Kleine fouten grote gevolgen
We kennen het allemaal, een klein beetje afleiding en je concentratie is verdwenen. Hoe klein het moment ook was, sommigen kunnen desastreuze gevolgen hebben. En al helemaal als je grote aantallen verschillende documenten verwerkt - die allemaal even belangrijk zijn. Vooral als het werk langdradig en herhalend is, is de kans op het maken van fouten groter. SmartDocuments helpt deze problemen te voorkomen!
Kleine fouten die groots uitpakken
Een vertrouwelijk document op de openbare schijf opslaan, een belangrijke e-mail naar het verkeerde e-mailadres sturen of die spoedtaak niet af kunnen maken, doordat je werd afgeleid door een grappige collega - het zijn allemaal situaties die de beste kan overkomen. We zijn nou eenmaal mensen en waar gewerkt wordt, komen fouten voor. Van fouten leer je en ze houden ons scherp. Maar, stel je voor dat dat ene kleine foutje enorme gevolgen heeft…In 2014 verscheen er een rapport van de Algemene Rekenkamer over administratieve fouten binnen de overheid die enorme gevolgen hadden voor burgers. Zo verhuisde een gezin naar een andere gemeente, maar deze verhuizing werd geregisterd als emigratie, waardoor alle toeslagen werden stopgezet. Een vrouw die haar oma als overleden opgaf, werd door een kleine menselijke fout zelf geregistreerd als overleden. En, een crimineel die recent veroordeeld werd tot een lange celstraf, stond binnen een korte tijd alweer buiten. De reden? In het systeem was door een medewerker zes maanden in plaats van zes jaar celstraf doorgevoerd.
In Japan gebeurde een nog extremer voorbeeld: een typefout kostte een bedrijf 340 miljoen dollar, doordat een medewerker 610.000 aandelen aanbood voor 1 yen, in plaats van andersom.
Herhalende taken staan gelijk aan foutgevoelige taken
Fouten komen vaker voor wanneer het werk dat je doet, vol zit met herhaling. Documenten maken door handmatig veel tekst in te voeren, allerlei stukken tekst zoeken, kopiëren en plakken, of de huisstijl bij ieder contact controleren - het zijn allemaal bezigheden waar eigenlijk niemand graag tijd aanbesteedt. Dus, waarom zou je niet de expert op het gebied van huisstijlbeheer en documentgeneratie deze taken van je laten overnemen? Dan kun je je bezig houden met leuke zaken! En het bijkomende voordeel: deze manier helpt een grote hoeveelheid fouten door handmatig werk te voorkomen.Overzicht en perfectie van A tot Z
SmartDocuments waarborgt dat de documenten die je creëert, perfect zijn. Documenten worden gegenereerd op basis van slimme sjablonen. Deze slimme templates bestaan uit bouwstenen die eenvoudig te updaten zijn, omdat er maar één keer iets gewijzigd hoeft te worden om elk sjabloon die deze bouwsteen bevat, bij te werken. De sjablonen zijn voor eindgebruikers vergrendeld. Dat betekent dat wanneer de eindgebruiker bezig is het document te genereren, geen vooraf ingesteld deel ervan kan worden bewerkt. Het enige dat er van de eindgebruiker wordt gevraagd, is het invoeren van alle gegevens die nodig zijn om het document te personaliseren. Wil je er zeker van zijn dat zelfs dit onderdeel van het proces foutloos verloopt? Dan zijn onze integraties het antwoord: gegevens worden automatisch ingevoegd en het resultaat is een perfect document.Overzichtelijke en minimale schermen met duidelijke aanwijzingen, die je grotendeels zelf kunt inrichten, zorgen voor een ongekend eenvoudig sjabloonbeheer. De volgende stap? Bekijk de verschillende oplossingen op onze website. Laten we daarna in gesprek gaan over hoe we je werk leuker kunnen maken en 'kleine' fouten kunnen elimineren.
