Met het juiste sjabloon toewerken naar een goed document

Het gemak van standaardteksten, huisstijlautomatisering en gegevensuitwisseling, dat is hoe de software van SmartDocuments het verschil kan maken. Petra Verberne beheert de sjablonen bij gemeente Someren en vertelt hoe zij onze software inzet in haar dagelijkse werk.

De gemeente Someren (Noord-Brabant) maakt al langere tijd gebruik van SmartDocuments. Petra Verberne is sinds 2001 in dienst bij de gemeente. “Toen ik begon gingen we net over van WordPerfect naar Microsoft Word,” vertelt ze. “Een paar jaar later hebben we gekeken hoe we onze werkzaamheden nog efficiënter konden inrichten en toen kwamen we SmartDocuments tegen, wat toen nog High Concept heette. Tegenwoordig staan bijna al onze brieven in SmartDocuments.” Petra is applicatiebeheerder van de software binnen de gemeente. “Ik beheer alle SmartDocuments sjablonen binnen onze organisatie.”

“De samenwerking is geweldig. Het contact met SmartDocuments gaat heel vlot.”

Petra Verberne, Applicatiebeheerder SmartDocuments bij gemeente Someren

Het duurde even voordat de applicatie ook echt gebruikt werd, iets wat te maken had met de aanbesteding voor een zaaksysteem. “Het contact met SmartDocuments verliep toen goed, maar de ontwikkeling en het gebruik van de sjablonen hebben tijdens de aanbesteding stil gelegen.” Inmiddels is SmartDocuments al jaren volop in gebruik en geïntegreerd met meerdere systemen binnen de organisatie, zoals de zaaksystemen Djuma en PowerBrowser.

Eenvoudig brieven opstellen

“We gebruiken SmartDocuments voor alle brieven en documenten waar onze huisstijl op toegepast wordt,” vertelt Petra. “Het bevalt heel goed om vraag-gestuurd documenten door te werken tot een eindproduct. Het is voor mijn collega’s echt eenvoudiger geworden om een brief op te stellen. Je hoeft niet meer na te denken over de juiste vorm of inhoud. In een paar stappen loop je het juiste sjabloon door, om zo te komen tot een goed document. Bovendien hebben we dankzij SmartDocuments geen voorgedrukt briefpapier meer nodig.”

Petra onderstreept het gemak van SmartDocuments. “Het werken met standaardteksten maakt het eenvoudiger en voorkomt daarnaast ook misbruik van documenten. De schrijfstijl, huisstijl, vaste teksten zoals contactmogelijkheden en de ondertekening – al deze standaardonderdelen liggen vast en gebruikers kunnen daar verder niet aan sleutelen. Ze hoeven alleen maar de juiste optie te selecteren, wat hun werk ook weer efficiënter maakt. Dat is het hele grote voordeel.”

“Het is toch vaak een hele puzzel – maar wel een leuke.”

Gemeentehuis Someren

De puzzels van koppelingen en sjablonen

Over de gerealiseerde koppelingen is Petra tevreden: “Gegevens die al geregistreerd staan in een ander systeem kun je dankzij de koppeling zo toevoegen aan het document. Je hoeft ze niet meer handmatig over te nemen.” Ze zegt daar wel bij dat het niet altijd even makkelijk is: “Zo’n koppeling vraagt veel voorbereidend werk, om alles goed eruit te krijgen. Hoewel het verschilt per koppeling, is het toch vaak een hele puzzel – maar wel een leuke.” En dat geldt ook voor het maken van sjablonen, vertelt ze. “Sommige zijn heel makkelijk, andere zijn weer heel ingewikkeld. Daar zitten soms hele vraagbomen in. Dat gepuzzel, dat vind ik leuk om te doen. Het is aardig wat werk om een sjabloon goed voor te bereiden, maar als je het eenmaal hebt staan, dan werkt het. Dan heb ik het toch goed gedaan.”

Goed contact

Naast de software, is Petra ook positief over de organisatie achter SmartDocuments. “De samenwerking is geweldig. Het contact met SmartDocuments gaat heel vlot. Als ik een vraag heb voor de servicedesk, krijg ik gelijk antwoord. Ik krijg ook tips en trucs die verder gaan dan de software, bijvoorbeeld over werken in Word. Ook hoef ik me geen zorgen te maken over het technische support, omdat ik weet dat het goed gebeurt. Dat is heel fijn, die samenwerking en het contact.”