleen een sterk basissjabloon. Het succes van documentautomatisering hangt af van hoe soepel systemen en gegevens met elkaar samenwerken. XML en JSON spelen daarin een sleutelrol en vormen binnen SmartDocuments een essentieel onderdeel van slimme documentcreatie.
Van sjabloon tot compleet document
Met SmartDocuments creëer je documenten op basis van slimme sjablonen. De sjabloonbeheerder vult deze sjablonen onder andere met XML-velden, gekoppeld aan specifieke datapunten. Dat kunnen basisgegevens zijn zoals een naam, adres, geboortedatum, maar ook actuele informatie, bijvoorbeeld de status van een proces of de hoogte van een nog openstaand bedrag. Elk XML-veld bevat als het ware een ‘vraag’, waarvan het antwoord vastligt in een database.
Wanneer een eindgebruiker met SmartDocuments een document opstelt, zijn er twee manieren om data via XML en JSON te verwerken:
- De eindgebruiker start de documentcreatie vanuit bijvoorbeeld een zaaksysteem en dit zaaksysteem start SmartDocuments met een XML-bestand of JSON-bestand.
- SmartDocuments krijgt via een webservicevraag automatisch de benodigde data uit gekoppelde systemen, met of zonder tussenkomst van de gebruiker.
In beide gevallen haalt SmartDocuments de juiste en actuele gegevens uit de bron en plaatst ze op de juiste plek in het document. Zo ontstaat binnen een mum van tijd een correct ingevuld, gepersonaliseerd document, zonder handmatige invoer of foutgevoelig knip- en plakwerk.
De schakel tussen data en document
Binnen SmartDocuments zijn er verschillende manieren om data te verwerken in documenten. Je kunt gegevens rechtstreeks overnemen, maar SmartDocuments biedt ook ruimte voor verrijking en omzetting. Dat is handig wanneer de brondata niet precies overeenkomt met hoe jij wil dat het in het document wordt weergegeven. Zo kan een datum als 1975-10-23 automatisch worden weergegeven als ‘donderdag 23 oktober 1975’, of kan een bedrag worden omgezet naar de juiste valuta. Zo zet je XML en JSON in voor correcte en actuele documenten die perfect aansluiten bij jouw organisatie.
Het slim inzetten van XML en JSON maakt documentcreatie sneller, consistenter en betrouwbaarder. Minder handmatige invoer van gegevens leidt tot minder kans op fouten en het maakt documentcreatie efficiënter. Bovendien draagt slimme automatisering bij aan gepersonaliseerde communicatie en zo wordt elk document een professioneel visitekaartje van je organisatie.
Benieuwd hoe XML, JSON en onze software samen zorgen voor foutloze, gepersonaliseerde documenten? Neem contact met ons op voor een demo!