"SmartDocuments is geen eindproduct, het is een product dat midden in je proces staat"

Het is een bekend verhaal bij SmartDocuments: bedrijven die op zoek zijn naar uniformiteit in de communicatie. Zo ook gemeente Velsen, toen zij zo’n tien jaar geleden bij SmartDocuments aanklopte. De gemeente was toe aan een gebruiksvriendelijk systeem, dat één lijn zou trekken in de uitgaande communicatie.

De gemeente Velsen werkt inmiddels al jaren met SmartDocuments. Dit doet zij met niet één, maar twee SmartDocuments-omgevingen; één voor de organisatie zelf en een aparte omgeving voor de afdeling Burgerzaken. In de afgelopen tien jaar zijn er ruim 700 sjablonen gegenereerd, welke verdeeld zijn over beide omgevingen. Bert Kremer, applicatiebeheerder SmartDocuments bij de gemeente, kent het systeem inmiddels op zijn duimpje.

Bert Kremer, automatisering en applicatiebeheer bij de gemeente Velsen

De controle terug

‘Ongecontroleerd’, zo omschrijft Bert het communicatieproces in vroegere jaren. Het was een tijd waarin iedereen zijn eigen brieven maakte, iets wat de uniformiteit niet ten goede kwam. Bert: "Iedere medewerker heeft zijn eigen manier van schrijven, ondertekenen etc. Daardoor zat er geen eenduidige lijn in de uitgaande communicatie. De vraag was dan ook: hoe kunnen we ervoor zorgen dat iedereen op dezelfde manier naar buiten toe communiceert?" Met deze vraag kwam gemeente Velsen uiteindelijk terecht bij SmartDocuments. "SmartDocuments sloot goed aan op onze systemen. Met name door de gebruiksvriendelijkheid, die we vooral terugzagen in de opbouw van sjablonen. Ook was SmartDocuments, met dank aan de XML-koppeling, eenvoudig te koppelen met onze bestaande softwarepakketten", zo vertelt Bert.

"Het is een getrouwd stelletje, Dimpact en SmartDocuments."

Dimpact & SmartDocuments: een gelukkig huwelijk

Gemeente Velsen werkt met zaaksysteem Dimpact. Een systeem dat SmartDocuments bekend is. En als het aan Bert ligt, zijn de twee onlosmakelijk met elkaar verbonden. "Het is een getrouwd stelletje, Dimpact en SmartDocuments. De een kan niet meer zonder de ander", zo zegt hij. SmartDocuments werkt dan ook goed samen met het zaaksysteem, iets waar Bert zeer tevreden over is: "Alles wat er binnenkomt, komt binnen in Dimpact en wordt in dit systeem verwerkt. Door de koppeling met SmartDocuments kan er dan bijvoorbeeld direct een ontvangstbevestiging verstuurd worden vanuit Dimpact."

Het stadshuis van Velsen met een grote toren in het midden.

Stadhuis van Velsen

In control

Als applicatiebeheerder maakt Bert de sjablonen aan in SmartControl, waar recent een zoekfunctie aan werd toegevoegd. Een welkome ontwikkeling. Bert: "Voor ons als beheerder komt er telkens een functionaliteit bij. De zoekfunctie kwam er als laatste bij, een gigantische vooruitgang. Je kunt hiermee zelfs zoeken op een woord dat in een sjabloon staat. De zoekfunctie toont vervolgens een lijst van alle sjablonen die dat woord bevatten." Ook het werken met bouwstenen, waardoor wijzigingen slechts één keer gedaan hoeven worden, en de SSO-functie (single sign on) zijn voor hem van toegevoegde waarde. “Het werken met bouwstenen scheelt gigantisch veel werk. Met de SSO-functie hoef je niet steeds voor ieder systeem opnieuw in te loggen. Je moet tegenwoordig al zo vaak je gebruikersnaam en wachtwoord invullen voor van alles. Als het een keer niet hoeft is dat mooi meegenomen", aldus Bert. Maar voorop staat voor hem de continue ontwikkeling vanuit SmartDocuments: "Er zijn veel ontwikkelingen. Continu die vooruitgang, dat vind ik heel prettig. Verbetering staat voorop bij SmartDocuments."

Bevlogenheid en gezelligheid

Bert: "SmartDocuments is ooit klein begonnen en de sfeer is dan ook heel anders dan bij veel grote bedrijven. Ze komen bij je op locatie en samen installeer, configureer en test je de boel. Het samenwerken met die jongens van SmartDocuments is gewoon ook heel gezellig." Naast gezellig ervaart Bert de samenwerking als persoonlijk en ongecompliceerd. "Bij calamiteiten en problemen bewegen ze hemel en aarde om het op te lossen. Dat zie je niet vaak. Ze zijn er echt voor de klant. Dat is precies hun sterkte: dat ze bij problemen direct klaarstaan. Het maakt op zo’n moment dan ook niet uit of het overdag, ‘s avonds of in het weekend is. Ze zijn erg bevlogen."

"Verbetering staat voorop bij SmartDocuments."

In gesprek blijven

Gemeente Velsen werkt nog altijd naar volle tevredenheid met SmartDocuments. Maar wat levert het nu concreet op? Bert: "Uniformiteit naar buiten toe. Jij krijgt dezelfde brief als jouw buurman. Fouten in brieven zijn ook heel erg beperkt. Neem bijvoorbeeld een moeilijke naam; als deze goed staat in het systeem, dan staat het in elke brief goed. Hetzelfde geldt bijvoorbeeld voor bedragen van vergunningen. Alles ligt vast. Hierdoor is de foutmarge minimaal." Wel heeft Bert gemerkt dat sommige gebruikers binnen de gemeente zich nog niet goed realiseren hoeveel gemak ze nog zouden kunnen hebben van de software. "Ik moet collega’s nog weleens aansporen om bij me aan te kloppen met kleine dingetjes. Al is het maar voor een komma die verkeerd geplaatst is. Dat lossen ze dan toch nog handmatig op voor elke brief, terwijl ik dit zo aangepast heb. Je moet dus veel met de gebruikers in gesprek blijven", zo zegt hij.

SmartDocuments staat midden in het proces

"Waar we voorheen server based werkten, werken we sinds een jaar web-based. Een omzetting die op afstand voor ons werd gedaan. Waar je ook bent, je kunt overal bij. Daarnaast zijn we inmiddels ook gestart met het digitaal ondertekenen van documenten. Zeker in tijden als deze, waarin we veelal thuiswerken vanwege de coronacrisis, een uitkomst. Een leidinggevende kan nu een vergunning ondertekenen zonder dat dit fysiek hoeft te gebeuren. De bedrijfsvoering kan hierdoor mooi doorgaan."

Dat de gemeente Velsen de samenwerking voorlopig niet ziet stoppen bevestigt Bert: "Er blijven continu nieuwe pakketten komen vanuit de gemeente, welke allemaal te koppelen zijn. SmartDocuments is geen eindproduct, het is een product dat midden in je proces staat."