Gestandaardiseerd en efficiënt accurate documenten opstellen

Om de taken op het gebied van licenties en regelgeving als Spoedeisende Hulpdienst goed uit te voeren, zijn bij het opstellen van documenten nauwkeurigheid en efficiëntie vereist. Ben Keizer van de SEH van het Amerikaanse district Contra Costa vertelt over de eerdere uitdagingen van het handmatig opstellen van documenten en de resultaten van werken met SmartDocuments.
Ben Keizer is coördinator bij de Spoedeisende Hulpdienst van het Contra Costa district in Californië. “Als programmamanager coördineer ik alles rondom licenties, certificering en accreditatie, onderzoeken naar wangedrag en het toezichtsprogramma voor hulpverleners in dit district. Ik beheer ook de licentiesoftware,” begint Ben. “Dagelijks versturen we een groot aantal berichten, bijvoorbeeld rondom onderzoeken en voor het verlengen, annuleren of tijdelijk intrekken van vergunningen. We maken ook complexe juridische documenten bij aantijgingen en pleitnota’s. Naast de documenten die we versturen naar de mensen die we licentiëren en reguleren, versturen we ook openbare mededelingen en berichten.”
De uitdaging van het handmatig aanpassen van documenten
“We hadden eerst een omgeving met Microsoft Word-documenten als sjablonen, onderverdeeld in verschillende categorieën,” vervolgt Ben. “Als ik een document moest versturen, opende ik een sjabloon, klikte ‘opslaan als’, en paste vervolgens de inhoud aan. Later markeerde ik de plekken waar ik aanpassingen in moest doen, zodat ik een volgende keer gelijk wist wat ik moest veranderen. We merkten echter dat onze nauwkeurigheid afnam, omdat we elk onderdeel in het document handmatig aanpasten en er zo gemakkelijk fouten tussendoor glipten. We spendeerden veel tijd aan het maken van een sjabloon, hadden allemaal kleine variaties tussen de sjablonen en wisten niet meer welke de juiste was. Het kostte dus niet alleen veel tijd, we waren ook niet zo nauwkeurig als we wilden zijn.”

Ben Keizer, Prehospital Care Coordinator bij Contra Costa County EMS Agency
“SmartDocuments vult automatisch verschillende gegevenspunten in verschillende documenten in.”
Gestandaardiseerde documenten
“Dit vormde de aanleiding om te zoeken naar een oplossing om het aantal sjablonen te verminderen, onze nauwkeurigheid en efficiëntie te verhogen en onze manier van werken te standaardiseren,” legt Ben uit. “Met SmartDocuments hebben we een bibliotheek met gestandaardiseerde documentsjablonen.”
Verbetering in nauwkeurigheid en efficiëntie
“SmartDocuments biedt ons de mogelijkheid om gegevens te koppelen aan onze uitvoer en deze uitvoer aan ons Document Management Systeem (DMS),” vervolgt Ben. “We hebben dit gecombineerd met SmartDocuments’ module voor Multi-Document Output. Hiermee kunnen we onze licentiemeldingen in batches versturen, waar we voorheen moesten segmenteren op basis van de licentiestatussen. Nu draaien we een statusrapport in XML vanuit ons systeem, SmartDocuments leest de XML, herkent de licentiestatus en vult automatisch verschillende gegevenspunten in verschillende documenten in. Vanuit hier gaat de output naar ons DMS of een andere opslagplaats om verwerkt te worden.”
“De output is compleet en ziet er altijd hetzelfde uit.”
Het sjabloon is altijd leidend
Ben: “Als overheidsorganisatie doen we veel openbare mededelingen. Dit proces is gestandaardiseerd in SmartDocuments. De output is compleet en ziet er altijd hetzelfde uit. Dit geldt ook wanneer we met mensen buiten onze afdeling werken aan complexere juridische documenten. We kunnen nu ook gebruikers en documentsjablonen in groepen verdelen. Zo kun je alleen bij de content die relevant is voor je taken.”
WILDE BEUGER SOLMECKE
"We zijn altijd op zoek naar de beste manier om complexe vragen succesvol te beantwoorden."Wat...
Optional, Optioneel, OptioneelGemeente Zwolle
Gemeente Zwolle over SmartDocumentsDe gemeente Zwolle is bezig met een transitie van desktop...
OptioneelGemeenten Heemstede en Bloemendaal
Bij SmartDocuments ben je niet zomaar een nummerDe gemeenten Heemstede en Bloemendaal; in de...
Optioneel