Geautomatiseerde documentcreatie als sleutel tot de perfecte offerte

Dat offertes het verschil kunnen maken tussen wel of geen verkoopdeal, hoeven we jou vast niet te vertellen. En jij weet ook dat een goede offerte meer is dan een scherpe prijs. Benieuwd hoe je documentautomatisering kunt inzetten zonder in te leveren op de kwaliteit van je offerte? Hebben we wat op verzonnen!

Het is misschien wel het belangrijkste onderdeel waar jij van Sales je tijd aan kunt besteden: de juiste offerte voor die partij die je zo graag als nieuwe klant aan je portfolio zou willen toevoegen. En ja, de prijs die in de offerte staat moet goed zijn, maar hoe je die prijs verpakt, telt ook mee. Je wil dat de offerte er goed uit ziet en past bij jouw organisatie. En de inhoud moet natuurlijk ook helder en begrijpelijk zijn.

Offertes maken, leuk werk? Wij kunnen tientallen dingen noemen die je waarschijnlijk liever doet op een gemiddelde werkdag. Toch zou je je kunnen verliezen in het maken van die perfecte aanbieding. Hoeft niet, als je het ons vraagt. Met de juiste software bouw je namelijk in een handomdraai de mooiste offerte. Gepersonaliseerd en wel, een prachtige maatwerkofferte afgestemd op die ene prospect. Hoe je dat doet? Dat leggen we graag aan je uit.

Dynamische oplossing

SmartDocuments is een totaaloplossing voor het maken van slimme templates. Met deze sjablonen genereer je vervolgens eenvoudig gepersonaliseerde documenten. Sjablonen maken doe je op basis van standaardelementen (bouwstenen) en nader in te vullen variabelen. Door de juiste bouwstenen aan te maken, pas je in alle sjablonen jullie huisstijl toe. Ook voeg je eenvoudig standaardteksten zoals clausules en leveringsvoorwaarden toe.

Sterk fundament voor elk type klant

Gebruik je vervolgens dit sjabloon om een document te maken, dan hoef je alleen nog maar de variabelen in te vullen. Alle standaardelementen staan al voor je klaar. Die variabelen gaan bijvoorbeeld over het account waar je op dat moment mee bezig bent. Je kunt het logo van de andere organisatie invoegen, de naam van je contactpersoon, noem maar op. Als het fundament van je offerte eenmaal goed staat, kun je hem werkelijk op elk type prospect toepassen.

Integraties die je verder helpen

Die goedlopende Salesmachine waar jij onderdeel van uitmaakt, gebruikt misschien ook wel een softwaresysteem voor het bijhouden van klantgegevens en -details. Denk maar niet dat je straks met behulp van een tweede beeldscherm al die klantgegevens hoeft over te typen in de variabelen van je offertedocument. SmartDocuments koppelt namelijk met allerlei soorten systemen. ERP, ECM, CRM, DMS – you name it, hebben we er een oplossing voor. Kun je een koppeling noemen die we nog niet aanbieden? We staan altijd open voor nieuwe samenwerkingen.

Complexe offertes? Een eitje met SmartDocuments

Je zult misschien wel denken: “Leuk, zo’n oplossing, maar daar zijn onze offertes veel te complex voor.” Think again. Ook complexe en technische maatwerkoffertes zijn te bouwen met SmartDocuments. Een goed voorbeeld is onze business case GREEFA, waarvan je hier het gehele klantverhaal leest. Een korte samenvatting? Ook als jouw organisatie veel verschillende opties biedt met op hun beurt weer andere prijzen en andere informatie, is SmartDocuments een passende oplossing voor het automatiseren van jullie offertes.