> Kennishub > Blog > Blogs > Bewezen integraties die…
Bewezen integraties die documentcreatie versterken
In de snel veranderende zakelijke wereld is documentcreatie meer dan het simpelweg aanmaken van bestanden. Het draait om het verbinden van systemen, het stroomlijnen van processen en het waarborgen van consistentie binnen de organisatie. Moderne organisaties vragen oplossingen die naadloos aansluiten op hun bestaande IT-landschap. Dit is waar bewezen integraties in beeld komen. Door SmartDocuments te koppelen aan primaire bedrijfssystemen kunnen organisaties documentcreatie automatiseren, handmatig werk verminderen en het samenstellen van documenten vereenvoudigen.
Van sjabloon tot compleet document
Documentautomatisering komt tot zijn recht wanneer het niet op zichzelf staat. In plaats van dat medewerkers telkens opnieuw gegevens handmatig invoeren, koppelt SmartDocuments rechtstreeks aan bestaande gegevensbronnen en bedrijfssystemen. Zo worden sjablonen op het moment van aanmaken automatisch gevuld met de juiste gegevens. Dit resulteert in correcte en consistente documenten die sneller gereed zijn. De integratielaag van SmartDocuments haalt gegevens op uit externe bronnen en plaatst deze op de juiste plekken in het document, wat fouten voorkomt en tijd bespaart.
Het ophalen van gegevens is één functie van integraties. SmartDocuments ondersteunt naast het vullen van documenten ook het volledige documentproces eromheen. Zo kan SmartDocuments bijvoorbeeld rechtstreeks vanuit bestaande systemen worden gestart, waardoor gebruikers documenten kunnen opstellen binnen hun vertrouwde werkwijze. Daarnaast kan een document, nadat het is aangemaakt, automatisch worden opgeslagen en gedeeld binnen de bestaande samenwerkings- en opslagomgevingen van de organisatie. Daarmee sluit het aan op het bredere digitale landschap van de organisatie.
Hieronder bespreken we welke bewezen integraties dit mogelijk maken.
1. Microsoft Teams & SharePoint
Veel organisaties maken al gebruik van Microsoft 365-toepassingen zoals Teams en SharePoint voor samenwerking en het opslaan van documenten. SmartDocuments integreert rechtstreeks met deze platforms, zodat gebruikers documenten kunnen opstellen vanuit hun vertrouwde werkomgeving. Met de Teams-integratie kunnen gebruikers SmartDocuments starten, een sjabloon kiezen, gegevens invoeren en het document genereren, zonder de Teams-omgeving te verlaten. De aangemaakte documenten worden veilig opgeslagen op de gekozen locatie, met behoud van metadata en structuur.
Op vergelijkbare wijze maakt de SharePoint-integratie het mogelijk om documentcreatie vanuit SharePoint te starten en het voltooide document automatisch in dezelfde map op te slaan. Zo blijven documenten geordend, goed vindbaar en in lijn met interne richtlijnen voor opslag en toegang.
2. SAP-integratie
Enterprise Resource Planning (ERP)-systemen zoals SAP vormen de basis van veel grote organisaties. Ze bevatten essentiële gegevens over klanten, producten, financiën en bedrijfsprocessen. SmartDocuments integreert met SAP-systemen, waaronder SAP S/4HANA, waardoor gegevens uit SAP automatisch worden ingevoegd tijdens het opstellen van documenten.
Hierdoor is handmatig kopiëren en plakken niet meer nodig, blijft informatie in documenten consistent en worden sjablonen op een uniforme manier gebruikt. Dit bespaart tijd bij het opstellen en beheren van sjablonen en zorgt voor een betrouwbare aansluiting tussen transactiesystemen en formele documentatie.
3. Documentmanagement- & bedrijfssystemen
Naast samenwerkings- en ERP-systemen koppelt SmartDocuments met een breed scala aan bedrijfssystemen om het proces van documentgeneratie te ondersteunen. Denk bijvoorbeeld aan:
- Documentmanagementsystemen (DMS): centrale omgevingen voor het opslaan en beheren van documenten
- Business Process Management (BPM)-systemen: systemen die werkprocessen binnen de organisatie automatiseren
- Zaaksystemen: toepassingen voor het beheren van klant- en zaakgegevens
- Workflowsystemen: systemen die meerstapsprocessen aansturen en automatiseren.
Deze integraties maken het mogelijk om gegevens op te halen, documentcreatie te starten op basis van procesgebeurtenissen en voltooide documenten weer in de juiste systemen op te slaan. Zo verlopen documentprocessen samenhangend en geautomatiseerd.
4. White-label & maatwerk
Voor organisaties met specifieke toepassingen ondersteunt SmartDocuments white-labelintegraties en koppelingen met specifieke databases. Of het nou gaat om REST- of SOAP-API’s, of van een koppeling met externe webapplicaties, deze integratiemogelijkheden zorgen ervoor dat SmartDocuments in vrijwel elk IT-landschap kan worden ingepast. Deze flexibiliteit is vooral relevant wanneer documentcreatie slechts een stap is binnen een breder bedrijfsproces.
De basis van moderne documentcreatie
Integraties vormen de basis van moderne documentcreatie. Door SmartDocuments te koppelen aan samenwerkingsplatforms zoals Microsoft Teams en SharePoint, ERP-systemen zoals SAP en uiteenlopende andere bedrijfssystemen, kunnen organisaties gegevensstromen automatiseren, handmatig werk verminderen en zorgen voor correcte en consistente documenten die voldoen aan gestelde richtlijnen. Deze koppelingen veranderen documentcreatie van telkens terugkerende taak naar een samenhangend en betrouwbaar proces, waardoor documentbeheer eenvoudiger wordt.
Benieuwd hoe SmartDocuments kan aansluiten op bestaande systemen en de documentprocessen in jouw organisatie kan vereenvoudigen? Vraag dan een demo of kennismakingsgesprek aan. We denken graag mee over hoe documentcreatie binnen jouw organisatie versterkt kan worden.