Zaakgericht werken met efficiënte documentcreatie

Waterschap Limburg werkt volgens de principes van zaakgericht werken en maakt daarvoor gebruik van de oplossing van SmartDocuments. Raymond Sahl en Ciska de Zwart vertellen hoe SmartDocuments bijdraagt aan een efficiënte en transparante manier van werken.

Raymond Sahl is Adviseur Informatievoorziening bij Waterschap Limburg. “Wij werken al een aantal jaren zaakgericht. In 2019 hebben we hiervoor een migratie gedaan naar Office 365 in combinatie met SharePoint Online,” vertelt Raymond. “Onze vorige tool voor documentcreatie bood geen ondersteuning voor de SharePoint Online-omgeving. Toen hebben we verder gekeken en kwamen we bij SmartDocuments uit. We zijn van start gegaan met een Proof of Concept en dat is heel goed bevallen, mede door de kracht tussen Office 365, SharePoint Online en SmartDocuments.”

Raymond en Ciska, beide werkzaam bij Waterschap Limburg

Elk proces een eigen brievenset

“Het traject van de technische installatie van de software is goed verlopen, net als de basistraining die onze functioneel beheerders bij SmartDocuments hebben gevolgd,” vervolgt Raymond. “Daarna hebben we samen met consultants van SmartDocuments sjablonen aangemaakt en ook dat is soepel verlopen, ook al was het een tijdsintensief traject. Onze processen hebben elk een eigen set sjablonen. We hebben daarom per proces de sjablonen aangemaakt en met duidelijke deadlines gewerkt. Die aanpak werkte goed.”

Ciska de Zwart is managementassistent en beheert de SmartDocuments-applicatie binnen Waterschap Limburg. “Als centraal aanspreekpunt coördineer en beheer ik alles wat met onze sjablonen te maken heeft,” vertelt Ciska. “Ik verzamel bijvoorbeeld alle benodigde sjabloonwijzigingen die de proceseigenaren indienen. Ook sta ik in nauw contact met de consultants van SmartDocuments wanneer we ondersteuning nodig hebben.”

“Op deze manier zijn onze processen efficiënt, effectief en transparant.”

De kracht van zaakgericht werken

“De kracht van SmartDocuments is dat we het zo kunnen inregelen dat je een documentsjabloon alleen kunt benaderen vanuit ons zaaksysteem, GoverMaxx van Split~Vision. Op het moment dat je een zaak start of in een zaak zit, kun je vanuit die zaak een nieuw document creëren. Op deze manier waarborgen we dat onze organisatie zaakgericht werkt. Ook is de huisstijl en standaardisatie geborgd door met deze systemen te werken,” zegt Ciska. Raymond: “Door de krachtige koppeling tussen GoverMaxx, SharePoint Online en SmartDocuments ervaren de gebruikers het als een eenvoudige manier van werken die ze graag gebruiken. Dat draagt bij aan de acceptatie van zaakgericht werken. Ook kunnen onze gebruikers zowel binnen als buiten de organisatie eenvoudig met anderen samenwerken aan documenten of zelfs een complete zaak. Gedurende de tijd voegen we steeds meer functionaliteit toe, zoals de digitale ondertekening binnen het zaaksysteem. Daarbuiten hebben gebruikers geen toegang tot de functionaliteiten of documentsjablonen, dus op deze manier waarborgen we het zaakgericht werken.”

Foto van het kantoor van waterschap limburg met ene witte auto in een parkeervak op de voorgron

Waterschap Limburg in Roermond

“We maken gebruik van SmartDocuments voor al onze documenten,” vertelt Ciska. “Vanuit de juiste zaak wordt een document gemaakt en hier wordt het gecreëerde document vervolgens ook weer opgeslagen, voorzien van een uniek nummer. We maken ook gebruik van een koppeling met Unit4Financials, bijvoorbeeld voor onze inkoopprocessen. Dat zijn op zichzelf best complexe documentsjablonen, maar SmartDocuments maakt het voor de eindgebruiker juist eenvoudiger om een inkoopbrief op te stellen.” Raymond: “Op het moment dat je een inkoopbrief maakt, dan komt daar een bepaald bedrag in. Afhankelijk van het bedrag wordt met SmartDocuments de ondertekening van de juiste budgethouder in het document geplaatst. Ook de budgetnummers komen automatisch vanuit het systeem in de brief. Daar kunnen dus ook geen fouten in worden gemaakt. Het mooie van onze functionaliteit voor digitale ondertekening, is dat op het moment dat de budgethouder de brief heeft ondertekend, de ondertekende brief automatisch wordt opgeslagen in de corresponderende zaak in het zaaksysteem. Op deze manier houd je alles bij elkaar en zijn onze processen efficiënt, effectief en transparant. Daarnaast kunnen we als overheid hiermee voldoen aan de wet- en regelgeving van bijvoorbeeld de archiefwet. Informatie wordt op een duurzame manier opgeslagen en is toegankelijk.” Ciska: “Wat ik ook heel fijn vind, is dat je kunt verplichten dat vragenvelden ingevuld moeten worden om een brief compleet te kunnen maken. Ook dat waarborgt de kwaliteit van onze processen.”

Overzichtelijk en gebruiksvriendelijk

“Het werken met de mensen van SmartDocuments ervaren we als heel prettig,” vertelt Ciska. “Ze komen afspraken na, hebben veel inhoudelijke kennis en kijken met ons mee als dat nodig is.” Raymond: “Ondersteuning krijgen we enerzijds op basis van de afspraken die in het SLA (Service Level Agreement) zijn overeengekomen, maar we maken ook gebruik van hun strippenkaarten voor consultancy. Dat werkt fijn, daarmee hoeven we vooraf verder geen inkoop te regelen en hebben we wel toegang tot flexibele ondersteuning.” “Dan gaat het om de complexere oplossingen,” vervolgt Ciska. “We kunnen gelukkig ook heel veel zelf. Bijvoorbeeld het werken met bouwstenen en het doen van aanpassingen daarin, dat werkt heel goed en fijn. We hebben recentelijk vanwege de nieuwe Omgevingswet samen met SmartDocuments al onze sjablonen onder de loep genomen en gezien dat we voor sommige elementen heel goed een bouwsteen konden aanmaken. Als daar een keer iets in wijzigt, hoeven we alleen die ene bouwsteen aan te passen en met een druk op de knop staat het in elk bijbehorend sjabloon goed. Ook konden we vooraf aan de ingang van de Omgevingswet alles klaarzetten, op de juiste datum publiceren en toen deed alles het. Dat is heel fijn.”

“Door de krachtige koppeling tussen GoverMaxx, SharePoint Online en SmartDocuments ervaren de gebruikers het als een eenvoudige manier van werken.”

“Het systeem van SmartDocuments is overzichtelijk en werkt goed,” vertelt Ciska. “We hebben inzicht hoe vaak een sjabloon wordt geraadpleegd en ook de rechtenstructuur werkt goed. Gebruikers hebben daarmee alleen toegang tot de documentsjablonen die ze nodig hebben en kunnen geen verkeerd sjabloon kiezen. Ook proberen we sjablonen zo slim mogelijk in te richten, door bijvoorbeeld verschillende brieven in een sjabloon aan elkaar te verknopen. Daarmee beperken we het totaal aantal sjablonen en maken we het minder bewerkelijk.” Raymond: “Ook dat zal zich steeds meer doorontwikkelen. De gebruiker ervaart hoe goed de oplossing werkt en maakt er daardoor steeds meer gebruik van. Dat zien we bijvoorbeeld terug in een toenemend aantal aanvragen voor nieuwe documentsjablonen. Gebruikers zien dat het krachtig en gebruiksvriendelijk is.”