> Kennishub > Klantverhalen > Productie > Ejendals
Het vereenvoudigen en verbeteren van veiligheidsrapportages bij Ejendals
Bij Ejendals, leverancier van veiligheidsschoenen en -handschoenen, staat een uitstekende klantbeleving voorop. Frank Samadani vertelt hoe SmartDocuments het ingewikkelde proces van het opstellen van veiligheidsrapporten heeft verbeterd, waardoor het nu efficiënter, professioneler en gebruiksvriendelijker verloopt.
Verbeteren van de klantbeleving
Ejendals levert veiligheidsschoenen en -handschoenen aan klanten en hun werknemers over de hele wereld. Frank Samadani, Value Added Service Manager bij Ejendals, richt zich op het verbeteren van de klantbeleving die het bedrijf biedt. “Een van mijn verantwoordelijkheden is de risicobeoordeling, waarbij onze veiligheidsexperts veiligheidsgevaren en risico’s op de werkplek in kaart brengen. Op basis daarvan stellen we een veiligheidsrapport op met aanbevelingen en oplossingen om de risico’s op letsel te verkleinen.”
“Voorheen gebruikten we Microsoft Word-documenten om ons verkoopteam te ondersteunen bij het opstellen van de veiligheidsrapporten,” zegt Frank. “Maar veel gebruikers vonden het sjabloon te lang en ingewikkeld. Vooral voor mensen die minder IT-vaardig zijn, kon het een uitdaging zijn om documenten correct op te maken.”
Positieve instelling
“Daarom ben ik op zoek gegaan naar een oplossing om het maken van veiligheidsrapporten eenvoudiger te maken”, vervolgt Frank. “Toen ik de website van SmartDocuments bekeek, had ik meteen het gevoel dat dit de juiste oplossing voor ons kon zijn. De eerste gesprekken en demonstratie die SmartDocuments gaf, waren ook veelbelovend. Beide IT-afdelingen werden in een vroeg stadium betrokken om de mogelijkheden van de tool te verkennen. Dat bleek enorm waardevol: we konden zo dieper ingaan op onze wensen en deze vergelijken met de functionaliteit van SmartDocuments. Al snel concludeerden we dat het zou kunnen werken. Ik maakte de uitdaging groter door te vragen of we onze productdatabase konden integreren in SmartDocuments. Kort daarna kregen we een demo die liet zien hoe dat kon worden gerealiseerd. Het SmartDocuments-team had een ‘Can-do!’-houding, wat ik zeer waardeerde.”
“Daarom ben ik op zoek gegaan naar een oplossing om het maken van veiligheidsrapporten eenvoudiger te maken”, vervolgt Frank. “Toen ik de website van SmartDocuments bekeek, had ik meteen het gevoel dat dit de juiste oplossing voor ons kon zijn. De eerste gesprekken en demonstratie die SmartDocuments gaf, waren ook veelbelovend. Beide IT-afdelingen werden in een vroeg stadium betrokken om de mogelijkheden van de tool te verkennen. Dat bleek enorm waardevol: we konden zo dieper ingaan op onze wensen en deze vergelijken met de functionaliteit van SmartDocuments. Al snel concludeerden we dat het zou kunnen werken. Ik maakte de uitdaging groter door te vragen of we onze productdatabase konden integreren in SmartDocuments. Kort daarna kregen we een demo die liet zien hoe dat kon worden gerealiseerd. Het SmartDocuments-team had een ‘Can-do!’-houding, wat ik zeer waardeerde.”
“Na de aankoop volgden we een informatieve tweedaagse training onder begeleiding van een consultant van SmartDocuments,” zegt Frank. “We hebben in die twee dagen veel geleerd. De implementatie kreeg een boost doordat SmartDocuments ons hielp bij het opzetten van het raamwerk van de documentsjabloon voor onze rapporten. Mij is verteld dat ons rapport een van de meest complexe is, dus die eerste ondersteuning was van grote waarde. Werken met de back-end van SmartDocuments en hun sjabloontool is goed te doen zodra je ermee vertrouwd bent. Er is geen programmeerkennis nodig, omdat het systeem gebruikmaakt van invulvelden. Tijdens de implementatie kwamen er enkele knelpunten naar voren, maar die werden snel en goed opgelost.”
Grote stap vooruit
Frank: “Onze veiligheidsbeoordeling is een optionele service met toegevoegde waarde voor klanten. De complexiteit van het opstellen van de rapporten weerhield ons er eerder vaak van om deze service actief aan te bieden. Nu, met SmartDocuments, is het verkoopteam veel eerder geneigd om de dienst te promoten. Hoewel SmartDocuments intern nog niet officieel is gelanceerd, zijn we enthousiast over de mogelijkheden. Degenen die de tool hebben gezien, willen er graag mee aan de slag. Ze zien de eenvoud en hebben er vertrouwen in dat ze ermee kunnen werken. Dit is een belangrijke stap voor ons bedrijf: we kunnen deze service nu efficiënter en toegankelijker aanbieden.”
“Wat ik het meest waardeer aan SmartDocuments is de eenvoud.”
“Dankzij SmartDocuments kunnen onze veiligheidsexperts de rapporten op een meer professionele en gestructureerde manier opstellen. Elk rapport bevat maatwerkadviezen met passende oplossingen. Door de koppeling met ons webgebaseerde Product Informatie Management-systeem kunnen we productafbeeldingen, beschrijvingen en prestatiescores direct in het rapport opnemen. SmartDocuments heeft het rapportageproces aanzienlijk efficiënter gemaakt: de rapporten zijn van hoge kwaliteit én het bespaart ons tijd.”
Kracht door eenvoud
“Wat ik het meest waardeer aan SmartDocuments is de eenvoud,” besluit Frank. “Het systeem is krachtig juist doordat het zo gebruiksvriendelijk is. Ik kan de sjablonen zelf aanpassen, zonder afhankelijk te zijn van het SmartDocuments-team. Dat is een groot voordeel ten opzichte van andere oplossing, waarbij vaak ondersteuning van een consultant nodig is. En als we toch hulp nodig hebben, staat hun supportteam altijd klaar – bereikbaar, betrokken en bereid om mee te denken.”
Vraag een demo aan en ontdek hoe SmartDocuments jouw organisatie kan ondersteunen!