Digitaal toegankelijk documenten anonimiseren met SmartDocuments
Bij het voldoen aan een informatieverzoek of Woo-verzoek haal je de naar personen herleidbare gegevens uit een document. Met onze functionaliteit Anonimiseren heb je de optie om zowel specifieke velden als alle variabelen in een document te anonimiseren. Wat bedoelen we met ‘alle variabelen’? En hoe zorgen we ervoor dat het eindresultaat een digitaal toegankelijk document blijft? Dat lees je in deze blog.
Eerder beschreven we hoe je een SmartDocuments document voorbereidt voor een Woo-verzoek. In dat blogartikel lees je dat de sjabloonbouwer op twee manieren documentsjablonen kan instellen voor anonimiseren. De eerste optie is om in onze SmartEditor specifieke velden te markeren en zo voor te bereiden voor anonimiseren. De tweede mogelijkheid is in SmartControl, waarbij alle variabelen in een sjabloon of sjabloongroep worden voorbereid voor anonimiseren.
Alle variabelen in een document anonimiseren
Wanneer we het bij die tweede mogelijkheid hebben over ‘alle variabelen’, dan bedoelen we alle gegevens die uit je zaaksysteem of DMS komen en alle informatie uit databases. Ook de gegevens die via de vragen in een document komen en de variabelen van bijvoorbeeld een gebruikersgroep of sjabloongroep vallen in deze groep. Het komt neer op alle gegevens die (in de meeste gevallen) herleidbaar zijn naar personen. En ook de metadata, oftewel de documenteigenschappen, worden geanonimiseerd. Is het niet nodig dat al deze informatie en gegevens geanonimiseerd worden? Selecteer dan alleen de specifieke velden die wel geanonimiseerd moeten worden in onze SmartEditor. Zorg daarbij dat het vinkje in SmartControl (voor alle variabelen) uit staat :-).
Een digitaal toegankelijk, geanonimiseerd document
Zoals we al schreven, worden ook de documenteigenschappen van het document geanonimiseerd. Dit gebeurt op drie velden na; de titel, auteur en taal van het document blijven staan. Deze documenteigenschappen zijn volgens de toegankelijkheidsrichtlijnen vereist voor een digitaal toegankelijk document.
In het geanonimiseerde document verschijnt op de plek van de weggehaalde gegevens een zwarte balk (met een vaste afmeting). Ook hier hebben we nagedacht over de digitale toegankelijkheid van het document. Er wordt namelijk een verklarende omschrijving aan de zwarte balk gekoppeld. Deze verklarende omschrijving is bijvoorbeeld ‘zwart gelakt’ of ‘weggehaald bij anonimiseren’. Je kunt zelf een andere omschrijving toevoegen, als deze maar duidelijk maakt dat op die plek iets is verwijderd in verband met anonimiseren. Zie het als een soort alt-tekst. Dit is de omschrijving die voorleessoftware zal voorlezen. Zo weet ook iemand die gebruik maakt van voorleessoftware dat informatie is weggehaald.
Het geanonimiseerde document is daarmee conform de toegankelijkheidsrichtlijnen – ten minste, als hij dit voor het anonimiseren ook al was. Zo hoef je met het anonimiseren van documenten niet in te leveren op de toegankelijkheid van het document.
Wil je graag zien hoe je met SmartDocuments een document anonimiseert? Neem contact met ons op voor een demo!
