Document output in DOCX, ODT, XML, PDF of HTML: jij bepaalt
Je hebt de vraag- en antwoordschermen doorlopen, een scherpe blik geworpen op het previewscherm en voilà: klaar is jouw document. Nu alleen nog even kiezen hoe je jouw gepersonaliseerde document wilt hebben. Uitgeprint in je handen, digitaal in de mail of als XML-bestand. De keuze is reuze! (En dan hebben we nog maar drie opties genoemd.)
Documenten genereren als DOCX-, ODT- of XML-bestand
We gaan zo in op de verschillende mogelijkheden, eerst nog even dit: In de praktijk zul je zien dat de keuze voor output in de handen ligt van de systeembeheerder. Ben jij beheerder van SmartDocuments binnen jouw organisatie? Dan bepaal jij vooraf in welk bestandstype het document moet worden gegenereerd nadat de eindgebruiker het document heeft afgerond.
Goed, welke opties zijn er beschikbaar? In SmartControl zijn er standaard drie bestandstypes mogelijk voor de output, het bestandstype DOCX (MS Word), ODT of XML. Hierbij is DOCX één van de meest gekozen opties. Ideaal voor bijvoorbeeld standaardbrieven die per post of e-mail verstuurd worden. ODT staat voor OpenDocument Text en is een format dat bijvoorbeeld kan worden gebruikt in MS Word, OpenOffice en LibreOffice. Je kiest voor XML wanneer het document (meta)data bevat die moeten worden opgeslagen omdat ze in een later stadium weer van belang zijn, bijvoorbeeld als SmartDocuments is gekoppeld aan een CRM-systeem of DMS.
Output-opties uitbreiden met PDF en HTML
Last van keuzestress? Dan bij voorbaat excuses, want we gooien er toch nog twee extra opties in. Wie wat te kiezen wil hebben kan naast de standaard output-opties, ook een PDF- en/of HTML-output module aanschaffen. Voor onze PDF-output module hebben we gekozen voor bestandstype PDF/A. Dit PDF-type is archiveerbaar en kan goed doorzocht worden; een vereiste voor de archiefwet. En wat moeten we zeggen over HTML? HTML is natuurlijk toch de toekomst 😉. Kies je voor HTML, dan wordt jouw document als een webpagina getoond.
Standaard of additionele output
In SmartControl vind je het tabblad Uitvoer. Hier kun je als beheerder de instellingen voor de output-opties bepalen. Voor de documentoutput kun je twee zaken instellen: de standaard uitvoer en de additionele uitvoer. Bij de standaard uitvoer kun je slechts één optie aanvinken. De aangevinkte optie is dan het bestandstype waarin dit document standaard wordt gegenereerd. Je kunt er daarnaast voor kiezen om onder ‘Additionele uitvoer’ nog andere bestandstypes te selecteren. Hoe dat vervolgens werkt voor de eindgebruiker, leggen we hieronder aan je uit aan de hand van een voorbeeld.
Werken met additionele output-opties: hoe werkt het?
Document klaar? Downloaden maar! Voor de eindgebruiker: Als je kijkt naar onderstaande afbeelding zie je dat de systeembeheerder diverse opties heeft geselecteerd voor het genereren van het document.
De opties die onder het tabje Uitvoer aangevinkt zijn, kom je ook tegen als jouw document klaar is en het samenvattingsscherm wordt getoond. In dit voorbeeld zijn ook de PDF- en HTML-module beschikbaar. Wil jij een Word-document dat je kunt printen? Dan kies je de standaard uitvoeroptie. Het kan ook zijn dat je voor dit specifieke document een van de andere bestandstypes nodig hebt. Deze kun je hier kiezen. Heb je de e-mailmodule? Dan heb je bovenop eerder genoemde opties ook de mogelijkheid jouw document direct te versturen per e-mail.
Er is wel een uitzondering. In de meeste gevallen heeft de sjabloonbeheerder het zo ingericht dat de uitvoer rechtstreeks naar het CRM-systeem, zaaksysteem of DMS wordt gestuurd, waar jij als eindgebruiker dan verder geen invloed op hebt.
Welke output-opties beschikbaar zijn, ligt volledig aan jouw organisatie en jullie werkwijze. Maar dat je alle kanten op kan, is duidelijk, toch? 
Meer weten? Neem dan contact met ons op.
