"De mensen bij SmartDocuments zijn heel erg benaderbaar"

Het is inmiddels jaren geleden dat de ondersteunende afdelingen van gemeente Enschede samengingen met die van haar kleinere buurgemeente Losser. Een voordeel: beide gemeenten maakten op dat moment gebruik van SmartDocuments.

Het leek een logische stap: de ondersteunende afdelingen van de gemeente Losser onderbrengen bij de grotere buurman Enschede. Het nut van een samenwerking tussen de ondersteunende afdelingen werd door velen gezien. Handig ook, aangezien beide gemeenten gebruik maakten van een aantal dezelfde programma’s op ICT-gebied, waaronder Corsa en SmartDocuments. Jan Nijland, applicatiebeheerder bij de gemeente Losser, is er sinds de introductie van SmartDocuments bij.

Jan Nijland, applicatiebeheerder bij gemeente Enschede

Afscheid van WordPerfect

Al 18 jaar werkt Jan met SmartDocuments. De software kent dan ook geen geheimen meer voor hem. "De samenwerking met SmartDocuments begon nog voordat de samenwerking tussen beide gemeenten ontstond. Ik werkte voor gemeente Losser, waar ze verwoed fan waren van WordPerfect. In de WordPerfect-omgeving hadden we onder andere de mogelijkheid om met sjablonen te werken", zo vertelt Jan. Toch kwam er, zo rond 2002, een moment dat de gemeente afscheid moest nemen van het programma. Jan: "Op een gegeven moment was gemeente Losser ongeveer de enige die nog met WordPerfect werkte. We moesten eraan geloven en overstappen op Microsoft Word. Hierbij moesten we op zoek naar een manier om datgene wat we zelf in WordPerfect hadden gebouwd te vervangen." Er werd gezocht naar een partij die de gemeente kon ondersteunen bij het maken van sjablonen en het bewaken van de huisstijl. Ze kwamen terecht bij SmartDocuments, een bedrijf uit dezelfde regio en mede daardoor een partij waarmee makkelijk contact kon worden gelegd. SmartDocuments was toen nog een kleinere onderneming, zo herinnert Jan zich: "Op de ICT-beurs waar we ieder jaar heen gingen, stond de directeur toen nog in zijn eentje achter een pc demo’s te geven."

“Dankzij SmartDocuments kun je dingen qua archivering op een hele goede manier regelen en heb je kwalitatief een veel beter eindproduct”

Iedere gemeente een eigen SmartDocuments-omgeving

Door bezuinigingen kwam er in 2011 een samenwerking tot stand tussen de gemeenten Enschede en Losser. Buurgemeente Enschede werkte op dat moment ook al met SmartDocuments. De afdeling van Jan, en daarmee Jan zelf, verhuisde samen met een aantal andere afdelingen naar Enschede.
Eenmaal daar bleek het samensmelten van de gemeentelijke systemen makkelijker gezegd dan gedaan. "Men wilde alles vanuit één en dezelfde applicatie gaan regelen. Maar dat viel tegen. Ze hebben zich daar toen erg op verkeken. Een aantal zaken moesten door omstandigheden op korte termijn besloten worden en daardoor zijn er wellicht te snel beslissingen genomen", zo legt Jan uit. "We sturen beide gemeenten nu vanuit een eigen SmartDocuments-omgeving aan. Vanuit de software zelf is het gewoon mogelijk om dit vanuit één omgeving te doen, maar helaas hanteert iedere gemeente andere werkwijzen en is het in sommige gevallen ook juridisch gezien niet mogelijk."

Lang verhaal kort: de gemeenten werken inmiddels al aardig wat jaren samen, maar beide vanuit een eigen SmartDocuments-omgeving. Het feit dat alle applicatiebeheerders nu één team zijn, is wel een voordeel. Ondanks dat iedere beheerder zijn eigen taken voor zijn eigen gemeente heeft, kan men vrij eenvoudig zaken van elkaar overnemen wanneer nodig.

Een positief gevoel

Dat er niet gewerkt kan worden vanuit één omgeving is jammer, maar het positieve gevoel over SmartDocuments overheerst. Het is behoorlijk lang geleden dat de software van SmartDocuments werd geïmplementeerd en de precieze details kan Jan zich dan ook niet meer herinneren. Maar wel het positieve gevoel dat het traject bij hem heeft achtergelaten. Jan: "Het is toen allemaal vrij soepel verlopen. Ik kan me herinneren dat medewerkers van SmartDocuments bij ons langskwamen. Dit waren bezoekjes waarbij alles werd ingericht en bepaalde zaken werden uitgezocht. Ook toen we begonnen met de koppeling met Corsa, kwamen ze regelmatig op bezoek. Dat waren altijd leuke momenten."

Gemeentehuis Losser

“Ze zeggen bij SmartDocuments weleens: ‘we zijn één grote familie’. Dat merk je ook echt.”

Samenwerkingsverband

Dat er nog altijd veel dingen apart gebeuren is een feit, maar waar vinden de beide gemeenten elkaar dan? Een vraag die Jan met gemak beantwoordt: "We zorgen ervoor dat we qua versies zoveel mogelijk gelijk blijven draaien. Waar het kan proberen we vanuit dezelfde opzet dingen te doen. Dit lukt helaas niet op alle onderdelen. Maar er zijn ook genoeg onderdelen, bijvoorbeeld binnen Burgerzaken en Juridische Zaken, die wel onderhouden kunnen worden door dezelfde personen. Voor deze onderdelen maakt het niet uit welke gemeente het betreft." Een van de duidelijke verschillen is de manier van werken met Corsa. De gemeente Losser werkt veel zaakgerichter met deze toepassing dan gemeente Enschede. "Als een zaak ingeboekt is, worden met behulp van SmartDocuments brieven gecreëerd die direct gekoppeld zijn aan de zaak. Dit doen ze bij gemeente Enschede nog anders", zo licht Jan toe.

Foto van het gemeentehuis van Enschede met 2 grote bomen voor het gebouw en een toren die uitsteekt.

Stadhuis van Enschede

Zaken goed geregeld en een beter eindproduct

Jan werkt inmiddels al jaren naar volle tevredenheid met de softwaremodules van SmartDocuments. "Ik ben echt meegegroeid met de applicatie. Het werkt uitstekend. Het grote pluspunt van de software is dat je met standaarden werkt. Dat je niet continu je brieven opnieuw hoeft uit te werken. Het levert veel gebruiksgemak op. Het is met name fijn dat je heel eenvoudig benodigde gegevens uit je database haalt, om deze vervolgens te verwerken in je brieven. Dat is voor de eindgebruikers echt het grootste voordeel. En je hebt natuurlijk een stukje huisstijlbewaking. Heel nuttig", aldus Jan. "Dankzij SmartDocuments kun je dingen qua archivering op een hele goede manier regelen en heb je kwalitatief een veel beter eindproduct. Je hoeft informatie niet handmatig op te zoeken, waardoor het proces minder foutgevoelig is. Een eindgebruiker hoeft zich daarnaast geen zorgen te maken of zijn document op de juiste manier wordt opgeslagen."

Een ander punt dat bijdraagt aan een positieve klantervaring is de gebruikersvereniging: BeingSmart. Al heeft Jan geen specifieke rol binnen de vereniging, de meerwaarde ziet hij er zeker van in: "Ik vind het een zeer positief initiatief. Een goed idee van SmartDocuments om meer contact met de klant te creëren. Naast onderling informatie uitwisselen via de website, kun je ook je wensen doorgeven. Meerdere klanten dienen hun wensen in, waarna een stemronde volgt. De meeste stemmen gelden hierbij. De ‘winnende’ wensen worden in de daarvoor beschikbaar gestelde uren ook daadwerkelijk opgepakt."

Maar wat volgens Jan vooral opvalt aan een organisatie als SmartDocuments, is het persoonlijke karakter. Jan: "De mensen bij SmartDocuments zijn heel erg benaderbaar. Als ik een probleem heb, kom ik direct bij de producteigenaar terecht en wordt het opgelost. De directeur voelt zich er niet beter dan de koffiedame, bij wijze van spreken. Ze zeggen bij SmartDocuments weleens: ‘we zijn één grote familie’. Dat merk je ook echt. Of je nou met de directeur praat of met iemand anders, dat maakt niet uit."

Toekomstige samenwerkingen & nieuwe ontwikkelingen

Wat de toekomst brengt weet niemand, maar dat de samenwerking voorlopig wordt voortgezet is voor Jan duidelijk: "Op dit moment is er absoluut geen reden om weg te gaan bij SmartDocuments. Ik ga ervan uit dat de samenwerking voort blijft bestaan. Ik heb al 18 jaar contact met ze. Dit is altijd even prettig en vriendelijk. Wie je ook spreekt, het klikt gewoon. Ze zijn oplossingsgericht. Als je er met elkaar niet direct uitkomt, is het niet meteen afgelopen. Er wordt dan met elkaar gesproken en naar een tevreden klant toegewerkt."

Maar dat de samenwerking de komende jaren intensiever wordt, heeft een andere reden. Jan: "Per januari 2023 is de nieuwe omgevingswet, zoals opgelegd door de overheid, van kracht. De nieuwe omgevingswet heeft als doel om van verschillende regelingen naar een meer gecentreerd systeem over te gaan. Er wordt nu gestart met de eerste fase. Een ingrijpend verhaal waarvoor Centric inmiddels al nieuwe applicaties heeft ontwikkeld. Het is nu dan ook zaak om de koppeling met de applicatie van Centric zodanig te krijgen dat we SmartDocuments kunnen blijven gebruiken voor documentcreatie." Een uitdaging waar nu al druk over nagedacht wordt. "We hebben recent de eerste gesprekken hierover gehad met SmartDocuments. Voor SmartDocuments is dat wat eraan komt ook geheel nieuw. Vanuit ons is er de wens dat zij met Centric en BCT om tafel gaan om gezamenlijk te kijken naar een oplossing. Wij willen tenslotte graag gebruik blijven maken van SmartDocuments. Ik heb er alle vertrouwen in dat het goedkomt", zo zegt hij.