Partners in zaakgericht werken

Het logo van Greefa.

Sneller en beter opgaves uit de stad tackelen, dat is waar Vincent van Beek zich met zijn collega’s bij de gemeente Den Haag voor inzet. Vincent is Chief Product Owner van het Dienstverleningsplatform bij de gemeente en ging met ons in gesprek over zaakgericht werken en Common Ground. Hij deelt hoe de gemeente digitale processen geautomatiseerd uitrolt en hoe SmartDocuments daar onderdeel van is.

Gemeente Den Haag is al jaren klant bij SmartDocuments en gebruikt de software van SmartDocuments in combinatie met andere systemen, als onderdeel van verschillende processen. “Gemeenten maken veelal gebruik van oude software,” begint Vincent. “Het is een hele opgave om daar iets nieuws in te bouwen. De oude software is ingewikkeld en dat maakt het niet eenvoudig om de aanpassingen te maken die de gemeentelijke regelingen vragen. Dat duurt gewoon heel lang. Die gedachte past niet meer bij de ontwikkelsnelheid die van ons wordt gevraagd. Daarnaast zijn we als gemeente bezig met zaakgericht werken. Dat is een project waarbij gemeenten hun dienstverlening en bedrijfsvoering verbeteren. Dat was de aanleiding voor ons om te kijken hoe we sneller en efficiënter onze applicaties binnen de organisatie konden ontwikkelen en beheren.”

Open source en Common Ground

Vincent: “We zijn op zoek gegaan naar partners die werken volgens de standaard van zaakgericht werken en hebben we een platform gebouwd die deze standaard consumeert. Iets technischer: ons nieuwe platform draait op Microsoft Azure Kubernetes en bevat verschillende componenten, zoals formulieren (OpenFormulieren), het MijnDenHaag-portaal (NLPortal), Zaaksysteem (GZAC/Valtimo) en de zaakgericht werken API’s waarmee gebruikers en benodigde data worden ingeladen. We maken alleen gebruik van open source-componenten en werken in lijn met de principes van Common Ground: het is transparant, zet de gebruiker centraal en is gericht op samenwerking. Zo maken de gemeenten Amsterdam en Utrecht ook al gebruik van dit platform en kijken andere gemeenten maar ook de corporatieve vereniging Dimpact mee bij deze ontwikkeling.”
Peren die van de loopband afkomen van een sorteermachine in de fabriek van Greefa.

SmartDocuments als concernstandaard

Hoe past SmartDocuments in dit plaatje? Vincent: “Het gebruik van SmartDocuments in onze organisatie was geïsoleerd in een paar domeinen. Nu hebben we een plug-in voor SmartDocuments die we generiek hebben gebouwd als plug-in in GZAC/Valtimo en is de applicatie concernstandaard. Hoe minder verschillende applicaties we namelijk gebruiken, hoe eenvoudiger het beheer. Ook is de applicatie online beschikbaar op Github,” vertelt Vincent. “SmartDocuments is onderdeel van verschillende processen waar documenten worden gegenereerd. Allemaal geautomatiseerd, bijvoorbeeld bij de aanvraag voor een Ooievaarspas, een nieuw initiatief in onze gemeente voor inwoners met een laag inkomen. Wanneer binnengekomen aanvragen worden gehonoreerd, wordt via een koppeling met SmartDocuments automatisch de juiste documentatie gegenereerd; direct na het invullen van de gegevens ontvangen onze medewerkers de benodigde documenten in hun systeem. De documenten worden automatisch goed weggezet in ons DMS en zijn ook beschikbaar in het klantsysteem. Het proces gaat echt door alle lagen: van DigiD en aanvragen tot aan vastleggen en afhandelen.”

“Door onze samenwerking met SmartDocuments is
het beheer echt eenvoudiger geworden.”

“Wat ik het leukste vind aan de samenwerking met SmartDocuments is dat het beheer echt eenvoudiger is geworden,” vertelt Vincent. “We hadden voorheen de oude installatie in Den Haag. Toen we bezig waren om al onze applicaties op Microsoft Azure te zetten, bleek dat SmartDocuments ook een container heeft waar alles in staat. Die konden we gewoon uitrollen en dat maakte het zoveel makkelijker om te beheren. Gedurende deze transformatie is SmartDocuments echt flexibel geweest naar Den Haag. SmartDocuments toonde veel geduld en gaf de tijd en ruimte die nodig was voor de ontwikkeling van ons platform en de interne besluitvorming daaromheen. SmartDocuments bewoog mee in het ingewikkelde landschap en dat heeft bijgedragen aan het interne enthousiasme van de oplossing als geheel.”

“Onze plug-in voor SmartDocuments is generiek gebouwd
en nu is de applicatie concernstandaard.”

Deelgenoot in een groter geheel

“Dit platform automatiseert onze dienstverlening, zowel voor burgers en ondernemers als voor onze eigen medewerkers,” vertelt Vincent. “Waar we voorheen voor elk proces een eigen oplossing maakten, wat omslachtig en tijdrovend werkte, kunnen we nu processen standaardiseren. Dat betekent dat we meer tijd vrij hebben om te monitoren en daarnaast om nieuwe processen op dit platform aan te sluiten. Het vraagt wel om een gedragsverandering, over de gehele breedte van de organisatie. Dit platform staat voor standaardoplossingen, dan moet je niet vragen om maatwerkapplicatie. Dat geldt ook voor standaardbrieven en de bijbehorende sjablonen in SmartDocuments. Het leuke is dat juist het standaardiseren je zoveel oplevert: enerzijds profiteer je binnen je eigen organisatie van efficiëntere processen, anderzijds kunnen we nu ook buiten onze gemeentegrenzen kijken of er misschien al een oplossing bestaat. We besparen onszelf een hoop tijd en geld als we de algemene lijn volgen. Je kunt echt goed gebruik maken van het netwerk rondom zaakgericht werken, niet alleen als het gaat om andere gemeenten, maar zeker ook met leveranciers zoals SmartDocuments. Dan ben je deelgenoot van dat grotere geheel.”


Greefa

Een flexibele en dynamische oplossing voor wervende offertesGREEFA is marktleider in...

Optioneel

Klinkt interessant?

Contact opnemen