Bij SmartDocuments ben je niet zomaar een nummer

het logo van de gemeente Heemstede, een blauwe vierkant met daarin Het schild is wit van kleur met op de rechter bovenkant een  kanton. Aan de rand zijn zeven merletten geplaatst. Als schildhouders worden er twee, op de tongen na, griffioenen gebruikt, zij kijken beide van het schild weg.
het logo van de gemeente Bloemendaal met 5 bladjes in verschillende kleuren en daaronder de naam Bloemendaal

De gemeenten Heemstede en Bloemendaal; in de basis twee aparte gemeenten, maar partners op IT-gebied. Een samenwerking die bijdraagt aan een gedegen IT-beleid. ‘Samen sta je sterker’ is een motto dat hier goed tot zijn recht komt. Medewerkers informatisering Leuntje van Duijn en Irene Keehnen, binnen hun organisaties ook wel bekend als Team SmartDocuments, zijn blij met de gemeentelijke samenwerking en de rol die SmartDocuments hierin speelt.

Gemeente Heemstede en gemeente Bloemendaal hadden jarenlang ieder een eigen automatiseringsafdeling. Toen een aantal jaar geleden werd gekozen voor een ambtelijke samenwerking tussen de gemeenten, werden de twee afdelingen samengevoegd en werd er gekozen voor een gezamenlijke informatiearchitectuur. Leuntje (gemeente Heemstede): "Van onderaf ontstond een ambtelijke samenwerking. Een van de eerste vereisten toen we bij elkaar kwamen was dat automatisering dezelfde programma’s moest kunnen draaien. Dat werd door het MT goedgekeurd.”

Links: Irene Keehnen, Webmaster en applicatiebeheerder bij gemeente Bloemendaal en Rechts: Leuntje van Duijn, Senior adviseur informatievoorziening bij gemeente Heemstede

Links: Irene Keehnen, Webmaster en applicatiebeheerder bij gemeente Bloemendaal 
Rechts: Leuntje van Duijn, Senior adviseur informatievoorziening bij gemeente Heemstede 

Team SmartDocuments

Irene (gemeente Bloemendaal): “Toen werd besloten om samen te werken op het gebied van automatisering, werkten we bij de gemeente Bloemendaal al wat jaren met de software van SmartDocuments. We werken al sinds jaar en dag met het documentmanagementsysteem Corsa. Hierin bouwde ik alle sjablonen. Jaren geleden werden we benaderd door SmartDocuments, toen nog High Concept, voor een eventuele samenwerking. De software van SmartDocuments was eenvoudig te koppelen met Corsa en het leek ons dan ook handig SmartDocuments ‘in huis te halen’." Sinds 2007 was de samenwerking tussen SmartDocuments en de gemeente Bloemendaal dan ook een feit. Deze langlopende samenwerking legde flink wat gewicht in de schaal. Bij de ontstane samenwerking tussen Heemstede en Bloemendaal werd besloten dat ook gemeente Heemstede over zou gaan op de software van SmartDocuments. Leuntje: "Wij werken bij de gemeente Heemstede met het Document Management Systeem Verseon en voor sjablonen maakten we gebruik van I-writer. Toen we gingen samenwerken wilden we, zoals eerder gezegd, dat de automatisering op elkaar zou worden afgestemd. Men wilde hetzelfde voor de sjablonen als in Bloemendaal: SmartDocuments. Mede omdat daar al veel sjablonen instonden. Toen er bij ons werd gevraagd wie zich bezig wilde houden met het bouwen van sjablonen in dit nieuwe systeem, heb ik mijn vinger opgestoken." Vanaf dat moment vormen Irene en Leuntje samen Team SmartDocuments. Een samenwerking die voor beide goed bevalt.

"Er zijn een heleboel voordelen. Bijvoorbeeld als er iets aangepast moet worden in een document. Dit hoeft dan maar op één plek."

Samenwerken leidt sneller tot oplossingen

De gemeente Bloemendaal en Heemstede werken met de Professional Edition van SmartDocuments. Een pakket met een oneindig aantal elementen, waarmee zij zoveel sjablonen kunnen bouwen als nodig. De software is onder meer gekoppeld aan het documentmanagementsysteem Corsa en het zaaksysteem Mozard en heeft inmiddels meer dan 400 gebruikers. Alle reden dus om de vinger goed aan de pols te houden. Irene: "Het is fijn dat we nu samenwerken en niet alleen op een eilandje zitten te werken. We komen iedere week bij elkaar om te kijken of er zaken zijn om uit te zoeken." Leuntje vult aan: "Het is fijn om met zijn tweeën te sparren. We kunnen gezamenlijk een netwerk bouwen en het samenwerken bespaart een hoop tijd." Beiden zijn het erover eens dat de samenwerking er regelmatig voor zorgt dat in het geval van problemen een oplossing sneller gevonden is. Irene: "Waar we voorheen alleen zaten te worstelen, lossen we zaken nu sneller op samen."

Van twee systemen naar één

In de beginperiode werkten beide gemeenten in hun eigen SmartDocuments-omgeving. Toen er in juli 2017 werd overgegaan naar een nieuwere versie, konden beide werkomgevingen worden samengesmolten. Dit bracht het nodige geregel met zich mee. Leuntje: "We hebben het onszelf makkelijk gemaakt. Zo hebben Irene en ik al onze eigen sjablonen gemerkt." "Ook zie je bij de gebruikers duidelijk wie bij welke gemeente hoort", vult Irene aan. "Daarnaast kun je door middel van het uitdelen van rechten zien wie voor welke gemeente werkt." Tijdens het samenvoegen van de twee werkomgevingen kregen de gemeenten veel ondersteuning van SmartDocuments. Op afstand, maar ook op locatie. Iets wat door Irene en Leuntje als zeer positief ervaren werd. Irene: "Je hebt iedereen bij elkaar en er is gelijk iemand van de eigen afdeling automatisering bij als er iets ingericht moet worden."

Het werken met SmartDocuments loopt inmiddels op rolletjes. Natuurlijk moet er, zoals bij elke samenwerking, het een ander op elkaar worden afgestemd. Uniformiteit is voor beide gemeenten een belangrijk punt. Leuntje: "Schrijfwijzen worden goed op elkaar afgestemd. We hebben teams die enkel werken voor Heemstede of Bloemendaal, maar er bestaan ook samenwerkende teams die documenten maken."

het gemeentehuis van Heemstede met veel planten, bloemen en bomen voor en op het gebouw.

Gemeentehuis Heemstede

"Mozard is ons zaaksysteem. Ook dit systeem wordt eenvoudig gekoppeld met SmartDocuments. Iedere zaak die hierin staat is een dossier. Voor ieder zaaktype kun je algemene of zaakspecifieke sjablonen maken."

Het gemak van SmartDocuments

Beide gemeenten zijn het erover eens: SmartDocuments levert gemak op. Irene: "Er zijn een heleboel voordelen. Bijvoorbeeld als er iets aangepast moet worden in een document. Dit hoeft dan maar op één plek. Een ander voordeel is dat je ook geen gedrukt briefpapier meer nodig hebt. De huisstijl is al doorgevoerd in de documenten."

Het werken met bouwstenen wordt door beide gezien als een belangrijk onderdeel in het proces van documentcreatie. Leuntje: "Je moet altijd een bouwsteen maken. Wanneer een bouwsteen verandert, komt deze direct op de juiste manier in alle documenten terug. Zo maak ik bijvoorbeeld bouwstenen aan voor contactinformatie, een briefhoofd met briefkenmerken en ondertekeningen."

Irene: "We willen het zo efficiënt mogelijk maken voor onze collega’s, zodat ze door de koppeling met SmartDocuments sjablonen en dossiers eenvoudig kunnen opslaan in Corsa." Maar ook de koppeling met zaaksysteem Mozard is belangrijk. Het uiteindelijke doel is dat op termijn alles via Mozard gaat lopen. Leuntje: "Mozard is ons zaaksysteem. Ook dit systeem wordt eenvoudig gekoppeld met SmartDocuments. Iedere zaak die hierin staat is een dossier. Voor ieder zaaktype kun je algemene of zaakspecifieke sjablonen maken."

Ieder systeem laat wat te wensen over, zo ook in dit geval. Leuntje: "Bij het samengaan leek het ons handig als de collega’s van beide gemeenten bij het maken van bijvoorbeeld een brief direct de juiste huisstijl te zien krijgen. Daarmee bedoel ik: de lay-out passend bij de gemeente waarvoor men werkt. Dat dit bepaalt wordt op basis van de zaak die je opent. Dat kan nu helaas nog niet." Waarom dit nog niet kan snappen Irene en Leuntje wel. Irene: "Het beheren van de sjablonen zou door zo’n instelling erg complex worden. Dat wil je ook niet. Het advies om iets niet te doen is uiteindelijk ook een antwoord."

het gemeentehuis van Bloemendaal met een grasveld ervoor en 2 vlaggenmasten.

Gemeentehuis Bloemendaal

Persoonlijke begeleiding

Leuntje: "Bij de laatste upgrade hebben we gevraagd om een training over bepaalde nieuwe dingen. Iemand van SmartDocuments is toen een hele dag met ons gaan zitten. Hij vroeg ons van tevoren waar we tegenaan liepen. Deze punten heeft hij stuk voor stuk met ons doorgenomen en waar mogelijk direct opgelost. Overige punten werden teruggekoppeld aan het hoofdkantoor." Dat SmartDocuments zijn klanten voorop zet, is voor beide dan ook meer dan duidelijk. Ook het gebruikersplatform BeingSmart is wat hen betreft een handige tool. "Als je tegen bepaalde zaken aanloopt, kun je via dit platform kijken of anderen dit ook ervaren. Je kunt er vragen stellen of wensen indienen via het forum en het stelt je in de gelegenheid om mensen van andere partijen te spreken. Bij andere problemen mail of bel je met de servicedesk en dan wordt het zeer snel opgepakt", zo vertelt Irene.

SmartDocuments op de werkvloer

Leuntje en Irene ervaren de software van SmartDocuments als zeer gebruiksvriendelijk. "Net als met alles moet je erin thuisraken", zo zegt Irene. "Dat lukt alleen door gewoon te doen. We hebben een cursus gehad bij SmartDocuments in Deventer, maar eenmaal terug op je eigen kantoor moet je het toch echt zelf doen."

Inmiddels is het systeem goed geïntegreerd op de werkvloer. Irene: "Voor de gebruikers is het handig dat je geen hele brieven hoeft uit te typen. Dat er formats klaarliggen die je kunt gebruiken en aanpassen." Leuntje ervaart hetzelfde bij haar collega’s: "Collega’s vragen tenslotte niet voor niets regelmatig sjablonen aan. Dat bepaalde zaken automatisch worden ingevuld wanneer je de juiste kenmerken aan een standaardbrief meegeeft, wordt door collega’s als prettig ervaren."

Dat er ook collega’s zijn die moeite hebben met de digitale ontwikkelingen, wordt door beide dames beaamd. Volgens Leuntje groeien zij uiteindelijk wel mee. "Automatisering is nu eenmaal een ding tegenwoordig", zo zegt ze. Maar ook het feit dat men niet anders kan speelt een rol, geeft Irene aan: "Als je in Corsa een document wilt opslaan, dan moet dit een geregistreerd document zijn. Dit kan alleen door gebruik te maken van de software van SmartDocuments."

"Het advies om iets niet te doen is uiteindelijk ook een antwoord"

Het is gewoon puzzelen

Zelf zijn Leuntje en Irene enthousiast over de mogelijkheden van SmartDocuments. "Het is geen moeilijk programma. Het is gewoon puzzelen. Ik vind het leuk om sjablonen te maken, ook als het moeilijke betreft. Ik heb echt leren goochelen met de mogelijkheden van SmartDocuments", zo zegt Leuntje. "Het kost soms wel wat tijd", voegt Irene daar aan toe. "Maar die tijd haal je er op een ander moment weer uit, omdat je het sjabloon dan al hebt liggen", vult ze aan.

Leuntje, Irene en hun collega’s zijn de afgelopen jaren met dank aan SmartDocuments een stuk efficiënter gaan werken. Maar dat klantvriendelijkheid en een fijne samenwerking ook een rol spelen moge duidelijk zijn. Leuntje: "SmartDocuments is heel toegankelijk. Je bent als klant niet zomaar een nummer. Het persoonlijke contact en de snelle service ervaren we als prettig." Nu ook zaaksysteem Mozard volledig is uitgerold over beide organisaties, worden er steeds meer zaaktypes en sjablonen toegevoegd. "Er ligt nog een hoop werk voor ons in het verschiet. Zoals SmartDocuments nu bezig is, zie ik niet dat we snel van hun service zullen afwijken", aldus Leuntje.

Download het klantverhaal hier

Er ging iets mis. Probeer het opnieuw.
Bedankt! We nemen z.s.m. contact met u op!

Meer informatie over onze software ontvangen?

Klinkt interessant?

Contact opnemen