> Resurser > Blog > Bloggar > Generera ett stort antal…
Generera ett stort antal dokument snabbt och exakt med vår High Volume-modul
SmartDocuments programvara för dokumentgenerering gör det enkelt att skapa vackra, skräddarsydda dokument – helt automatiserat och allt. Men, hur är det när det inte handlar om tio eller hundra dokument, utan fler än tio tusen?
Om du arbetar i en dokumentintensiv organisation vet du hur tidskrävande och felbenäget det är att manuellt skapa dokument. Oavsett om det är brev eller fakturor, speciellt om du måste kundanpassa dokumenten, är risken för fel stor. Om du sedan dessutom vill ha dem alla i enlighet med den grafiska profilen, behöver du avsätta en hel del tid för dessa ändamål.
Effektiviserat dokumentskapande
Lyckligtvis finns det verktyg (som SmartDocuments :-)) som effektiviserar dokumentgenereringen, vilket sparar tid och pengar. Dessutom gör det också arbetet mycket trevligare, helt enkelt för att det ger energi att kunna eliminera repetitiva uppgifter och att kunna utföra sitt jobb mer effektivt. SmartDocuments mjukvara gör detta med hjälp av smarta mallar. Med vår lösning hanterar ni ert mallinnehåll och grafisk profil (såsom logotyp, marginaler och typsnitt) i en enda central plattform. Dokument skapas baserade på förbyggda mallar och anpassas av slutanvändaren med en praktisk dialogskärm, eller automatiseras helt med till exempel XML eller JSON.
Stora siffror, komplexa dokument
Anta att ni vill skapa ett riktigt stort antal komplexa dokument med vår programvara. Tänk dig fakturor, lönebesked eller ett brev om en kommande hyreshöjning, adresserat till exempelvis tiotusen mottagare. Vi pratar om komplexa dokument med alla möjliga skillnader mellan dem, fler än bara en personlig adressering. Trots alla dessa variationer måste dessa dokument skapas i samma format.
Om detta är er dagliga rutin, då är vår modul för High Volume lösningen. För, även om vår standardprogramvara syftar till att göra processen så effektiv och automatiserad som möjligt, med sådana kvantiteter når ni snart gränsen för vad som är maximalt genomförbart. Med High Volume-modulen flyttar vi den gränsen många pinnhål uppåt.
Asynkrona köer
Vår modul för High Volume låter er skapa ett stort antal unika dokument snabbt och effektivt. Med denna modul är det möjligt att generera till exempel 1 000 olika dokument utifrån 1 000 olika XML-filer. Varför behöver ni den här modulen? Att hämta data, placera det på rätt plats i dokumentet och sedan skapa dokumentet, är olika processer som måste genomföras för alla dessa dokument. Det är komplext och betungande för höga dokumentvolymer. Därför arbetar vår modul med flera, asynkrona köer. Det gör det enkelt att ingripa om något går fel någonstans i någon av processerna. Dessutom så gör vi det tydligt i vilket dokument som det gick fel.
Vår High Volume-lösning gör det också möjligt att planera de olika processerna i förväg. Detta ger er fullständig kontroll över hela arbetsflödet för alla dessa komplexa dokument.
Hur är det med ”koppla dokument”?
”Koppla dokument”, vad är det nu igen? Det är den traditionella kopplingen av data från en datakälla (vanligtvis ett Excelark) till en ordbehandlare såsom Word. Detta är också möjligt med SmartDocuments, med vår modul Multi Document Output (MDO). Skillnaden med vår High Volume-modul är att MDO genererar alla dokument utifrån en datakälla och en mall. Om du arbetar med flera datakällor eller skapar tiotusentals dokument är High Volume-modulen den du behöver.
Vår lösning kommer väl till pass i alla situationer där ni vill generera ett stort antal dokument snabbt men också exakt. Genom att automatisera dokumentskapandet sparar ni tid, minskar fel och förbättrar enhetligheten och noggrannheten. Med modulen för High Volume kan ni generera stora (riktigt gigantiska) mängder av dokument supersnabbt. Vill du veta mer om vår High Volume-modulen? Kontakta oss redan idag!