Hoe je met het juiste sjabloon digitaal toegankelijke documenten maakt

Als je in een (middel)grote organisatie werkt en je bezighoudt met brieven en andere documenten, dan ben je misschien wel bekend met digitale toegankelijkheid. Hoe zorg je ervoor dat de informatie die je met jouw doelgroep deelt, voor iedereen beschikbaar is? Hoe maak je digitale documenten toegankelijk op een efficiënte manier? Daar hebben we bij SmartDocuments iets voor gevonden.

Wat is digitale toegankelijkheid?

Als een online omgeving digitaal toegankelijk is, kan iedereen er gebruik van maken. Ook bezoekers met een beperking. Digitale toegankelijk is van toepassing op allerlei digitale zaken, van software tot pdf’s en websites. Bedrijven van over de hele wereld maken de stap om digitaal toegankelijk te zijn. In Nederland zijn toegankelijkheidsnormen voor documenten inmiddels wettelijk verplicht gesteld. Dat betekent dat alle documenten die jouw organisatie op digitale wijze aanbiedt, toegankelijk moeten zijn voor iedereen. Digitale toegankelijkheid is trouwens niet alleen verplicht, het is ook klantgericht, welke doelgroep je als organisatie ook maar bedient.

Scans voor digitale toegankelijkheid?

Inmiddels worden allerlei tools aangeboden die beloven te kunnen controleren of het document dat je hebt gemaakt, digitaal toegankelijk is. Alleen, kan een computer wel beoordelen of iets écht toegankelijk is? Ja, ze kunnen aan de hand van de gestelde richtlijnen het document wel nagaan, maar toch is een menselijke toets noodzakelijk. Waarom? Dat leggen we uit aan de hand van een voorbeeld.

Onderdeel van de richtlijnen voor digitale toegankelijkheid is de toevoeging van een omschrijving aan afbeeldingen (de zogenoemde alt-tekst). Zo begrijpt iemand die de afbeelding niet kan zien dankzij een omschrijving toch wat er wordt afgebeeld, of dat deze afbeelding alleen decoratief is en geen functie heeft. Een digitaal toegankelijkheidstool kan checken of elke afbeelding in het document een alt-tekst heeft. Maar, de tool kan niet beoordelen of de omschrijving correct en volledig is. Zelfs al werk je met een AI-gestuurde tool die kan herkennen dat er een vogel is afgebeeld, de tool weet niet of het van specifiek belang is dat alleen de vogel of ook de vogelsoort benoemd wordt. Of misschien zijn beide niet relevant, maar gaat het om de besneeuwde tak waar de vogel op zit. Je zult met zo’n tool alsnog zelf moeten controleren of alle elementen van het document goed zijn ingesteld, weergegeven en omschreven.

Toegankelijke documenten zonder nacontrole

Is er dan geen manier om efficiënt digitaal toegankelijke documenten te maken? Bij SmartDocuments geloven we van wel. Efficiënte documentcreatie start namelijk met een goed documentsjabloon. Door vooraf het sjabloon in te stellen volgens de richtlijnen, hoef je niet achteraf elk document afzonderlijk te controleren. Hoe dat werkt?

SmartDocuments is een softwarepakket voor documentcreatie die werkt op basis van slimme sjablonen. Met onze software beheer je de huisstijlelementen en content van je sjabloon in een centrale omgeving en genereer je documenten op basis van vooraf ingestelde sjablonen. Gepersonaliseerde content (zoals de adressering) wordt aan het document toegevoegd door de eindgebruiker dankzij een vraag-antwoorddialoog, of geautomatiseerd, bijvoorbeeld via XML.

Deze vooraf ingestelde sjablonen de oplossing. Stel je namelijk een sjabloon op zo’n manier in dat deze digitaal toegankelijk is, dan is elk document dat je genereert op basis van dit sjabloon dat ook.

Eén goed sjabloon, duizenden digitaal toegankelijke documenten

Bij het aanmaken van het sjabloon volg je de richtlijnen voor digitale toegankelijkheid. Klopt de regelafstand? Heeft de afbeelding die in het sjabloon staat een passende omschrijving? Is alle informatie waarneembaar voor voorleessoftware? Ja, deze werkwijze vraagt dus wat inspanning vooraf, maar het scheelt een hoop werk achteraf. Onthoud dat je met één sjabloon duizenden documenten kunt maken. Je bent het vast met ons eens dat het de investering dubbel en dwars waard is.

Door op één plek de instellingen goed te zetten en content en huisstijl te beheren, kun je op basis van slimme sjablonen digitaal toegankelijke documenten generen. Meer weten? Kijk op onze pagina Digitaal Toegankelijke documenten of neem contact met ons op.