Met één set sjablonen alle partnerorganisaties kunnen bedienen

Omgevingsdienst IJsselland is een organisatie die samenwerkt met 10 gemeenten en Veiligheidsregio IJsselland in een gedeelde informatievoorziening. Als regionale speler voert Omgevingsdienst IJsselland het beheer uit op deze informatievoorziening. Om zo efficiënt mogelijk te kunnen werken, ging de Omgevingsdienst op zoek naar een oplossing om met één set sjablonen alle partnerorganisaties te kunnen bedienen.

Joop Muller is Adviseur Informatievoorziening bij de Omgevingsdienst en vertelt: “In 2016 liep er een aanbesteding voor VTH-software (vergunningverlening, toezicht en handhaving) en daarbij zochten we ook naar een functionaliteit rondom documentcreatie. De softwareleverancier die we op het oog hadden bood deze functionaliteit aan de hand van werken met macro’s, maar dat zou een complex beheer betekenen. We hebben 11 partners waar we het liefst één set sjablonen voor wilden gebruiken en dat zou met macro’s niet kunnen. En we wilden ook niet naar een situatie waar we een set per partner zouden hebben. Veel van onze gemeenten waren al bekend met SmartDocuments en de software van SmartDocuments sloot aan bij onze wensen. Toen was de keuze eigenlijk vrij eenvoudig.”

Slimme inzet van software

Rolf van der Kuijl en Melanie Bosvelt zijn Functioneel Beheerder van SmartDocuments bij de Omgevingsdienst. Rolf: “We wisten al wat de software kon en waren er bekend mee, dat maakte de overstap makkelijker. Als Functioneel Beheerder proberen we om zo efficiënt en zoveel mogelijk van onze partners te bedienen.” Melanie: “We bouwen zoveel mogelijk standaard sjablonen, maar daarbinnen werken we met inwisselbare kop- en voetteksten en andere bouwstenen zodat ze per partner te personaliseren zijn. We zetten ons als sjabloonmakers in om de belasting van het invullen van een brief zo laag mogelijk te houden voor de eindgebruiker. Denk dan bijvoorbeeld aan zo min mogelijk invulvragen, en dat de gebruiker maar één keer hoeft vast te leggen. De koppeling van SmartDocuments met de VTH-software (PowerBrowser) van Genetics maakt dit mogelijk.” Joop: “We gebruiken daarom bewust deze applicaties ook als SaaS-oplossing. Lokaal installeren van software is onhandig aangezien we 11 organisaties bedienen. Met SaaS kunnen we to the point problemen oplossen omdat de software bij iedereen gelijk is.”

“We zetten ons in om de software zo slim mogelijk in te zetten,” vertelt Melanie. “Daarin hebben we veel geleerd van één van de medewerkers van SmartDocuments die ons begeleidde. Dat is ons heel erg ten goede gekomen bij het maken van partner-specifieke teksten. We hebben van hem veel technieken geleerd en al die tips en tricks hebben we gebundeld in een soort handboek.” Rolf: “Dat is heel handig: we kunnen terugvinden hoe we iets hebben gemaakt en als we ergens tegenaan lopen kunnen we vinden hoe we dat kunnen oplossen. En als dat niet lukt, kunnen we altijd met onze vragen terecht bij de servicedesk van SmartDocuments.”

Standaard en uniform

“We zijn alleen verantwoordelijk voor het maken van het sjabloon,” vervolgt Rolf. “De inhoud van elke brief komt van onze redactieraad. Het is een leuke uitdaging om hun wensen zo goed mogelijk in de software van SmartDocuments te verwerken tot een passend sjabloon. Het sjabloon is het resultaat en we hoeven ons dus niet te mengen in de discussie over de inhoud. We geven wel de kaders van de techniek aan. Samen met de redactieraad hebben we de opdracht om teksten standaard en uniform te maken, met zo min mogelijk maatwerk.” Joop licht toe hoe de redactieraad is ontstaan: “Er moest één brievenset komen voor onze teksten, daarom is die raad opgetuigd. Hier zijn als het ware de spelregels en randvoorwaarden opgesteld voor de samenwerking in het creëren van brieven. Zo heeft bijvoorbeeld ieder sjabloon een eigenaar.” “Het werkt heel fijn dat het zo getrechterd wordt, het maakt ons samen verantwoordelijk,” zegt Melanie.

“Dan zijn ze soms haast verbaasd over hoe makkelijk en gebruiksvriendelijk het is.”

Peren die van de loopband afkomen van een sorteermachine in de fabriek van Greefa.

Omgevingswet en Toegankelijkheid

“We hebben in onze organisatie ook praktische afspraken gemaakt over bijvoorbeeld de opmaak van onze brieven en schrijfwijze, ook dat is onderdeel van de spelregels,” vertelt Rolf. “In de schrijfwijze heeft de redactieraad net een transitie doorgemaakt op het gebied van toegankelijkheid. De redactieraad heeft zich – naast dat het druk is met de voorbereidingen voor de aankomende Omgevingswet – ingezet om alle brieven om te schrijven naar begrijpelijke taal. Die brieven zijn aangeboden aan de VNG (Vereniging Nederlandse Gemeenten) en deze heeft de VNG landelijk gedeeld als voorbeeldbrievenset Omgevingswet-sjablonen.” Melanie: “Dat is een win-winsituatie: de VNG heeft ons ondersteund en heeft in ruil daarvoor nu een gevuld bestand met goede standaardbrieven. Wat betreft de Omgevingswet zien we ook nog een uitdaging voor ons beheerwerk; het sjabloon en de aangepaste inhoud kunnen we blijven gebruiken, maar de dataset verandert. SmartDocuments en Genetics ondersteunen ons om deze transitie zo goed mogelijk te laten verlopen.”

Gebruiksvriendelijk en eenvoudig

“We hebben 700 licenties voor SmartDocuments in onze organisatie,” vertelt Joop. “We hebben de software stapsgewijs uitgerold en het gebruik neemt nog steeds elke dag toe.” Rolf: “We hebben aan leidinggevenden gevraagd om het gebruik van onze standaardsystemen te stimuleren”. “Met SmartDocuments hebben we nu wel inzicht hoe vaak een bepaald sjabloon wordt aangeroepen,” vertelt Melanie. “Als iemand besluit zijn eigen brieven handmatig te blijven maken, legt diegene zich veel en onnodig werk op. Dit is bovendien foutgevoelig, een knip-of plakfoutje is snel gemaakt.”

“Over het algemeen horen we veel positieve geluiden over het gebruik van SmartDocuments,” vervolgt ze. “Dan zijn ze soms haast verbaasd over hoe makkelijk en gebruiksvriendelijk het is. ‘Dit is wel heel fijn’, horen we dan. Onze partners zijn er echt zeer positief over en merken dat ze erop vooruit gaan met SmartDocuments. Dat vinden we leuk om terug te horen.”

Leren van elkaar

“We blijven ons inzetten om in onze organisatie mee te denken met de ontwikkeling van documentsjablonen en voor gebruikers de drempel laag te houden om de standaardbrieven te gebruiken. We willen voor de redactieraad goed bereikbaar en beschikbaar zijn, want we moeten het samen doen,” vertelt Rolf tot slot. “Daarnaast hebben we ook contact met andere omgevingsdiensten die kortgeleden zijn overgestapt naar PowerBrowser van Genetics in combinatie met SmartDocuments. We vinden het fijn om uit te wisselen hoe het gaat, hoe we dingen oplossen of wat er mogelijk is. Het is heel leuk om daarin te investeren. Dat kan ook met andere soorten klanten van SmartDocuments die we bijvoorbeeld ontmoeten op de Relatiedag van SmartDocuments. We kunnen elkaar goed helpen en veel van elkaar leren.”