Gestandaardiseerd en efficiënt accurate documenten opstellen

Logo van waterschap limburg bestaand uit blauwe en zwarte lettersop een witte achtergrond

Om de taken op het gebied van licenties en regelgeving als Spoedeisende Hulpdienst goed uit te voeren, zijn bij het opstellen van documenten nauwkeurigheid en efficiëntie vereist. Ben Keizer van de SEH van het Amerikaanse district Contra Costa vertelt over de eerdere uitdagingen van het handmatig opstellen van documenten en de resultaten van werken met SmartDocuments. 

Ben Keizer is coördinator bij de Spoedeisende Hulpdienst van het Contra Costa district in Californië. “Als programmamanager coördineer ik alles rondom licenties, certificering en accreditatie, onderzoeken naar wangedrag en het toezichtsprogramma voor hulpverleners in dit district. Ik beheer ook de licentiesoftware,” begint Ben. “Dagelijks versturen we een groot aantal berichten, bijvoorbeeld rondom onderzoeken en voor het verlengen, annuleren of tijdelijk intrekken van vergunningen. We maken ook complexe juridische documenten bij aantijgingen en pleitnota’s. Naast de documenten die we versturen naar de mensen die we licentiëren en reguleren, versturen we ook openbare mededelingen en berichten.”

De uitdaging van het handmatig aanpassen van documenten

“We hadden eerst een omgeving met Microsoft Word-documenten als sjablonen, onderverdeeld in verschillende categorieën,” vervolgt Ben. “Als ik een document moest versturen, opende ik een sjabloon, klikte ‘opslaan als’, en paste vervolgens de inhoud aan. Later markeerde ik de plekken waar ik aanpassingen in moest doen, zodat ik een volgende keer gelijk wist wat ik moest veranderen. We merkten echter dat onze nauwkeurigheid afnam, omdat we elk onderdeel in het document handmatig aanpasten en er zo gemakkelijk fouten tussendoor glipten. We spendeerden veel tijd aan het maken van een sjabloon, hadden allemaal kleine variaties tussen de sjablonen en wisten niet meer welke de juiste was. Het kostte dus niet alleen veel tijd, we waren ook niet zo nauwkeurig als we wilden zijn.”

Logo van waterschap limburg bestaand uit blauwe en zwarte lettersop een witte achtergrond

Ben Keizer, Prehospital Care Coordinator bij Contra Costa County EMS Agency

“Met SmartDocuments software hebben we een bibliotheek met gestandaardiseerde documentsjablonen die accurate documenten garanderen.”

Gestandaardiseerde documenten

“Dit vormde de aanleiding om te zoeken naar een oplossing om het aantal sjablonen te verminderen, onze nauwkeurigheid en efficiëntie te verhogen en onze manier van werken te standaardiseren,” legt Ben uit. “We vonden deze oplossing in SmartDocuments. Met hun software hebben we een bibliotheek met gestandaardiseerde documentsjablonen die accurate documenten garanderen. We selecteren het juiste sjabloon, vullen deze in en het document is klaar. Nu maken we het merendeel van onze documenten in 15 minuten, wat ons zo’n 30 minuten per document bespaart. We versturen ongeveer 1.500 tot 2.000 berichten per jaar, dus dat scheelt behoorlijk wat tijd. In de gebruiksvriendelijke software beheren we de back-end zelf. Inmiddels hebben we 70 documentsjablonen ingesteld en we waren snel aan de nieuwe manier van werken gewend. De interactieve training was een goede basis om te beginnen met het maken van documentsjablonen.”

Verbetering in nauwkeurigheid en efficiëntie

“Wat we niet wisten dat we nodig hadden, maar nu wel gebruiken in SmartDocuments, is de mogelijkheid om gegevens te koppelen aan onze uitvoer en deze uitvoer aan ons Document Management Systeem (DMS),” vervolgt Ben. “We hebben dit gecombineerd met SmartDocuments’ module voor Multi-Document Output. Hiermee kunnen we onze licentiemeldingen in batches versturen, waar we voorheen moesten segmenteren op basis van de licentiestatussen. Nu draaien we een statusrapport in XML vanuit ons systeem, SmartDocuments leest de XML, herkent de licentiestatus en vult automatisch verschillende gegevenspunten in verschillende documenten in. Vanuit hier gaat de output naar ons DMS of een andere opslagplaats om verwerkt te worden. Het werkt moeiteloos en bespaart ons handmatige invoer, waardoor onze nauwkeurigheid en efficiëntie toenemen. Onze nauwkeurigheid is enorm toegenomen. We gebruiken één enkele gegevensbron en alles is met elkaar verbonden zonder enige menselijke interactie, wat veel fouten bij het invoeren van gegevens voorkomt.”

“De georganiseerde en gestandaardiseerde manier van werken houdt alles overzichtelijk.”

Het sjabloon is altijd leidend

“Onze output is goed,” zegt Ben. “Als overheidsorganisatie doen we veel openbare mededelingen. Dit proces is volledig gestandaardiseerd in SmartDocuments. De output is compleet en ziet er altijd hetzelfde uit. Dit geldt ook wanneer we met mensen buiten onze afdeling werken aan complexere juridische documenten. Als een paragraaf moet worden toegevoegd of verwijderd, dan is dat geen probleem - in SmartDocuments is het sjabloon altijd hetzelfde. Nieuw personeel inwerken is eenvoudig omdat onze sjablonen correct zijn en gemakkelijk om in te vullen. We kunnen nu ook gebruikers en documentsjablonen in groepen verdelen. Zo kun je alleen bij de content die relevant is voor je taken. De georganiseerde en gestandaardiseerde manier van werken houdt alles overzichtelijk. Er zijn nog meer afdelingen in onze organisatie waar we met SmartDocuments processen kunnen standaardiseren. We zijn zeker van plan ons gebruik van de oplossing verder uit te breiden.”


Klinkt interessant?

Contact opnemen