Documentcreatie inclusief mailmerge-functie

Afbeelding van een banner met de tekst: documentcreatie inclusief mailmerge-functie

Vele brieven tegelijk creëren, maar er toch een persoonlijk tintje aan geven. Het is mogelijk dankzij mailmerge; een techniek waar veel bedrijven dankbaar gebruik van maken. Wat maakt deze techniek zo populair en wat zijn de opties in de documentcreatie-software van SmartDocuments?

Geautomatiseerde communicatie; je kunt er vandaag de dag simpelweg niet omheen. Op regelmatige basis ontvangen we brieven waarvan we weten dat ze volledig automatisch gegenereerd zijn. Toch zijn deze brieven vaak voorzien van een aantal persoonlijke gegevens. Dit is allemaal te danken aan de zogenaamde mailmerge-functie waar veel organisaties mee werken. Maar wat is dat nou eigenlijk, mailmerge?

Mailmerge: wat is het?

Als we het eens heel letterlijk bekijken komt de vertaling van mailmerge neer op ‘post samenvoegen’. En dat is ook eigenlijk wel wat het is. Met mailmerge voeg je grote hoeveelheden ‘post’ samen, om deze in één keer te kunnen versturen. Maar we hebben het hier niet over een grote stapel brieven tegelijkertijd in een brievenbus gooien. Mailmerge is de techniek waarmee je vanuit een standaard sjabloon een veelvoud aan gepersonaliseerde documenten kunt genereren. Het stelt je dus in staat een standaardbrief te combineren met een aantal variabele gegevens. Maar dan voor een heleboel documenten tegelijk.

Variabele gegevens bij mailmerge

Wat zijn dan die variabelen waar we het in het stuk hierboven over hebben? Dat kan van alles zijn. (Ja, aan dat antwoord heb je niets. Begrijpen wij ook. Dus gaan we toelichten.) Gegevens waar je aan kunt denken zijn bijvoorbeeld: naam, adres en geboortedatum. Maar het zou ook jouw energieverbruik van afgelopen maand kunnen zijn (wanneer het een brief vanuit jouw energieleverancier betreft bijvoorbeeld) of het aantal opgebouwde punten bij de plaatselijke woningcorporatie.

Waarom werken met mailmerge?

Waarom zou je willen werken met een mailmerge-functie? Wat levert het je op? Het is een behoorlijke open deur (maar we gooien ‘m toch maar even open): tijd! Het genereren van meerdere gepersonaliseerde documenten tegelijk bespaart tijd. En cliché maar waar: tijd = geld. Ook belangrijk: door mailmerge te gebruiken kun je jouw uitgaande communicatie eenvoudig personaliseren. Iets wat vooral voor grote bedrijven een uitkomst is. Neem woningcorporaties, gemeenten en zorginstellingen bijvoorbeeld. Bedrijven met een groot klantenbestand en dus veel correspondentie. Het is voor dit soort bedrijven onmogelijk om iedere brief handmatig te genereren. Mailmerge maakt het mogelijk om de zogenaamde ‘massacommunicatie’ persoonlijk te maken.

De multidocument output-functie van SmartDocuments

Een mailmerge-functie vinden we bij SmartDocuments onmisbaar. In onze documentcreatietool hebben we dit dan ook geïntegreerd. We mogen het beestje dan wel anders noemen, minder efficiënt is het zeker niet. Met onze multidocument output-module (ook wel MDO-module) doorloop je één keer het vraag- en antwoordscherm om meerdere gepersonaliseerde documenten te genereren. De software van SmartDocuments koppelt eenvoudig met jouw eigen database, waar het vervolgens automatisch de benodigde (persoonlijke) gegevens uithaalt. Wil je het nog slimmer aanpakken? Dan kun je door middel van een enkele koppeling met een XML-bestand zelfs honderden gepersonaliseerde documenten tegelijk genereren.

In een handomdraai grote hoeveelheden gepersonaliseerde documenten creëren met de software van SmartDocuments? Vraag hier vrijblijvend een demo aan.

Ja, ik wil een demo!