Bij SmartDocuments ben je niet zomaar een nummer

Van twee systemen naar één

In de beginperiode werkten beide gemeenten in hun eigen SmartDocuments-omgeving. Toen er in juli 2017 werd overgegaan naar een nieuwere versie, konden beide werkomgevingen worden samengesmolten. Dit bracht het nodige geregel met zich mee. Leuntje: "We hebben het onszelf makkelijk gemaakt. Zo hebben Irene en ik al onze eigen sjablonen gemerkt." "Ook zie je bij de gebruikers duidelijk wie bij welke gemeente hoort", vult Irene aan. "Daarnaast kun je door middel van het uitdelen van rechten zien wie voor welke gemeente werkt." Tijdens het samenvoegen van de twee werkomgevingen kregen de gemeenten veel ondersteuning van SmartDocuments. Op afstand, maar ook op locatie. Iets wat door Irene en Leuntje als zeer positief ervaren werd. Irene: "Je hebt iedereen bij elkaar en er is gelijk iemand van de eigen afdeling automatisering bij als er iets ingericht moet worden."

Het werken met SmartDocuments loopt inmiddels op rolletjes. Natuurlijk moet er, zoals bij elke samenwerking, het een ander op elkaar worden afgestemd. Uniformiteit is voor beide gemeenten een belangrijk punt. Leuntje: "Schrijfwijzen worden goed op elkaar afgestemd. We hebben teams die enkel werken voor Heemstede of Bloemendaal, maar er bestaan ook samenwerkende teams die documenten maken."

Het gemak van SmartDocuments

Beide gemeenten zijn het erover eens: SmartDocuments levert gemak op. Irene: "Er zijn een heleboel voordelen. Bijvoorbeeld als er iets aangepast moet worden in een document. Dit hoeft dan maar op één plek. Een ander voordeel is dat je ook geen gedrukt briefpapier meer nodig hebt. De huisstijl is al doorgevoerd in de documenten."

Het werken met bouwstenen wordt door beide gezien als een belangrijk onderdeel in het proces van documentcreatie. Leuntje: "Je moet altijd een bouwsteen maken. Wanneer een bouwsteen verandert, komt deze direct op de juiste manier in alle documenten terug. Zo maak ik bijvoorbeeld bouwstenen aan voor contactinformatie, een briefhoofd met briefkenmerken en ondertekeningen."

Irene: "We willen het zo efficiënt mogelijk maken voor onze collega’s, zodat ze door de koppeling met SmartDocuments sjablonen en dossiers eenvoudig kunnen opslaan in Corsa." Maar ook de koppeling met zaaksysteem Mozard is belangrijk. Het uiteindelijke doel is dat op termijn alles via Mozard gaat lopen. Leuntje: "Mozard is ons zaaksysteem. Ook dit systeem wordt eenvoudig gekoppeld met SmartDocuments. Iedere zaak die hierin staat is een dossier. Voor ieder zaaktype kun je algemene of zaakspecifieke sjablonen maken."

Ieder systeem laat wat te wensen over, zo ook in dit geval. Leuntje: "Bij het samengaan leek het ons handig als de collega’s van beide gemeenten bij het maken van bijvoorbeeld een brief direct de juiste huisstijl te zien krijgen. Daarmee bedoel ik: de lay-out passend bij de gemeente waarvoor men werkt. Dat dit bepaalt wordt op basis van de zaak die je opent. Dat kan nu helaas nog niet." Waarom dit nog niet kan snappen Irene en Leuntje wel. Irene: "Het beheren van de sjablonen zou door zo’n instelling erg complex worden. Dat wil je ook niet. Het advies om iets niet te doen is uiteindelijk ook een antwoord."

Persoonlijke begeleiding

Leuntje: "Bij de laatste upgrade hebben we gevraagd om een training over bepaalde nieuwe dingen. Iemand van SmartDocuments is toen een hele dag met ons gaan zitten. Hij vroeg ons van tevoren waar we tegenaan liepen. Deze punten heeft hij stuk voor stuk met ons doorgenomen en waar mogelijk direct opgelost. Overige punten werden teruggekoppeld aan het hoofdkantoor." Dat SmartDocuments zijn klanten voorop zet, is voor beide dan ook meer dan duidelijk. Ook het gebruikersplatform BeingSmart is wat hen betreft een handige tool. "Als je tegen bepaalde zaken aanloopt, kun je via dit platform kijken of anderen dit ook ervaren. Je kunt er vragen stellen of wensen indienen via het forum en het stelt je in de gelegenheid om mensen van andere partijen te spreken. Bij andere problemen mail of bel je met de servicedesk en dan wordt het zeer snel opgepakt", zo vertelt Irene.

SmartDocuments op de werkvloer

Leuntje en Irene ervaren de software van SmartDocuments als zeer gebruiksvriendelijk. "Net als met alles moet je erin thuisraken", zo zegt Irene. "Dat lukt alleen door gewoon te doen. We hebben een cursus gehad bij SmartDocuments in Deventer, maar eenmaal terug op je eigen kantoor moet je het toch echt zelf doen."

Inmiddels is het systeem goed geïntegreerd op de werkvloer. Irene: "Voor de gebruikers is het handig dat je geen hele brieven hoeft uit te typen. Dat er formats klaarliggen die je kunt gebruiken en aanpassen." Leuntje ervaart hetzelfde bij haar collega’s: "Collega’s vragen tenslotte niet voor niets regelmatig sjablonen aan. Dat bepaalde zaken automatisch worden ingevuld wanneer je de juiste kenmerken aan een standaardbrief meegeeft, wordt door collega’s als prettig ervaren."

Dat er ook collega’s zijn die moeite hebben met de digitale ontwikkelingen, wordt door beide dames beaamd. Volgens Leuntje groeien zij uiteindelijk wel mee. "Automatisering is nu eenmaal een ding tegenwoordig", zo zegt ze. Maar ook het feit dat men niet anders kan speelt een rol, geeft Irene aan: "Als je in Corsa een document wilt opslaan, dan moet dit een geregistreerd document zijn. Dit kan alleen door gebruik te maken van de software van SmartDocuments."