Hoe je een SmartDocuments document voorbereidt voor een Woo-verzoek
Wanneer je als overheidsinstelling een document openbaar maakt naar aanleiding van een informatieverzoek of Woo-verzoek, bescherm je de gevoelige informatie in dat document. Ook bij documenten uit SmartDocuments kan het voorkomen dat je bepaalde gegevens in een document moet weghalen. Hoe maak je die documenten vrij van vertrouwelijke gegevens, zonder dat je het daarvoor helemaal moet doorlezen en handmatig moet aanpassen? Daar hebben we iets op verzonnen binnen SmartDocuments!
Wet open overheid
In de Wet open overheid (Woo) is het recht op informatie over alles wat onze overheid doet vastgelegd. Werk je bij een overheidsinstelling, dan ben je vast bekend dat bij een informatie- of Woo-verzoek niet alle informatie openbaar mag worden. Daarom zijn in de wet ook de uitzonderingen op het recht op informatie omschreven, bijvoorbeeld waar het gaat om persoonsgegevens of staatsgeheimen. In deze blog lees je hoe we met SmartDocuments mogelijk maken om bepaalde informatie in een document niet leesbaar te maken, waarmee je als overheidsinstelling voldoet aan de Woo.
Documenten maken met SmartDocuments
Met SmartDocuments maak je documenten op basis van slimme sjablonen. De sjabloonbouwer in je organisatie stelt het sjabloon op en zet alle instellingen goed. Eindgebruikers maken vervolgens een document met onze Wizard. Of misschien is SmartDocuments in jouw organisatie geïntegreerd met een ander systeem dat het documentsjabloon vult met de juiste gegevens. Het document is in beide gevallen klaar voor de volgende stap in het proces, bijvoorbeeld opslag in je zaaksysteem of DMS, of verzending via een serviceportaal.
Anonimiseren in twee stappen
Ooit een keer in de toekomst komt dat Woo- of informatieverzoek waarbij een document geanonimiseerd moet worden. Met SmartDocuments anonimiseer je een document in twee stappen: eerst voegt de sjabloonbouwer de mogelijkheid voor anonimiseren toe aan een sjabloon, later biedt de eindgebruiker een samengesteld document aan voor anonimiseren, waarna het document wordt geanonimiseerd.
Stap 1: Instellen van het documentsjabloon
Eerst even naar die sjabloonbouwer. Documenten gereedmaken voor een informatieverzoek begint in SmartDocuments bij het instellen, aanmaken of aanpassen van een documentsjabloon. Dat kan door specifieke onderdelen te selecteren of door alle gegevens (de variabelen) te laten anonimiseren. Kies je voor dat laatste, dan zet je in onze beheeromgeving SmartControl simpelweg een vinkje bij ‘DOCX voorbereiden voor anonimiseren’. Dit kan op basis van één sjabloon, maar ook voor alle sjablonen van een sjabloongroep, die van één gebruiker of van een hele gebruikersgroep. Bij deze keuze worden bij het anonimiseren alle variabelen die in het document staan voorzien van een zwarte balk.
Specifieke velden in een document anonimiseren doe je via onze SmartEditor, waar de inhoud van het sjabloon wordt opgebouwd. Je selecteert de gewenste velden en markeert deze in SmartEditor met de tool ‘anonimiseren’.
Zodra het ingestelde sjabloon klaar is en gepubliceerd, kunnen de eindgebruikers het gebruiken om documenten te maken. Aan deze documenten is nog niets te zien, het anonimiseren gebeurt later pas, op aanvraag. Wel is het zo dat in het gegenereerde document de (geselecteerde) variabelen fixed zijn. Dit betekent dat ze niet meer aan te passen of te verwijderen zijn. Dit is handig, want zo herkent onze anonimiseerapplicatie precies wat geanonimiseerd moeten worden. Het betekent ook dat onze functionaliteit alleen werkt voor documenten die zijn gemaakt met SmartDocuments, met een sjabloon dat op een van de beschreven manieren is ingesteld.
Stap 2: Een SmartDocuments document anonimiseren
Er is een Woo-verzoek binnengekomen en er wordt gevraagd naar de inhoud van een document. Is dit document in het verleden gemaakt met een SmartDocuments-sjabloon dat is gereedgemaakt voor anonimiseren? Dan kun je aan de slag met het anonimiseren. Je gaat hiervoor naar onze online omgeving, het startpunt voor het maken van documenten. Hier bied je het document aan in onze anonimiseerapplicatie en selecteer je het gewenste bestandsformaat. Het resultaat is een DOCX, PDF, HTML of ODT-bestand waarin de (geselecteerde) variabelen zijn vervangen met een zwarte balk. Deze heeft een vaste afmeting, zodat hieraan niets af te lezen is. De andere inhoud van het document blijft gewoon staan. Klaar is het geanonimiseerde document!
Misschien ben je benieuwd wat we bedoelen met ‘variabelen’ en of ook echt alles wordt geanonimiseerd als we het hebben over ‘alle variabelen’. Of wil je juist weten of we hebben nagedacht over de digitale toegankelijkheid van documenten die zijn geanonimiseerd met onze applicatie? Je leest het in onze aanvullende blog ‘Digitaal toegankelijk documenten anonimiseren met SmartDocuments’.
Benieuwd hoe dat anonimiseren met SmartDocuments eruit ziet? Onze medewerkers laten het graag aan je zien in een demo. Neem contact met ons op!
