Automatiseer je documenten door middel van XML

Voor de leek klinkt het misschien als de nieuwste trend op dancegebied, voor de doorgewinterde ICT‘er is de term XML niets nieuws onder de zon. XML is al jaren een veelgebruikte opmaaktaal in computerland en een handig hulpje bij het verzenden van verschillende soorten (en vooral grote hoeveelheden) gegevens. Maar laten we bij het begin beginnen! Wat is XML en waarom zou jij ermee willen werken?

XML, wat is het?

XML is de afkorting van Extensible Markup Language. Een hele mond vol. Maar als je het ons vraagt is deze informatie niet zo van belang. Wat je wel moet weten over XML? Wat het doet en hoe het jou kan helpen in je werkende leven. En geloof ons, als je eenmaal weet wat het jou oplevert wil je nooit meer anders ;).

XML is een opmaaktaal die wordt gebruikt voor het ophalen, overzetten, wegschrijven en exporteren van gegevens (data). Simpel uitgelegd: met behulp van XML kun je grote bestanden vol data op diverse manieren exporteren en gebruiken. XML is platformonafhankelijk, wat ervoor zorgt dat de gegevens door ieder programma (dat ervoor ontworpen is) kunnen worden gelezen. Met XML kun je dan ook allerlei informatie vanuit verschillende kanalen tot één geheel samenvoegen. Wanneer je gegevens genereert in jouw eigen systeem en deze opmaakt met XML, kun je de gegevens vervolgens eenvoudig in andere systemen verwerken. Ongeacht het besturingssysteem. Ideaal, want zo heb je alle data op één plek.

Een voorbeeld: het elektronisch patiëntendossier

Een goed voorbeeld van optimaal XML-gebruik is een elektronisch patiëntendossier. Er is bijna geen medisch specialist die er niet mee werkt. En wat kenmerkt zo’n elektronisch dossier? Het feit dat de informatie vanaf allerlei kanten binnenkomt. Met jouw toestemming rapporteert de huisarts hierin jouw bezoekjes en medische ontwikkelingen, maar ook de specialist in het ziekenhuis waarnaar jij verwezen bent voegt hier zijn bevindingen en ontwikkelingen toe. Het doel van het dossier is dat alle medisch specialisten (die daar toestemming voor hebben) elkaars informatie kunnen inzien en jou hierdoor de best mogelijke zorg kunnen bieden. We kunnen diep op de techniek ingaan, maar doen we niet. Het is gewoon goed te weten dat het XML is dat ervoor zorgt dat al jouw gegevens worden samengevoegd in je elektronische dossier.

Het populairste jongetje van de klas

Het is niet voor niets dat XML een van de populairste technologieën voor het uitwisselen van gegevens is geworden. De techniek is breed inzetbaar; bruikbaar in iedere branche en op vele manieren. Inmiddels is het de meest gebruikte standaard voor gegevensuitwisseling tussen systemen. Het is dan ook een techniek die bij SmartDocuments volledig omarmd en ingezet wordt. Die documentautomatisering regelt zichzelf tenslotte niet ;).

XML ten behoeve van documentcreatie

XML speelt een grote rol bij documentcreatie. Het is namelijk de XML-functionaliteit die zorgt voor documentautomatisering. In de software wordt gebruik gemaakt van XML om documenten te kunnen personaliseren. Bij SmartDocuments plaatsen we XML-velden in onze templates. Deze velden bevatten een ‘vraag’. De antwoorden op deze vragen zijn terug te vinden in de database van de organisatie. Met behulp van de XML-technologie worden deze antwoorden met een druk op de knop gekoppeld aan de juiste velden in het template. Jij hoeft dus niet handmatig in te vullen dat mevrouw Jansen op nummer 55 woont en geboren is op 6 oktober 1975. Dit wordt allemaal automatisch ingevuld met dank aan XML. Jouw documentcreatieproces wordt zo een heel stuk minder foutgevoelig. Komt er dan nooit meer een foutje voor in jouw uitgaande communicatie? Daar kunnen we niet zomaar ‘ja’ op antwoorden, maar een fout in jouw document kan alleen opduiken als de gegevens fout in de database staan.

De XML-module van SmartDocuments

Je snapt het al: bij SmartDocuments weten we wel raad met XML. Wij zouden niet meer zonder kunnen en willen. Het maakt de communicatie naar buiten toe een stuk eenvoudiger en sneller en het leven daarmee een stuk ongecompliceerder. Ok, overdrijven is ook een vak. Maar wij geloven in de kracht van XML. Onze XML-module is dan ook een van onze meest populaire modules. De module zorgt ervoor dat data uit externe bronnen automatisch in documenten geplaatst wordt. Hierbij kan het gaan om basisinformatie als naam, adres en geboortedatum van jouw klant, maar ook om zaken als de actuele huurachterstand van diezelfde klant of andere persoonlijke informatie die ergens in een database is opgeslagen.

Een keertje bijpraten over de mogelijkheden van XML voor jouw organisatie? Doen we graag! Neem contact met ons op voor een vrijblijvende afspraak.