Collega’s zo min mogelijk laten klikken, dat is het streven

Van uitvoerend naar controlerend. De afgelopen jaren verschoven de taken van de medewerkers van Team Informatie & Gegevens van de gemeente Utrechtse Heuvelrug. Waar het werk jarenlang neerkwam op veel ‘inkloppen’, wordt er nu vooral gecontroleerd op kwaliteit. Een nieuwe manier van werken, die zorgt voor meer ruimte om dat te doen wat écht belangrijk is.

Gemeente Utrechtse Heuvelrug ontstond in januari 2006 vanuit een gemeentelijke herindeling. Vanaf dat moment vormden de dorpen Leersum, Doorn, Amerongen, Driebergen-Rijsenburg, Maarn, Maarsbergen en Overberg samen één gemeente. Vanaf dit prille begin werd gewerkt met de software van SmartDocuments, een erfenis vanuit de oude gemeentelijke indeling. Een welkome erfenis, die de gemeente tot op heden veel gebracht heeft.

Foto van Heleen van Dokkumburg, zittend op een gele Volkswagen Kever..

Heleen van Dokkumburg, Functioneel Beheer GreenValley, Corsa en SmartDocuments bij de gemeente Utrechtse Heuvelrug

Het grote geheel van veranderingen als voordeel

Het gemeentehuis van de gemeente Utrechtse Heuvelrug is gevestigd in Doorn en ligt in een bosrijke omgeving. "Het is elke dag een feestje om door de bossen naar het werk te rijden", aldus Heleen van Dokkumburg, functioneel beheerder bij de gemeente. Heleen is sinds het begin betrokken bij de gemeente en werkt al sinds jaar en dag met de software van SmartDocuments. Maar toen ze net begon met haar functie was het allemaal nog behoorlijk nieuw.

Heleen: "Ik was al eens op cursus geweest bij SmartDocuments voordat de herindeling een feit was. Ik werkte toen nog in een andere gemeente. Toen ik, samen met mijn nieuwe collega’s, in januari 2006 aan de slag ging bij gemeente Utrechtse Heuvelrug kregen we SmartDocuments voor het eerst voor onze neus. Niemand van ons had hier eerder mee gewerkt."

Een nieuwe gemeente, nieuwe werkplek, nieuwe collega’s. En dan ook nog geconfronteerd worden met nieuwe software. Een voordeel, als het aan Heleen ligt: "Als alles anders is, dan valt een nieuw softwareprogramma ook niet direct op. Alles is toch nieuw. In het grote geheel van veranderingen was het dus geen schok. Eén kleine losstaande verandering heeft soms meer impact dan een heleboel veranderingen tegelijk."

"Het is fijn om alle sjablonen op één centrale plek te kunnen beheren. Veranderingen gebeuren daardoor dus ook centraal. Zo blijft de huisstijl consistent en gaan de zaken niet over allerlei schijven."

Zoveel mogelijk bouwstenen, zo min mogelijk klikken

De gemeente Utrechtse Heuvelrug haalt in principe al haar documenten uit de software van SmartDocuments. Een uitzondering daargelaten. Heleen: "Het is fijn om alle sjablonen op één centrale plek te kunnen beheren. Veranderingen gebeuren daardoor dus ook centraal. Zo blijft de huisstijl consistent en gaan de zaken niet over allerlei schijven." Als functioneel beheerder kent Heleen rechten toe of trekt deze juist in, afhankelijk van de situatie. Ze koppelt SmartDocuments aan andere systemen indien nodig, bouwt sjablonen en adviseert haar collega’s over het systeem. Daarnaast zorgt ze ervoor dat er zoveel mogelijk gewerkt kan worden met vaste bouwstenen. "Collega’s zo min mogelijk laten klikken, dat is het streven", aldus Heleen. Waar het wijzigen van een rekeningnummer jaren geleden veel tijd in beslag nam – je moest immers handmatig ieder document aanpassen – biedt SmartDocuments de gemeente een oplossing. "SmartDocuments maakt het mogelijk om standaardgegevens eenvoudig en snel te wijzigen in alle documenten. Of het nu een rekeningnummer is of een lettertype, wanneer een bouwsteen aangepast wordt, loopt de wijziging door in alle sjablonen waar deze bouwsteen aan gekoppeld is", zo licht ze toe.

mensen zijn aan het schaatsen op het bevroren water voor het kasteel Amerongen in het bos.

Kasteel Amerongen in de winter

SmartDocuments Web

Omdat iedereen binnen de gemeente bekend is met SmartDocuments, worden kleine wijzigingen en updates in het systeem over het algemeen niet als struikelblokken ervaren. Omdat iedereen de basis van SmartDocuments in de vingers heeft, weet men zich meestal weer snel aan te passen aan veranderingen in de software.

"Alleen de overgang naar SmartDocuments Web, zo’n twee jaar geleden, daar zijn we wel even zoet mee geweest", geeft Heleen aan. Deze overgang, de meest recente grote verandering, had aardig wat voeten in de aarde. Heleen: "Voor het creëren van sjablonen maakte dit niet zoveel uit. Het was vooral wennen in de omgang. De nieuwe manier van inloggen bijvoorbeeld, iets waar collega’s nog weleens tegenaan liepen in het begin. De kleine problemen die zich voordeden werden snel opgelost. Maar hoe het ook zij: de gebruikers hebben in ieder geval niets van de hele overgang gemerkt en dat vind ik het belangrijkste."

Inmiddels is de software van SmartDocuments gekoppeld aan het zaaksysteem. Voor de gebruiker betekent dit dat ze niet hoeven in te loggen op SmartDocuments, maar enkel in het eigen (bekende) zaaksysteem.

Stoppen met dat inkloppen

Dankzij de koppeling met het zaaksysteem is handmatig invulwerk veelal tot het minimum gereduceerd. "Wanneer een inwoner van onze gemeente bijvoorbeeld een APV-vergunning aanvraagt, komt dit in het zaaksysteem te staan. De beschikbare informatie wordt direct verwerkt en de aangewezen collega krijgt een volledig opgemaakt document, met daarin het besluit, voor zijn neus. Hij of zij hoeft hier zelf niet veel meer aan te doen. De inhoud staat, het sjabloon klopt. Er is enkel nog controle nodig. Daarna kan de brief, die volledig rechtsgeldig is, naar de aanvrager. Dit kan indien gewenst ook digitaal", zo legt Heleen uit.

De inhoud staat, het sjabloon klopt. Er is enkel nog controle nodig. Daarna kan de brief, die volledig rechtsgeldig is, naar de aanvrager.

Bij elkaar over de vloer

Heleen: "We werken al heel erg lang samen met SmartDocuments. We kennen elkaar inmiddels goed en de lijnen zijn kort. Persoonlijk ervaar ik deze samenwerking dan ook als zeer prettig." Wat hieraan bijdraagt is het feit dat de samenwerking niet enkel op afstand bestaat. De mensen van SmartDocuments komen ook daadwerkelijk ‘over de vloer’ bij de gemeente. Ook tijdens de implementatie waren consultants aanwezig op kantoor in Doorn om te adviseren, maar ook om het personeel van de gemeente te instrueren. "Dat er hier mensen van SmartDocuments rondliepen vond ik echt een meerwaarde", zo benadrukt Heleen.

BeingSmart: een kijkje in de keuken

Sinds september van dit jaar is Heleen voorzitter van de gebruikersvereniging van SmartDocuments: BeingSmart. Een functie waar ze erg blij van wordt: "Ik vind het heel fijn om dicht bij het vuur te zitten, vakgenoten te leren kennen en actief te zijn buiten mijn eigen functie om. Als voorzitter van BeingSmart krijg ik de kans me op vrijwillige basis ergens sterk voor te maken."

Heleen ziet BeingSmart als een mooi netwerk, een gelegenheid om van elkaar te leren. Vooral het kijkje in andermans keuken vindt ze waardevol: “Bij de buren is het gras niet altijd groener. Iedere organisatie heeft zo zijn dingen."

Leden van de gebruikersvereniging krijgen de kans invloed uit te oefenen op de software van SmartDocuments. Heleen: "We mogen onze wensen indienen voor de ontwikkeling van de SmartDocuments-software. Dat mag je als klant bij andere leveranciers wel vaker hoor, maar SmartDocuments doet er ook echt iets mee."

"We mogen onze wensen indienen voor de ontwikkeling van de SmartDocuments-software. Dat mag je als klant bij andere leveranciers wel vaker hoor, maar SmartDocuments doet er ook echt iets mee."

Aan de slag met echt ingewikkelde dingen

Dat Heleen de samenwerking met SmartDocuments ook in de toekomst graag voortzet staat vast. "Ik ben blij met de samenwerking zoals deze is en hoop dat dit zo blijft. Ik zou niet weten waarom dat anders zou zijn", aldus Heleen. Ze hoopt op veel mooie ontwikkelingen die het werk nog makkelijker maken, zodat zij en haar collega’s zich steeds meer kunnen buigen over de écht ingewikkelde zaken. Heleen: “Uiteindelijk is het ons doel om onze inwoners zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn. Daar doen we het voor."

Download het klantverhaal hier