Gemeente Zwolle over SmartDocuments

In totaal gaat het in Zwolle om 900 sjablonen die in meerdere of mindere mate gebruikt worden. “In feite was de basis van de documentcreatie goed. Wel behoeft ieder systeem uiteraard na verloop van tijd opschoning. Je zag wildgroei ontstaan binnen de sjablonen. In overleg hebben we daarom gekeken naar de meest gehanteerde sjablonen. Maar ook naar welke elementen in een sjabloon gebruikt worden. We hebben in de eerste fase van de transitie vooral gekeken naar het vinden van de balans in de documenten. Sjablonen die bijvoorbeeld ooit gecreëerd zijn, maar vervolgens nooit meer worden aangeroepen, hebben we laten vallen. Je kunt niet alles in de documenten stoppen.''

Vergunningen, besluitschriften en bijvoorbeeld juridische brieven zijn tegen het licht gehouden. Waarbij ook hier frequentie en gebruik zijn meegenomen in de besluitvorming. “Alles staat nu in principe goed. We gaan nu met de mensen een traject in waarbij we nadrukkelijk kijken naar de look en feel, de gebruikersinterface en bijvoorbeeld of we gebruik gaan maken van een alineabibliotheek. We zien daar nu de voordelen van de nieuwe applicatie van SmartDocuments. Het is gebruikersvriendelijker en vooral logischer ingedeeld. Het overall beeld van de inrichting is dat we iets generieker zijn gaan denken in sjabloon en omvang.”

“In het proces hebben we veel gebruik gemaakt van de expertise van SmartDocuments. Wat erg fijn is, is de kennis en kunde die zij in een dergelijk project stoppen en de manier waarop zij de service- en helpdesk hebben ingericht. Zij staan echt paraat en helpen direct. Het totale project is in het eerste kwartaal van 2019 afgerond. Er is een kleine vertraging in het project door stagnatie in de IT, maar dat staat los van de oplossing van SmartDocuments. Het feit dat we er mee bezig zijn heeft alweer geleid tot een nieuwe uitvraag, nu vanuit andere applicaties om ook voor hen te kijken naar deze oplossing.”