Jouw documenten altijd en overal vindbaar

Mooi! Het is vrijdagmiddag 17.36 uur en je rond net het laatste document van de week af. Afsluiten die laptop, na het weekend weer een nieuwe werkweek. Het was een productieve week en er zijn weer aardig wat documentjes de deur uitgevlogen. Altijd een lekker gevoel!

Twee weken later staat Joyce van de klantenservice aan je bureau. Mevrouw de Vries heeft het door jou opgestelde huurcontract ontvangen en is van mening dat een aantal zaken niet kloppen. Joyce heeft geprobeerd het bewuste contract erbij te zoeken, maar zonder resultaat. Of jij dat document even kunt opduikelen uit het systeem. Dat maakt het gesprek met, de inmiddels licht geïrriteerde mevrouw de Vries, wat makkelijker.

Jouw document onvindbaar

Ai… die brief ‘even’ opduikelen. Dat blijkt toch wat langer te duren dan zowel jij als Joyce hadden gedacht. Het document lijkt in eerste instantie onvindbaar, maar na de spreekwoordelijke ‘bloed, zweet en tranen’ heb je de brief voor je neus. Jij opgelucht, Joyce blij en mevrouw de Vries… tsja, straks hopelijk ook tevreden. De zoektocht naar het document heeft je de halve ochtend gekost. En die ochtend had je goed kunnen gebruiken voor andere zaken. Waar ging dit mis?

Een document zonder document properties

Wij weten wel waar dit mis ging. Maar die zag je waarschijnlijk wel aankomen. Hadden we het niet geweten, dan had deze blog volkomen zinloos geweest. Maar we dwalen af… Aan jouw document waren waarschijnlijk geen of weinig document properties toegekend. En het zijn juist deze properties, ook wel documenteigenschappen of metadata genoemd, die jouw document goed vindbaar maken. Ze geven de basisinformatie van jouw document weer. Wanneer je de juiste eigenschappen aan je document toekent, kun je jouw document op een later moment terugvinden aan de hand hiervan. Denk bijvoorbeeld aan project specifieke documenten, maar ook aan eigenschappen als ‘soort document’. In dit geval had je het document dan de eigenschap ‘huurcontract’ kunnen meegeven.

Zonder metadata geen documentbeheer

Een document zonder metadata (eigenschappen) is in sommige opzichten vrij waardeloos. Metagegevens zeggen iets over het document en de inhoud ervan. Een verzameling documenten is zonder die gegevens simpelweg slecht (of niet) te beheren. Want wat je niet terugvindt, kun je niet beheren toch? De metagegevens zijn eigenlijk kleine labels (tags) die ervoor zorgen dat het document op de juiste manier en plek wordt opgeslagen. Het is wellicht een beetje een open deur: maar hoe specifieker de documenteigenschappen, hoe beter vindbaar jouw document is. Had je bijvoorbeeld kunnen zoeken op ‘de Vries’, ‘huurcontract’ en de contractdatum, dan had je Joyce (en jezelf) heel wat tijd bespaard. Maar de juiste metagegevens leveren je meer op dan alleen het kunnen terugvinden van een document. Het zorgt er ook voor dat documenten (dankzij metagegevens als titel, onderwerp en samenvatting) makkelijk geïnterpreteerd kunnen worden. Metadata als bewaartermijn, autorisatie en bestandsformaat zorgen er daarnaast voor dat documentbeheer een fluitje van een cent is.

Het belang van metadata: een voorbeeld

Microsoft Sharepoint is één van de meest gebruikte programma’s wereldwijd en tevens een programma waarin metagegevens een grote rol spelen. Sharepoint werkt namelijk het beste als je alle documenten in één grote omgeving ‘’dumpt’’ en dus niet in mapjes waar je soms bijna oneindig moet klikken om bij de juiste map te komen, als je die al vindt. Je moet dus wel werken met metadata, wil je jouw documenten ooit nog terugvinden. Door de juiste en zorgvuldig gekozen metagegevens (documenteigenschappen) aan jouw documenten mee te geven, is dit zo geregeld. Dankzij de krachtige zoekfunctie van Sharepoint heb je jouw documenten vervolgens zo weer teruggevonden.

Jouw document altijd vindbaar met SmartDocuments

We weten niet hoe het met jou zit, maar wij vinden het wel fijn als we onze documenten snel kunnen terugvinden. (Joyce vast ook.) Daarom hebben we gezorgd voor een documentproperties-functionaliteit in onze SmartDocuments-omgeving. Zo kun jij tijdens de documentcreatie (automatisch!) extra informatie meegeven aan een document, waardoor je het op een later moment makkelijker terugvindt via de zoekfunctie in de verkenner. Handig wanneer je werkt met externe applicaties (zoals een DMS, zaaksysteem of ECM) die de optie bieden om op documenteigenschappen te zoeken. De documenteigenschappen van de documenten gegenereerd door SmartDocuments, worden automatisch uitgelezen door deze systemen.
Noodzakelijk misschien ook, want wanneer je werkt voor een overheidsinstantie ben je volgens de Nederlandse Archiefwet verplicht jouw documenten zo op te slaan dat ze altijd terug te vinden zijn. Met SmartDocuments weet je zeker dat jouw documenten altijd optimaal te beheren zijn. Klinkt goed toch?

Meer weten? We informeren je graag over de mogelijkheden!