> Kennishub > Blog > Blogs > Wat de European Accessibility Act…
Wat de European Accessibility Act betekent voor jouw documentoutput
Traditionele documentcreatie werkt toegankelijkheid tegen
In veel organisaties is documentcreatie een handmatig proces; medewerkers hergebruiken een document of tekst uit een eerdere versie, passen deze aan, bewaren het vervolgens lokaal en delen het via bijvoorbeeld e-mail. Naast dat dit een foutgevoelige manier van werken is, leidt het allesbehalve tot het efficiënt maken van digitaal toegankelijke documenten. Als medewerkers de richtlijnen al kennen, is het vaak een gigantische klus om het in elk document toe te passen.
EAA: Geen incidentele correctie maar structurele toegankelijkheid
De Europese wet voor toegankelijkheid geldt voor organisaties die diensten leveren op het gebied van E-handel, audiovisuele media, bankieren, elektronische communicatie, e-books en onderdelen van personenvervoer. De EAA vraagt om het structureel toepassen van digitale toegankelijkheid. Het gaat dus ook om álle documenten die je als organisatie digitaal aanbiedt, ongeacht wie het document opstelt. Want voor organisaties die producten of diensten aanbieden die onder de EAA vallen, geldt dat ook de digitale documenten die hiervan deel uitmaken, toegankelijk moeten zijn.
De richtlijnen voor toegankelijkheid zijn complex en voor efficiëntie en standaardisatie is het daarom van belang om toegankelijkheid slim te verankeren in de organisatie. Als het om digitaal toegankelijke documenten gaat ligt het antwoord in documentautomatisering op basis van slimme sjablonen.
Documentsjablonen als fundament voor toegankelijkheid
Interactieve documentcreatie op basis van documentsjablonen kan digitaal toegankelijke documenten garanderen. Die claim klinkt groot, maar is verrassend haalbaar. Door instellingen, content en huisstijl centraal te beheren, genereert elke medewerker automatisch documenten die voldoen aan de richtlijnen voor digitale toegankelijkheid. Het documentsjabloon is het fundament: één goed ingericht vertrekpunt zorgt voor toegankelijke output. Op deze manier bereik je:
- De juiste documentstructuur: koppen, leesvolgorde, etc. zijn goed gedefinieerd zodat schermlezers het document op de juiste wijze weergeven
- Consistentie output: Elk document is gebaseerd op dezelfde, toegankelijke blauwdruk
- Toegankelijke elementen: Alt-teksten bij afbeeldingen, goede kleurcontrasten en leesbaarheid – alles is vooraf ingesteld
- Automatische updates: Wanneer toegankelijkheidseisen or interne afspraken wijzigen, hoef je alleen het sjabloon aan te passen. De output volgt automatisch en wordt gecentraliseerd gedistribueerd.
Ongeacht welk document de eindgebruiker opstelt, de digitale toegankelijkheid is gegarandeerd dankzij standaardisatie en centralisatie van sjabloonbeheer. Bijkomend voordeel? Die toegankelijkheidsscan achteraf kun je zo goed als de deur uit doen. Controleer je basissjabloon op toegankelijkheid, en alle documenten die op basis van dit sjabloon worden samengesteld, voldoen aan de WCAG-eisen.
Is je huidige documentoplossing EAA-proof?
Veel organisaties, met name binnen de overheid, hebben al een document-outputfunctionaliteit in huis, bijvoorbeeld binnen hun zaaksysteem of DMS. Hoewel dit een stap is richting standaardisatie, is de documentgeneratie vaak beperkt en statisch. De focus ligt op technische integratie, niet op toegankelijkheid. Om te voldoen aan de EAA-norm, zijn gestructureerde koppen, logische leesvolgorde en cruciale metadata vereist. Toegankelijke documentcreatie vraagt dus om meer dan het samenvoegen van variabelen. Het vraagt inhoudelijke controle over de opbouw, semantiek en outputformats. Dit kan alleen efficiënt als toegankelijkheid een vast onderdeel is van het sjabloonontwerp en daarmee van het gegenereerde eindproduct.
Specifieke velden in een document anonimiseren doe je via onze SmartEditor, waar de inhoud van het sjabloon wordt opgebouwd. Je selecteert de gewenste velden en markeert deze in SmartEditor met de tool ‘anonimiseren’.
Zodra het ingestelde sjabloon klaar is en gepubliceerd, kunnen de eindgebruikers het gebruiken om documenten te maken. Aan deze documenten is nog niets te zien, het anonimiseren gebeurt later pas, op aanvraag. Wel is het zo dat in het gegenereerde document de (geselecteerde) variabelen fixed zijn. Dit betekent dat ze niet meer aan te passen of te verwijderen zijn. Dit is handig, want zo herkent onze anonimiseerapplicatie precies wat geanonimiseerd moeten worden. Het betekent ook dat onze functionaliteit alleen werkt voor documenten die zijn gemaakt met SmartDocuments, met een sjabloon dat op een van de beschreven manieren is ingesteld.
Van compliance naar kwaliteit
De European Accessibility Act is meer dan een compliance-verplichting. Het biedt mogelijkheden om documentcreatie te professionaliseren en iedere ontvanger in je doelgroep op correcte wijze te bedienen. Met interactieve, digitaal toegankelijke sjablonen leg je het fundament voor structurele, toekomstbestendige documentcreatie. En dát is niet alleen een antwoord op de EAA, het is een antwoord op de bredere roep om digitale toegankelijkheid. Ons advies? Zie 28 juni niet als deadline, maar als mijlpaal voor digitale inclusie.