Hoe je elk document in jouw organisatie doordrenkt van jullie identiteit
Stel je voor: alle uitgaande documenten van de organisatie waar jij werkt worden verstuurd in de juiste huisstijl. Klinkt dat als een utopie? Lees dan vooral verder, want deze utopie ligt binnen handbereik.
Visuele identiteit
First things first: misschien is ‘huisstijl’ wel een nieuwe term voor je. Een huisstijl is de visuele identiteit van een organisatie of bedrijf, een bewust gekozen wijze van presentatie naar buiten toe. Als we het hebben over huisstijl, dan gaat dat bijvoorbeeld over naam, logo, kleur, typografie, opmaak, etc. Pas je de gekozen stijl in alle uitingen doe, dan hanteer je een consistente huisstijl.
De winst van communiceren in de juiste huisstijl
En dat is de crux: pas je je huisstijl consistent toe, dan zie je de winst die het oplevert. Een goede huisstijl zorgt voor herkenning en onderscheiding. Iemand ziet een communicatie-uiting in een bepaalde huisstijl, en herkent gelijk wie de afzender is en waar deze afzender voor staat. Een goedgekozen huisstijl kan namelijk iets laten zien van de eigenschappen van een organisatie. Kortgezegd: de huisstijl draagt uiteindelijk bij aan een betere perceptie van het bedrijf. Zo staat een uniforme huisstijl voor heldere communicatie en een duidelijke merkidentiteit.
Huisstijl onder controle?
Misschien werk je op de afdeling marketing of communicatie en is dit alles geen nieuws voor je, maar is die utopie waar we over begonnen wel één die je herkent. Hoe krijg je het voor elkaar dat al je collega’s precies de afgesproken huisstijlrichtlijnen volgen? En nog belangrijker, hoe doe je dat zonder dat het je gigantisch veel tijd kost? Je zou natuurlijk af kunnen spreken dat alle externe communicatie eerst langs jou gaat, maar de vraag is of je daar echt je werkgeluk uit gaat halen. Of je zou als strenge onderwijzer alle richtlijnen bij je collega’s kunnen inprenten, maar we kunnen ons zo voorstellen dat dat ‘em ook niet gaat worden. Gelukkig hebben we een idee hoe het wél kan. De oplossing? Huisstijlautomatisering.
De kracht van interactieve sjablonen
Je kent vast het werken met sjablonen, maar ben je al bekend met de kracht van interactieve sjablonen? Je kunt prima een mooi sjabloon bouwen waarin al jullie huisstijlelementen correct staan, maar de kans blijft bestaan dat een collega alsnog aan de haal gaat met je document, tot er niets meer te herkennen is van het origineel. Dat is natuurlijk altijd de valkuil van handmatige werkzaamheden in een organisatie. Alleen al daarom is automatisering van processen het antwoord. En dat kan dus ook met jullie huisstijl, door middel van interactieve sjablonen en goed sjabloonbeheer.
Met huisstijlautomatisering beheer je de huisstijl afzonderlijk van de inhoud. De sjabloonbeheerders maken en onderhouden alle templates. Als communicatieafdeling ben je dus de baas over de huisstijlelementen in jullie sjablonen. Zo zijn voortaan al jullie documenten ‘on brand’ (en niet te vergeten: on point). Je collega’s vullen namelijk het document met de juiste inhoud – zonder onbedoelde wijzigingen te kunnen aanbrengen. Zo heb je de garantie dat de ontvanger het document in de juiste huisstijl ontvangt en de afzender (dat zijn jullie!) meteen herkent.
Altijd de juiste huisstijl
Is het echt zo makkelijk? Ja, echt. Want zelfs als alles een keer over de kop gaat en jullie een nieuwe, kekke huisstijl introduceren, prijs je jezelf gelukkig met de mogelijkheden van huisstijlautomatisering. In plaats van dat je elk sjabloon afzonderlijk aan moet passen aan de nieuwe huisstijl, beheer je dit centraal. Oftewel: je past de huisstijlelementen één keer op de juiste plek aan, en alle veranderingen worden automatisch doorgevoerd in alle gekoppelde documentsjablonen. Piece of cake!
En dat is niet alles. Wat dacht je van werken met rechten, zodat je kunt bepalen wie met welk sjabloon mag werken, en versiebeheer, zodat je altijd een stap (of drie) terug kunt doen als je een keer te ver bent gegaan in je creatieve uitspattingen? Geloof ons, de mogelijkheden zijn eindeloos.
We zouden uren door kunnen gaan over de voordelen van huisstijlautomatisering en het daarbij behorende document template management, maar dat doen we bij voorkeur onder het genot van een kopje koffie (of thee, als je dat liever hebt). Ook wel benieuwd naar meer? Laat het ons weten en één van onze medewerkers neemt binnenkort contact met je op.
Ja, ik wil een demo!
