Administratief medewerker? Creëer snel en foutloos documenten met SmartDocuments

Als administratief medewerker houd je je bezig met secuur maar tijdrovend werk: het maken van documenten. Een fout is snel gemaakt en het hergebruiken van eerdere versies van een document werkt vaker in je nadeel dan in je voordeel. Hoe kun je foutloze documenten maken en deze eenvoudig beheren? Daar hebben we iets op bedacht!

In de administratie werk je ongetwijfeld veel met verschillende soorten documenten. Het aanmaken of bewerken van een document zoals een brief of formulier is secuur maar ook tijdrovend werk. Om te voorkomen dat je dubbel werk hebt, kies je er misschien wel voor om een bestaand document te hergebruiken en waar nodig aan te passen. Hoewel dat helemaal in de recycle tijdsgeest van nu past, is het een foutgevoelige manier van werken. Daarnaast kan ook het verwerken of archiveren van documenten een flinke klus zijn. Of nou ja, het terugvinden van documenten die ooit zijn verwerkt en gearchiveerd. Mag je weer die gigantische documentenbibliotheek van je organisatie uit pluizen, op zoek naar die ene brief die je moet hebben.

Omslachtig, tijdrovend, foutgevoelig en simpelweg gedoe, om maar wat woorden te geven aan deze inefficiënte manier van documentverwerking en -creatie. Dat zag onze CEO Marco zo’n 30 jaar geleden al, en daarom ging hij aan de slag, op zoek naar een goede oplossing. Nu bedienen we organisaties zoals die van jou met een softwaretool voor documentgeneratie die werkt op basis van slimme sjablonen. Hoe dat werkt en wat je eraan hebt? Dat leggen we graag aan je uit.

Geautomatiseerde documentcreatie

Met SmartDocuments automatiseer je het maken van documenten. Dat doe je met onze software op basis van slimme templates. Zo’n sjabloon bouw je op aan de hand van een aantal vaste elementen, die noemen we ook wel bouwstenen. Voorbeelden van bouwstenen zijn bijvoorbeeld bedrijfsgegevens, standaardteksten en huisstijlelementen zoals een logo. Je kunt sjablonen maken voor alle soorten documenten, van brieven tot formulieren. De variabele gegevens zoals een datum, kenmerknummer en NAW-gegevens van de ontvanger voeg je toe bij de creatie van je document. Dat kan handmatig, via een vraag-antwoorddialoog in onze software. Met een koppeling van onze software aan de juiste systemen is ook dit te automatiseren, door bijvoorbeeld via XML gegevens uit je klantensysteem automatisch in je document te laden.

Beheer in één centrale omgeving

Het beheer van deze slimme sjablonen en alles wat daarbij hoort loopt ook via onze software, in één centrale omgeving. Zo kun je instellen welke gebruikers toegang hebben tot welke sjablonen. Ook beheer je in deze omgeving eenvoudig de huisstijl en standaardelementen (bouwstenen). Zo is het updaten ingeval van een wijziging snel gedaan: wanneer jouw organisatie bijvoorbeeld het logo vernieuwt, hoef je alleen maar de bouwsteen met het logo aan te passen. Het nieuwe logo is vervolgens terug te vinden in elk sjabloon waar deze bouwsteen staat. Daarnaast stel je in onze centrale omgeving de opslaglocatie en output-opties voor gegenereerde documenten in. Daarbij is het ook mogelijk om te koppelen aan een DMS of archiefsysteem, dan wordt het document automatisch opgeslagen in het externe systeem.

Kortom: als applicatiebeheerder zet je alles klaar, zodat eindgebruikers snel en foutloos documenten kunnen genereren. Want ja, met deze software kun je het creëren van documenten ook aan je collega’s van andere afdeling toevertrouwen.

Degelijke basis voor een secure administratie

Deze manier van documentcreatie bespaart je immens veel tijd en beperkt de kans op handmatige fouten. Niet meer leven op hergebruikte documenten en geen knip- en plakwerk meer, maar werken met een degelijke basis van elementen die samen een document maken. Niet meer eindeloos zoeken naar het juiste document, maar een centrale sjabloonomgeving met een handige zoekfunctie. Geautomatiseerde documentcreatie is de weg naar een secure administratie zonder dat het eindeloze inzet vereist. Je werkt altijd met de juiste huisstijl en gegevens, en automatiseert verder op basis van handige koppelingen die het werk nog efficiënter maken. Snel en foutloos documenten creëren, dat is hoe de software van SmartDocuments het verschil maakt in jouw werk.