Common Ground
Common Ground, een term die sinds enige tijd steeds vaker opduikt. Zo ook tijdens onze klantendag, waar directeur Marco Drost meer vertelde over deze nieuwe ontwikkeling binnen Nederlandse gemeenten. Een ontwikkeling die bijdraagt aan de modernisering van processen binnen en tussen gemeenten als het gaat om hun ICT-systemen. Want dat modernisering van de huidige ICT-systemen nodig is, is wel duidelijk. Maar wat is Common Ground nu precies? En welke rol kan SmartDocuments hierin spelen?
Gegevens dubbel of driedubbel vastleggen, dat is vragen om problemen
De ICT-systemen van gemeenten krijgen te maken met vele digitale gegevens die in grote hoeveelheden binnenkomen. Het bestaande gemeentelijke ICT-systeem is duur, weinig flexibel en kwetsbaar. Het zit vol met koppelingen en is behoorlijk complex. De vraag is dan ook hoe lang het de toenemende stroom data nog aan kan. Er moet wat veranderen, met name als het gaat om het uitwisselen van al deze data.
De gemeentelijke ICT-systemen moeten een goede dienstverlening aan burgers en ondernemers eenvoudiger maken. Om die reden is de VNG (Vereniging Nederlandse Gemeenten) een initiatief gestart. Taskforce Samen Organiseren werkt stap voor stap aan een verbeterde en toekomstbestendige ICT-infrastructuur voor gemeenten. Naam van deze beweging: Common Ground.
Common Ground: een gemeenschappelijke basis
Common Ground is eigenlijk niet veel anders dan het creëren van een gemeenschappelijke basis om op voort te borduren. Er moet een centrale plek zijn, waar alle informatie die nodig is om te kunnen communiceren en informeren bij elkaar staat. Met het initiatief Common Ground kijkt de VNG naar gezamenlijkheden in data: waar zitten die gezamenlijkheden en hoe kunnen we het dataproces vereenvoudigen? Wanneer alle data op één centrale plek is vastgelegd, kan het ook niet misgaan. Alleen zo zullen opgevraagde gegevens (zoals bijvoorbeeld een adres) altijd juist zijn. Dat maakt niet alleen het beheer eenvoudiger, maar het scheelt ook veel werk en fouten door handmatig handelen.
Naast het centraliseren van data, biedt Common Ground gemeenten ook andere voordelen. Zo is het goedkoper dan het huidige systeem en biedt het meer ruimte om sneller en makkelijker te innoveren. Ook maakt het gemeenten minder afhankelijk van hun vaste leveranciers en geeft het burgers en ondernemers meer (en beter!) inzicht in de wijze waarop met hun gegevens wordt omgegaan.
Met Common Ground wordt een grote stap gemaakt in de richting van een open en transparante overheid. Zowel intern als extern worden gegevens sneller en veiliger uitgewisseld, dit alles met inachtneming van de AVG.
Nieuw aan het initiatief is de totstandkoming. Het is geen van bovenaf opgelegde systeemwijziging, maar een initiatief dat in samenwerking met gemeenten wordt ondernomen. Samen werken aan de modernisering van de ICT-infrastructuur. Iedere gemeente krijgt de kans om in eigen tempo en op haar eigen voorwaarden over te stappen op deze nieuwe infrastructuur. Uniek en (ons inziens) dé manier om een initiatief als dit tot een succes te maken.
Kunnen koppelen is een vereiste
Common Ground is een veelbelovend initiatief dat sterk in de (kinder)schoenen staat. Maar dat er nog een grote slag gemaakt kan worden is een gegeven. Iets wat ook voor SmartDocuments heel erg interessant is. Want ook wij zien dat veel systemen binnen gemeentelijke organisaties nog altijd een soort documenteilandjes zijn. Op elk eilandje zit een beheerder die alle documenten en data bijhoudt. Onzinnig natuurlijk, je wilt al die data in één omgeving hebben. Eén plek waar je alles neerzet, wijzigt en opvraagt. Een geautomatiseerd proces, dat een beheerder veel werk uit handen neemt. SmartDocuments kan binnen zo’n gedeelde omgeving de perfecte partner zijn op het gebied van documentautomatisering.
Als je alle data op één plek wilt hebben, moeten andere systemen daar natuurlijk gebruik van kunnen maken. Een belangrijk element is dan ook de koppelbaarheid van de systemen. Een reden waarom SmartDocuments deelneemt aan Common Ground. Samen met andere leveranciers overleggen we hoe er via API’s (application programming interfaces) gecommuniceerd kan worden met elkaar, zodat data altijd en overal kunnen worden opgevraagd.
Hoe ‘common’ is Common Ground?
De toekomst van de gemeentelijke ICT-infrastructuur ligt voor nu nog open. Dankzij Common Ground is er een stevige basis, maar er valt nog veel te winnen. Inmiddels zijn wij als SmartDocuments (net als andere leveranciers) al dik een jaar bezig met het realiseren van goed werkende koppelingen voor gemeentelijke ICT-systemen. Een slag die nog gemaakt moet worden is het standaardiseren van datasets, zodat deze op de juiste wijze met elkaar verbonden kunnen worden. Teveel variatie in datasets maakt het systeem onnodig complex. Helaas is dit een discussie die nog gevoerd moet worden. Common Ground is daardoor wellicht nog niet zo gemeenschappelijk als men zou willen. Maar dat we er komen is zeker.
